Haben Sie von einer Führungskraft den Auftrag erhalten, eine Prozess-Governance-Funktion aufzubauen? Sind Sie der Einzige im Team, der denkt: „Es muss einen besseren Weg geben“? Oder vielleicht ist das nicht neu; Es ist genau das, wofür Sie eingestellt wurden. Wenn Sie es noch nicht herausgefunden haben, werden Sie bald feststellen, dass das Management von Prozessen ein Teamsport ist und nicht jeder schnell mitmacht. Mehr als jede Technologie, mehr als jedes Framework, wird die Sicherung der Zustimmung der Menschen Ihren Job letztendlich zum besten der Welt machen… oder fast unmöglich.
Zu wissen, wer an den Prozessen beteiligt ist, die Sie verbessern wollen, und ihre Bedürfnisse zu verstehen, ist wichtig, um ihre Unterstützung zu gewinnen. Als angehender oder erfahrener Prozessexperte ist es Ihr Ziel, Prozesse zu dokumentieren und zu optimieren, um einen reibungslosen Betrieb und eine fundierte Entscheidungsfindung zu gewährleisten.
Um dies in großem Maßstab zu erreichen, ist jedoch die Unterstützung verschiedener Interessengruppen erforderlich, die jeweils ihre eigenen Perspektiven und Prioritäten haben. In diesem Blog werden wir untersuchen, wie man sich mit diesen unterschiedlichen Sichtweisen auseinandersetzt und sich die notwendige Unterstützung sichert, um erfolgreiche Prozessverbesserungen voranzutreiben.
Zwei allgemeine Fragen, die Sie sich zu Beginn stellen sollten, sind:
- Wer sind die Personen, die an den Prozessen beteiligt sind, die Sie zu verbessern versuchen?
- Und was wollen sie?
Für Sie ist die Antwort auf Letzteres einfach. Sie wünschen sich Prozesse, die reibungslos und effizient ablaufen und es dem Unternehmen ermöglichen, die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen. Sie wissen, dass Investitionen in Process Intelligence und die Optimierung von Prozessen die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens sichern.
Die Fragen werden jedoch schwieriger, wenn Sie versuchen, Stakeholder zu identifizieren und zu verstehen, wie sie ticken. Jeder hat seine eigenen Ansichten, Vorlieben, Überzeugungen und Ziele, die sich alle darauf auswirken, wie er einen bestimmten Prozess versteht und bewertet.
Die Bedeutung der Perspektive bei der Prozessverbesserung
Um dieses Prinzip zu veranschaulichen, lassen Sie uns für eine Minute aus dem Unternehmensrahmen heraustreten. Stellen Sie sich vor, wie sich das in einer Pizzeria abspielt. Wenn Sie ein Kunde sind, der eine Pizza abholen möchte, ist es wahrscheinlich, dass die Faktoren, die Ihnen wichtig sind, sind, ob Ihre Pizza frisch, lecker und pünktlich ist. Wahrscheinlich interessieren Sie sich nicht für die Geräte, die der Koch für die Zubereitung verwendet hat, welche Art von Mehl er verwendet hat oder woher er seine Zutaten bezogen hat. Aber für den Koch sind diese Punkte viel relevanter. Sie wollen die besten Werkzeuge verwenden, um die beste Pizza zu backen.
In der Zwischenzeit hat der Restaurantbesitzer andere Prioritäten. Sicher, sie kümmern sich darum, dass das, was aus der Küche kommt, frisch, schmackhaft und mit guten Zutaten zubereitet ist. Ihre Hauptsorge ist jedoch, ob der Prozess der Pizzaherstellung reibungslos genug läuft, um das Geschäft weiterhin Geld verdienen zu lassen. Andernfalls werden die anderen Überlegungen irrelevant.
Im Unternehmenskontext gilt die gleiche Logik. Sie müssen die Sichtweise aller an einem Prozess Beteiligten verstehen, einschließlich der Sichtweisen von Führungskräften, die grünes Licht für eine Prozessverbesserungsinitiative in großem Maßstab geben können.
Für Führungskräfte sind die Kennzahlen, an denen sie selbst aus strategischer Sicht gemessen werden, ein offensichtlicher Wertpunkt. Der Chief Revenue Officer des Unternehmens wird sich für das Endergebnis interessieren: Wie wirken sich diese Prozessänderungen auf Kennzahlen wie den jährlich wiederkehrenden Umsatz aus?
Für die Mitglieder des Vertriebsteams sollten Prozessänderungen ihre Probleme angehen und ihre Lebensqualität verbessern. Die Implementierung von Änderungen wie der Vertriebsautomatisierung kann die Anzahl der Aufgaben reduzieren, die manuell erledigt werden müssen. Dies wiederum sollte es den einzelnen Mitarbeitern erleichtern, die Konten, an denen sie arbeiten, zu verwalten und sinnvolle Beziehungen zu Kunden aufzubauen. Weitere Überlegungen für dieses Team könnten sein, wie sich diese Verbesserungen auf ihre Fähigkeit auswirken, Provisionen zu verdienen, und ihre Arbeitsplatzsicherheit.
In der Zwischenzeit gibt es für das IT-Team andere Überlegungen. Wird das neue Verfahren irgendetwas in Bezug auf die Sicherheit und die bestehenden Systeme kaputt machen? Ist es schwierig zu implementieren oder einfach zu integrieren? Welchen Arten von Schwachstellen könnte das Unternehmen ausgesetzt sein? Und wenn es bereits eine bestehende Lösung gibt: Warum brauchen wir diese glänzende neue?
Sie können nicht auf Schritt und Tritt die Bedenken und Standpunkte aller berücksichtigen. Wenn Sie jedoch mit einer Vorstellung von verschiedenen Gesichtspunkten und den Widerständen, auf die Sie stoßen könnten, in Ihre Prozessoptimierungsbemühungen gehen, wird es viel einfacher sein, eine geeignete Process-Intelligence-Lösung auszuwählen – eine, die Bedenken sofort ausräumt und die Art von Metriken liefert, die Sie benötigen, um die Leute auf Ihre Seite zu ziehen.
Wichtig ist jedoch, dass Metriken nicht als das A und O der Prozessverbesserung angesehen werden sollten. Als PEX-Experte kann es verlockend sein, auf Zahlen und Methoden wie Lean und Six Sigma zurückzugreifen, um den Wert eines Ansatzes zur Prozessverbesserung zu demonstrieren.
Diese Tools bieten eine robuste Möglichkeit, jeden Schritt einer Initiative zu messen, und bieten einen rigorosen Ansatz für die Umsetzung von Veränderungen. Letztendlich geht es bei einer sinnvollen und dauerhaften Veränderung jedoch darum, menschliches Verhalten zu ändern. Und nur wenige Menschen werden sich rein durch Mathematik motivieren lassen!
Kontinuierliche Beziehungen zur kontinuierlichen Verbesserung
Es lohnt sich auch, sich daran zu erinnern, dass die Zustimmung zu Ihren Process-Intelligence-Plänen nicht nur eine einmalige Entscheidung ist. Sie müssen langfristig mit den Menschen in Kontakt treten, sie dazu bringen, mit Ihnen über ihre Prozesse zu sprechen, und die Zustimmung für jede neue Initiative einholen. Sie brauchen auch Menschen, die ihr Verhalten sinnvoll ändern, um eine langfristige Prozessverbesserung zu unterstützen.
Das Verständnis der verschiedenen Standpunkte der Stakeholder ist ein guter Ausgangspunkt, um diese Ziele zu erreichen. Aber es ist auch wichtig, dass Sie die gleiche Sprache sprechen wie die Menschen, mit denen Sie arbeiten.
Dazu kann gehören, wie Sie Prozessänderungen überhaupt gestalten. Kulturelle Unterschiede zwischen den Regionen (und innerhalb der Arbeitsplätze) können beeinflussen, wie Ideen aufgenommen werden.
An manchen Orten kann das bedeuten, direkt zu sein und klar zu sagen: „Es gibt ein Problem mit diesem Prozess. Hier ist, was wir tun müssen, um das Problem zu beheben.“
In anderen Fällen kann es ein besserer Ansatz sein, „Prozessprobleme“ nicht zu identifizieren und sich stattdessen auf Verbesserungsmöglichkeiten zu konzentrieren: „Es gibt einen effizienteren Weg, diesen Prozess durchzuführen. Hier ist, was wir gewinnen werden, wenn wir einige Änderungen vornehmen.“
Das Verständnis dieser Art von Unterschieden und die Frage, wie man eine Verbesserungsinitiative am besten gestaltet, kann den Unterschied ausmachen, ob Sie Ihr Programm finanzieren oder zusehen, wie eine brillante Idee auf der Strecke bleibt. Sie kann auch Ihre Chancen auf eine erfolgreiche und nachhaltige Verbesserung der Prozesslandschaft Ihres Unternehmens radikal erhöhen.
Demonstration von Prozessexzellenz
Ein gutes Werkzeug im Werkzeugkasten, wenn es darum geht, Zustimmung zu erhalten, besteht darin, leicht genau zu demonstrieren, wovon Sie sprechen. Eine Plattform, die einfach zu bedienen, zu verstehen und zu navigieren ist, kann einen großen Beitrag dazu leisten, Stakeholder davon zu überzeugen, dass eine Initiative sinnvoll ist. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie ihnen einen echten Mehrwert nachweisen können, indem Sie ihnen einen „Quick Win“ in Form einer kleinen, aber sinnvollen Prozessverbesserung geben.
Anders ausgedrückt: Es ist viel schwieriger, die Mitglieder Ihrer C-Suite davon zu überzeugen, in ein Process-Intelligence-Tool zu investieren, das Hunderttausende von Dollar kostet und ein Jahr dauert, bis es Ergebnisse liefert. Daher sollte eine gute Process-Intelligence-Plattform es einfach machen, Ergebnisse und die Ausrichtung an den Prioritäten aller relevanten Stakeholder zu demonstrieren. Kurz gesagt, es sollte einen Teil der Schwerstarbeit leisten, um sie für Sie zu überzeugen.
Schritte zur Sicherung der Zustimmung für Ihre Prozessverbesserungsinitiative
- Wählen Sie Ihren Prozess. Und dann wählen Sie einen Teil dieses Prozesses aus. Sie wollen etwas Kleines, das einen schnellen Gewinn generieren kann. Etwas Einfaches mit einem konsistenten Satz von Aktivitäten kann es einfacher machen, Verbesserungen zu erkennen (z. B. Kreditorenbuchhaltung im Finanzwesen).
- Stellen Sie Ihr Team zusammen. Wenden Sie sich an den verantwortlichen Prozessverantwortlichen (z. B. Leiter der Kreditorenbuchhaltung). Prüfen Sie, ob es bereits laufende Verbesserungsinitiativen oder Lieblingsprojekte gibt. Wenn ja, freunden Sie sich mit den Leuten an, die sie leiten. Sich einer Sache anzuschließen, anstatt eine neue zu gründen, ist eine großartige Möglichkeit, die Zustimmung vom ersten Tag an zu erhalten. Vergessen Sie nicht die Nebendarsteller. Finden Sie heraus, welches System zur Verwaltung des Prozesses verwendet wird (z. B. ein ERP). Suchen Sie eine Person in der IT, die für dieses System verantwortlich ist, und fügen Sie sie Ihrem Team hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was jeder Mensch will.
- Krempeln Sie die Ärmel hoch und beginnen Sie, sich zu verbessern. Wir sehen dies typischerweise in 3 Phasen. Sie beginnen mit der Ermittlung, um eine ehrliche Einschätzung des aktuellen Prozesszustands vorzunehmen. Process Mining kann hier Abhilfe schaffen. Anschließend entwerfen Sie eine verbesserte Version des Prozesses. Prozessmodellierung und Prozesssimulation können hilfreich sein, um verschiedene Hypothesen darüber zu testen, wie diese verbesserte Version aussieht und wie viel ROI sie generieren wird. Und schließlich den Prozess zu optimieren. Implementieren Sie Ihre Änderungen, egal ob es sich um Systemkonfiguration, KI, Automatisierung oder etwas anderes handelt. Wenn Sie ein Budget für etwas sichern müssen, ist die ROI-Bewertung praktisch.
- Spülen und wiederholen. Stellen Sie sicher, dass Sie die gute Nachricht darüber verbreiten, was Ihr Team erreicht hat. Dies sichert das Humankapital und das Finanzkapital, das Sie benötigen, um weitere Verbesserungsprojekte in Angriff zu nehmen. Irgendwann wird es eine Verschiebung geben, bei der sich die Leute an Sie wenden, um Unterstützung zu erhalten, anstatt dass Sie selbst Verbesserungsprojekte finden.
Buchen Sie noch heute eine Demo, um zu erfahren, wie unsere Process-Intelligence-Lösungen Ihnen helfen können, die Zustimmung Ihrer Stakeholder zu sichern und erfolgreiche Prozessverbesserungen voranzutreiben.