Wie Process Intelligence Initiativen zur digitalen Transformation beschleunigt

Die digitale Transformation, die Integration digitaler Technologie in alle Bereiche eines Unternehmens, ist für Unternehmen in fast allen Branchen zu einer entscheidenden Initiative geworden. Unternehmen stehen unter wachsendem Druck, neue Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Cloud Computing, robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und fortschrittliche Datenanalysen einzusetzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie sind bestrebt, Abläufe zu optimieren, Prozesse zu rationalisieren und personalisierte Kundenerlebnisse zu bieten. Doch trotz der Begeisterung für die „Digitalisierung“ bleibt die Durchfallquote hartnäckig hoch.   

In den meisten Fehlerfällen geht es nicht nur um die Technologie. Unternehmen stürzen sich oft kopfüber in neue Lösungen, ohne ihre Geschäftsprozesse vollständig zu verstehen – wer was tut, wo Engpässe auftreten oder wie Daten fließen. Ohne Echtzeitdaten darüber, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird, können Unternehmen in die falsche Technologie investieren, die falschen Aufgaben automatisieren oder Lösungen entwickeln, die Mitarbeiter und Kunden nicht wirklich brauchen.  

Deshalb sind Prozessoptimierung und Prozessintelligenz so wichtig. Process Intelligence ermöglicht es Unternehmen, ein tiefes Verständnis ihrer betrieblichen Arbeitsabläufe zu erlangen und so Prozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und eine echte digitale Transformation zu erreichen.  

In diesem Artikel untersuchen wir häufige Herausforderungen der digitalen Transformation und zeigen, wie Process Intelligence diese direkt angeht. 

  

Was ist Process Intelligence? 

Process Intelligence kombiniert Process Mining, Prozessmodellierung und Prozesssimulation und bietet Unternehmen alles, was sie zur Prozessverbesserung benötigen. Anstatt sich auf veraltete Prozesslandkarten oder die besten Vermutungen von Stakeholdern zu verlassen, bietet Process Intelligence Einblicke in die tatsächliche Prozessausführung anhand von Daten aus bestehenden Systemen.  Von dort aus haben die Teams die Grundlage, um ideale Goldstandard-Versionen von Prozessen zu entwerfen, und die Fähigkeit, Prozesse kontinuierlich zu optimieren, um Spitzenleistungen zu erzielen.  

  

Schlüsselkomponenten von Process Intelligence 

Discover: Process Discovery und Mining 

Process Discovery und Mining identifizieren, kartieren und analysieren die tatsächlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens in ihrem aktuellen Zustand. Durch das Sammeln von Daten aus Ereignisprotokollen, Benutzerinteraktionen und Systemdatensätzen aus ERP-, CRM-, GRC-, HRM- und anderen Unternehmenssystemen erhalten Unternehmen einen klaren Überblick über bestehende Arbeitsabläufe. Task Mining untersucht außerdem Aktionen auf Benutzerebene, wie z. B. Tastenanschläge und Mausklicks, um detaillierte Einblicke in die Interaktion der Mitarbeiter mit Tools und Systemen zu erhalten. Dieser Schritt schafft eine genaue Grundlage für Verbesserungen, indem Ineffizienzen und Engpässe identifiziert werden. 

  

Design: Process Design and Modeling  

Sobald Sie Ihre aktuellen Prozesse verstanden haben, besteht der nächste Schritt darin, ihren idealen zukünftigen Zustand zu entwerfen. Die Modellierung ermöglicht es Unternehmen zu bewerten, wie sich Änderungen auf Leistung, Kosten und Risiken auswirken. Durch die Visualisierung von Prozessverbesserungen können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, Abläufe rationalisieren und fundierte Entscheidungen über Prozessänderungen treffen. Diese Phase ist wichtig, um verschiedene Ideen zur Prozessverbesserung zu vergleichen und einen optimierten Arbeitsablauf zu entwickeln. 

  

Optimieren: Prozessoptimierung und Simulation 

Durch die Prozessoptimierung werden Arbeitsabläufe systematisch verbessert, um Effizienz und Effektivität zu maximieren. Durch den Einsatz von Simulationen können Unternehmen Ergebnisse vorhersagen, potenzielle Risiken identifizieren und Prozessineffizienzen proaktiv angehen, bevor sie Änderungen vornehmen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, Unterbrechungen zu minimieren, die Entscheidungsfindung zu verbessern und die Gesamtleistung zu steigern. Kontinuierliche Überwachung und iterative Verfeinerungen stellen sicher, dass die Prozesse agil, konform und an den Geschäftszielen ausgerichtet bleiben. 

  

Risiko- und Compliance-Management 

Beim Risikomanagement wird mithilfe von Prozessabbildungen potenzielle Fehlerpunkte, regulatorische Verpflichtungen und Schwachstellen aufgezeigt. Das Compliance-Management stellt die Einhaltung externer Vorschriften (wie DSGVO, HIPAA oder SOX) und interner Governance-Richtlinien sicher. Durch die Integration von Risiko- und Compliance-Überlegungen in den Prozesslebenszyklus können Unternehmen Bedrohungen proaktiv managen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.  

iGrafx bietet eine Process-Intelligence-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse zu entdecken, zu gestalten und zu optimieren. Dieser bewährte Ansatz hilft Unternehmen, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. 

  

Die Herausforderungen der digitalen Transformation (und wie Process Intelligence hilft) 

Selbst das innovativste globale Unternehmen kann auf dem Weg zur digitalen Transformation auf Hindernisse stoßen. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Fallstricke und wie Process Intelligence sie behebt. 

  

Herausforderung 1: Mangelnde Transparenz der aktuellen Prozesse 

Viele Unternehmen verlassen sich auf veraltete Flussdiagramme oder Anekdoten aus zweiter Hand, um zu verstehen, wie Prozesse funktionieren. Die Realität vor Ort kann ganz anders aussehen. Möglicherweise haben Mitarbeiter inoffizielle „Workarounds“ oder „Nebenprozesse“ entwickelt, von denen niemand außerhalb ihres Teams weiß. Ohne einen zuverlässigen Echtzeit-Überblick über diese Arbeitsabläufe riskieren Führungskräfte, Ressourcen in Initiativen zu stecken, die die falschen Probleme lösen oder wichtige Engpässe völlig vernachlässigen. 

Wie Process Intelligence hilft 

• Echtzeit-Erkennung: Plattformen wie iGrafx Process360 Live erfassen automatisch tatsächliche Prozessdaten und ersetzen das Rätselraten durch ein detailliertes Prozessdiagramm.  

• Aufdeckung versteckter Ineffizienzen: Process Mining zeigt die reale Ausführung von Prozessen auf, einschließlich Engpässen und verbesserungswürdigen Bereichen.  

• Abteilungsübergreifende Transparenz: Ein zentralisiertes, aktuelles Prozess-Repository hilft Mitarbeitern im gesamten Unternehmen, datengestützte Entscheidungen mit einer „Single Source of Truth“ zu treffen. 

  

Ergebnis 

Wenn Sie genau wissen, wie die Arbeit erledigt wird, können Sie Ihre Optimierungs- und Automatisierungsbemühungen auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist, wodurch Zeitverschwendung vermieden und schneller greifbare Vorteile erzielt werden. 

  

Herausforderung 2: Ineffiziente Entscheidungsfindung 

Viele Unternehmen treffen Entscheidungen immer noch auf der Grundlage von Bauchgefühlen oder unvollständigen Daten. Es fehlt oft an Echtzeit-Transparenz der Prozesse, so dass die Führungskräfte nur langsam reagieren können, wenn sich die Marktbedingungen ändern oder betriebliche Engpässe auftreten. Wichtige Möglichkeiten zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder zur Rationalisierung von Abläufen gehen im Lärm unter, während dringende Lösungen oft zu spät kommen. Dieser reaktive Ansatz verzögert letztlich die Transformation, da Entscheidungsträger Verbesserungen nicht genau ausrichten oder deren Wirksamkeit messen können. 

Wie Process Intelligence hilft  

• Echtzeit-Analysen: Durch die Analyse operativer KPIs in Echtzeit geben Prozessintelligenz-Dashboards Entscheidungsträgern einen sofortigen Einblick in die Leistung.  

• Vorausschauende Datenanalyse: Teams können prädiktive Analysen nutzen, um potenzielle Probleme zu antizipieren, bevor sie auftreten, und proaktiv Anpassungen vorzunehmen.  

• Datengesteuerte Entscheidungsfindung: Process Intelligence ermöglicht es Unternehmen, sich vom Bauchgefühl zu lösen und Entscheidungen auf der Grundlage konkreter Daten zu treffen. 

  

Ergebnis: Process Intelligence ermöglicht eine schnellere und effektivere Entscheidungsfindung und ermöglicht es Unternehmen, schnell auf sich ändernde Bedingungen zu reagieren und ihre Transformationsinitiativen zu optimieren. 

  

Herausforderung 3: Komplexe Legacy-Systeme 

Viele Unternehmen führen kritische Vorgänge auf alten, fragmentierten Plattformen durch. Die Migration von diesen Systemen fühlt sich oft so an, als würde man versuchen, ein Flugzeug während des Fluges wieder aufzubauen. Die Komplexität kann Projekte ins Stocken bringen, da sich die Beteiligten Sorgen über mögliche Ausfallzeiten und Datenverluste machen. Ohne einen klaren Plan für die Modernisierung oder schrittweise Abschaffung von Altsystemen besteht die Gefahr, dass sich die digitale Transformation in technischen Hindernissen verzettelt, die Budgets belasten und Zeitpläne durcheinanderbringen. 

Wie Process Intelligence hilft 

• Umfassendes Mapping: Process-Intelligence-Tools können ein klares Verständnis für bestehende Prozesse vermitteln. Auf diese Weise können Teams Ineffizienzen oder Komplexitäten identifizieren, die während der Migration behoben werden müssen. 

• Simulation und Tests: Simulieren Sie vor Beginn der Migration den Migrationsprozess, um Engpässe, Risiken oder Probleme zu identifizieren. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Unterbrechungen und kostspieligen Fehlern. 

• Optimierung während der Migration: Überwachen Sie kontinuierlich Prozesse, um eine optimale Leistung zu gewährleisten und sicherzustellen, dass neue Prozesse so effizient wie möglich sind. 

  

Das Ergebnis: Eine reibungslosere Transformations-Roadmap, die es Unternehmen ermöglicht, Altsysteme zu ersetzen oder zu integrieren, ohne die Betriebskontinuität zu verlieren. 

  

Herausforderung 4: Unsicherheit bei der Ressourcenallokation und Kosten 

Unternehmen haben oft Schwierigkeiten zu erkennen, welche Prozesse zuerst in Angriff genommen werden sollen oder wie sie den ROI messen können. Führungskräfte können Projekte mit hohen Preisschildern, aber minimaler Wirkung auswählen, während kleinere, wirkungsvolle Gewinne übersehen werden. Dieser Mangel an strategischer Ressourcenzuweisung führt zu Kostenüberschreitungen, ins Stocken geratenen Projekten und Unsicherheit darüber, ob die Transformation einen echten Mehrwert liefert. 

Wie Process Intelligence hilft 

• Identifizierung von Bereichen mit hohen Auswirkungen: Process Mining identifiziert Ineffizienzen, die die höchsten Kosten verursachen, und hebt hervor, wo Prozessverbesserungen die größten Renditen bringen, sei es eine umständliche Genehmigungskette im Finanzwesen oder ein langsamer Lagerschritt in der Lieferkette.  

• Datengesteuerte ROI-Berechnungen: Anstelle von groben Schätzungen verfügen Sie über tatsächliche Kennzahlen zu Zykluszeiten, Fehlerquoten und Nacharbeiten, mit denen Sie Kosteneinsparungen mit Zuversicht prognostizieren können.  

• Quick Wins vs. langfristige Projekte: Process Intelligence sortiert potenzielle Initiativen in solche, die eine sofortige Amortisation bieten, und solche, die umfangreichere Änderungen erfordern, um bessere Budgetentscheidungen zu treffen.  

• Ressourcenoptimierung: Durch die Analyse von Engpässen und Ressourcenauslastung können Unternehmen Abläufe rationalisieren, Verschwendung reduzieren und Ressourcen effektiver zuweisen. 

  

Ergebnis: Unternehmen senken Kosten, indem sie sich auf Prozesse konzentrieren, die die größten Renditen erzielen, und sicherstellen, dass Ressourcen effektiv genutzt werden. 

  

Herausforderung 5: Compliance und Risikomanagement 

Regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen, das Finanzwesen oder die Automobilindustrie stehen vor einer noch komplizierteren Transformationsreise. Alle Prozessänderungen müssen strengen Standards entsprechen, und jedes Versehen kann zu regulatorischen Verstößen oder Reputationsschäden führen. Selbst in weniger regulierten Sektoren kann ein unzureichendes Risikomanagement zu kostspieligen Störungen führen. Unternehmen müssen in Echtzeit wissen, ob neue Prozesse konform bleiben. Bleiben potenzielle Risiken unbemerkt, kann die gesamte Transformation schnell zur Belastung werden. 

 

Wie Process Intelligence hilft 

• Risikobewertung in Echtzeit: Automatisierte Warnungen erkennen, wenn ein Prozessschritt von regulatorischen Standards oder Best Practices abweicht.  

• Digitale Prüfpfade: Detaillierte Protokolle belegen, dass Sie die richtigen Verfahren befolgt haben, was für Audits oder Rechtsverteidigungen von entscheidender Bedeutung ist.  

• Proaktive Minderung: Decken Sie Compliance-Risiken auf, wenn Sie Prozesse ändern oder neue digitale Technologien einführen.  

• Automatisierte Compliance-Berichterstattung: Process Intelligence kann die Erstellung von Compliance-Berichten automatisieren, wodurch die Belastung für Unternehmen reduziert und die Genauigkeit sichergestellt wird. 

  

Ergebnis: Vermeidung kostspieliger Bußgelder, stärkere Einhaltung von Vorschriften und ein stabiles Umfeld, in dem die digitale Transformation gedeihen kann. 

  

Herausforderung 6: Messung des Transformationserfolgs 

Bei vielen Initiativen zur digitalen Transformation wird der Erfolg nicht definiert oder lose verfolgt. Unternehmen führen neue Tools ein und ändern Prozesse, aber es fehlen konkrete Kennzahlen wie verkürzte Zykluszeiten, verbesserte Kundenzufriedenheit oder messbare Kosteneinsparungen, um zu überprüfen, ob sie tatsächlich etwas bewegt haben. Das Ergebnis ist, dass Führungskräfte die Gewinne nicht quantifizieren können, die Mitarbeiter das Vertrauen in das Projekt verlieren und die Stakeholder in Frage stellen, ob sich die Investition wirklich auszahlt. Ohne klare, datengestützte Fortschrittsmaßstäbe besteht die Gefahr, dass eine Transformationsbemühung zu einem weiteren gut gemeinten, aber unbewiesenen Experiment wird. 

 

Wie Process Intelligence hilft 

• Basismessungen: Von Anfang an ermitteln Sie Ihre „Ist“-Leistung, was es einfach macht, den Fortschritt zu messen.  

• KPI-Definition und -Tracking: Process Intelligence hilft dabei, relevante KPIs hervorzuheben und zu definieren und ermöglicht die kontinuierliche Überwachung und Verfolgung dieser Kennzahlen.  

• ROI-Demonstration: Durch die Verknüpfung von Prozessverbesserungen mit Geschäftsergebnissen ermöglicht Process Intelligence Unternehmen, den ROI ihrer Transformationsinitiativen zu demonstrieren. 

  

Ergebnis: Der Fortschritt der Transformation ist nie eindeutig. Sie verfügen über Dashboards und Analysen, um zu beweisen, was sich verbessert, was mehr Aufmerksamkeit erfordert und wie Sie Strategien verfeinern können. 

  

Herausforderung 7: Isolierte Abteilungen und mangelnde Zusammenarbeit 

In vielen Unternehmen agieren Abteilungen als isolierte „Mini-Unternehmen“, die sich jeweils auf ihre eigenen Prozesse und Kennzahlen konzentrieren. Diese unzusammenhängende Struktur untergräbt funktionsübergreifende Initiativen, verlangsamt die Entscheidungsfindung und kann Ineffizienzen kaschieren, die sich über mehrere Teams erstrecken. Wenn es der gesamten Organisation an einer einheitlichen Strategie mangelt, werden einzelne Abteilungs-Upgrades nicht zu einer kohärenten, unternehmensweiten Transformation führen. 

Wie Process Intelligence hilft: 

• Einheitliche Prozessansicht: End-to-End-Transparenz mit Hilfe eines zentralisierten Prozess-Repositorys überwindet Abteilungsgrenzen und bietet eine Echtzeitansicht der Prozessausführung, der Risiken und Kontrollen sowie der Abhängigkeiten.  

• Strategische Ausrichtung: Wenn Teams verstehen, wie ihr Teil des Puzzles in das Gesamtbild passt, sind sie eher geneigt, zusammenzuarbeiten und gemeinsame Ziele zu unterstützen.  

• Echtzeitdaten: Eine einzige Plattform ermöglicht eine echte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und stellt sicher, dass sich alle Mitarbeiter auf die gleichen Ziele und Ergebnisse konzentrieren. 

  

Ergebnis: Die Beseitigung von Silos führt zu einer besseren Kommunikation, einer kohärenteren Entscheidungsfindung und einer Kultur, in der sich Teams um gemeinsame Ziele kümmern. Genau das, was es für eine sinnvolle und nachhaltige digitale Transformation braucht. 

  

Prozessintelligenz für den Erfolg der digitalen Transformation 

Wenn Sie Ihre Prozesse nicht in Echtzeit im Blick haben, riskieren Sie, die falschen Aufgaben zu automatisieren, Ressourcen falsch zuzuweisen oder versteckte Compliance-Probleme zu übersehen. Process Intelligence bietet einen datengesteuerten Ansatz, um Ineffizienzen zu erkennen, das Kundenverhalten zu analysieren und einen Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung Ihrer digitalen Transformation zu fördern. Durch die Fokussierung auf tatsächliche Arbeitsabläufe und die Möglichkeit, diese zu modellieren, zu simulieren und zu optimieren, helfen Plattformen wie iGrafx Process360 Live Unternehmen: 

• Kosten senken  

• Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen  

• Fördert eine Innovationskultur  

• Steigern Sie die Kundenzufriedenheit  

• Stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher 

  

Sind Sie bereit, Ihre digitale Transformation zu beschleunigen? 

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