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Digitalisierung Teil 2 – Die Must-haves für die digitale Transformation

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Zweiter Teil einer dreiteiligen Blog-Reihe von iGrafx CTO Ed Maddock.

Im ersten Blog Post unserer dreiteiligen Serie habe ich über die Explosivität der digitalen Transformation geschrieben. Im Wesentlichen ging es mir darin um die drei verschiedenen Elemente der digitalen Transformation, nämlich Analyse & Redesign, Workflow Automation und Robotic Process Automation (RPA), und wie man diese Elemente in Kombination wertschöpfend nutzen kann. In diesem Artikel möchte ich mich etwas eingehender mit den entscheidenden Tools beschäftigen, die für die Steuerung und Optimierung der Reaktion erforderlich sind, die durch das Aufeinanderprallen der drei Elemente verursacht wird.

In meinem letzte Blog Post habe ich die digitale Transformation mit einer starken, aber volatilen – und potenziell gefährlichen – Kernreaktion verglichen. Um dieses Potential vollständig nutzen zu können und das Unternehmen vor einer „Kernschmelze“ zu bewahren, muss das Reaktionsgemisch mit den wesentlichen Aspekten der Strategieverknüpfung sowie der Business Governance angereichert werden. Diese Grundprinzipien bilden sozusagen die beiden Wände der Reaktorkammer – um bei dieser Metapher zu bleiben. Nun verfügt jeder Kernreaktor über einen Kontrollraum mit einer schier unübersichtlichen Anzahl an Schaltern, Zifferblättern, Zählern, Hebeln und Alarmen. Diese Einrichtungen ermöglichen es den Technikern im Nuklearbereich, jeden Schritt des Stromerzeugungsprozesses sorgfältig zu verfolgen, die Leistung zu optimieren und Risiken zu mindern. Auch für die digitale Transformation bedarf es ähnlicher Hebel, um sich vor Gefahren zu schützen und die Ergebnisse zu optimieren.

Erforderliche Tools für Strategieverknüpfung & Business Governance

Wie Sie der Abbildung oben entnehmen können, gibt es sechs essenzielle „Tools“, die für die digitale Transformation und ihre Steuerung und Optimierung erforderlich sind:

  • Prozessdefinition und Assessment
  • Automatisierung
  • Change Management
  • Collaboration
  • Model Based Reporting
  • Monitoring

Insgesamt bieten diese Tools eine Reihe an Funktionen. Diese müssen jedoch auf verschiedene Weise angewendet werden, abhängig von der spezifischen „Transformationsreife“-Phase, in der sich Ihre Organisation gegenwärtig befindet. Im letzten Teil dieser dreiteiligen Artikel-Serie werde ich schließlich noch darauf eingehen, wie, wann, warum und wo diese Funktionen angewendet werden sollten. Lassen Sie uns aber erst einmal jedes Tool genauer unter die Lupe nehmen:

Prozessdefinition und Assessment

Irgendwann auf Ihrem Weg zur Implementierung eines Center of Excellence (CoE) benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie eine Bestandsaufnahme der wichtigsten Prozesse Ihrer Organisation durchführen können; zumindest für die Prozesse, die Sie automatisieren möchten.

Das Konzept des „Mapping“ ist eine relativ altmodische Variante für die Prozesserfassung. Die meisten Unternehmen verfügen bereits über Prozesse, die in verschiedenen Systemen erfasst wurden. Teilweise liegen diese sogar in verstaubten Ordnern auf den Schreibtischen einiger Mitarbeiter. Es geht dabei nicht nur um die Erstellung von Prozesslandkarten, sondern auch um die Verwaltung der Begleitdokumentation, Abläufe, Handbücher usw. Sie können in einem zentralen Repository neben den Prozessen abgelegt oder an völlig unterschiedlichen Orten in Ihrem Unternehmen verstreut sein. Dies kann ein Loch in Ihrer Repository-Struktur darstellen, zudem eines, das oft übersehen wird.

Nach einer solchen Bestandsaufnahme Ihrer Prozesse benötigen Sie einen Mechanismus, um die Prozesse zu evaluieren, damit die richtigen Kandidaten für etwa eine Robotic Process Automation oder ähnliches ermittelt werden können. Das hört sich zwar einfach an, trotzdem müssen wichtige Aspekte der Prozesserfassung beachtet werden. So sollte zunächst eine Prozessanalyse durchgeführt werden, damit Sie den eigentlichen Prozess und die Schlüsselelemente und -daten, die damit in Verbindung stehen, verstehen. Dann gibt es die Mining- und Discovery-Elemente, mit denen Sie vergleichen und gegenüberstellen können, was in Ihrer Prozesslandkarte steht, aber auch, was Sie tatsächlich im Real Life tun.

Eine andere Sache, die leicht übersehen wird, ist die Ausarbeitung einer gemeinsamen Terminologie. Wenn Sie beispielsweise Konzepte erfassen, muss diese jeder genau verstehen und wissen, was sie im Kontext der Geschäftsabläufe bedeuten. Sorgen Sie außerdem dafür, dass alle über Veränderungen informiert werden und immer auf dem neusten Stand sind. Entscheidend hierfür? Eine gemeinsame Terminologie oder, wenn Sie wollen, ein gemeinsames Glossar.

Automatisierung

Die Automatisierung ist ein sehr wichtiges Element, um Prozesse vollständig zu modellieren und effektiv ausführen zu können. Bei Automatisierungstools werden Bots für eine einzelne untergeordnete Aufgabe eingesetzt, um im Ergebnis ganze organisatorische Arbeitsabläufe zu vernetzen. Es gibt effektiv drei wesentliche Arten der Automatisierung:

  1. iBPMS (intelligent Business Process Management Suites) stellt ein komplettes BPM Paket dar, das organisatorische End-to-End-Arbeitsabläufe durch eine signifikante und prozessorientierte Automatisierung abdeckt. Um eine erfolgreiche Implementierung zu ermöglichen, müssen Sie dem Team, das die vollständige Automatisierung entwickeln und programmieren soll, die genaue Dokumentation und Prozessdefinition zur Verfügung stellen.
  2. Das Human Workflow Management ist ein Schlüsselelement, das die hochentwickelte Maschinenautomatisierung mit iBPMS erweitert. Dies wird oft als Low-Code-Automatisierung bezeichnet. Es wird häufig verwendet, um Benutzeraufgaben im Zuge der Datenerfassung und Dateneingabe zu automatisieren.
  3. Die Bots der Robotic Process Automation (RPA) sind aber letztendlich am wichtigsten, da RPA eine niedrige Eintrittsschwelle zur Optimierung der Effizienz, Genauigkeit und Compliance rund um einzelne Aufgaben innerhalb eines größeren Prozesses bietet. Ein RPA-Bot stellt ein Konzept dar, das leicht mit Compliance- und strategischen Initiativen verknüpft werden kann. Zudem besteht der Austausch mit anderen Automatisierungssystemen hinsichtlich der Modellerfassung.

Change Management und Collaboration

Change Management und Collaboration sind grundlegende Elemente, die eng miteinander verzahnt sind. Unterm Strich ist es unmöglich, effektiv zu kommunizieren, wenn Sie die Veränderungen, die in Ihrem Unternehmen vor sich gehen, nicht effektiv verwalten. Verschiedene Funktionsbereiche sind per Definition „nicht auf derselben Seite“, und Sie riskieren Ineffizienzen, Fehler und das Nichteinhalten von Vorschriften.

Sie sollten nicht nur über die vorherigen Versionen Ihrer Prozesse Bescheid wissen. Sie müssen darüber hinaus in der Lage sein, sie mit dem zu vergleichen, was Sie derzeit nutzen. Es sollte einen Review Cycle mit Kommentar- und Antwortfunktionen geben sowie weitere Möglichkeiten zum Erstellen von Vermerken. Die Rollenverteilung und die Verantwortlichkeiten sind dabei von wesentlicher Bedeutung, da Sie die Verantwortung für alle Prozesselemente und Freigabezyklen tragen.

Einen weiteren wesentlichen Bestandteil bilden Schulungen. Zu diesen Trainings gehören auch so etwas wie Bestätigung und Anerkennung, um sicherzustellen, dass die beteiligten Akteure Informationen kritisch nachprüfen und Rückmeldungen geben.

Nicht zuletzt müssen Sie die Informationen, die an verschiedenen Orten in der Organisation verteilt sind, konsistent untereinander austauschen. Die Navigation durch Ihr Prozess-Repository muss vielschichtig sein: berechtigungs- und lizenzbasiert und zudem mehrsprachig, damit die beteiligten Akteure alles in der ihnen vertrauten Sprache einsehen können. Zudem sollte es auch zeitbasiert sein, damit Sie Prozesse, die der Community zur Verfügung stehen, synchronisieren können bis dann schließlich die erforderlichen Ausführungsschritte anstehen. All diese Aspekte sind entscheidend, um ein wirksames Change Management und eine fruchtbare Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

Model Based Reporting

Das modellbasierte Reporting sowie die Impact Analyse spielen ebenfalls eine entscheidende Rolle. Einfach gesagt: Sie müssen verstehen, was passiert, wenn Sie ein System ändern. Welche Prozesse werden beeinflusst? Alle Lücken, egal ob im Referenzmodell oder Risiko- und Kontrolllücken, müssen identifiziert werden. Danach werden diese Lücken sowie ihre Auswirkungen basierend auf dem von Ihnen erstellten Modell analysiert.

Damit alle Beteiligten stets auf demselben Wissensstand sind, muss dasselbe Prozessnarrativ miteinander geteilt werden können. Es ist wichtig, dass sämtliche Informationen über den Prozess und die damit verbundenen Objekte (Business Impacts) an einem Ort zusammenlaufen.

Monitoring

Essenziell für die digitale Transformation sind außerdem Ihre KPIs und Risikoindikatoren. Erfassen Sie diese und integrieren Sie dann die entsprechenden Werte und Zahlen in das Reporting. Das Zusammenfassen dieser Informationen ist aus strategischer Hinsicht von erfolgsentscheidender Bedeutung. Sie müssen unbedingt tiefergehend analysieren können, um nachzuvollziehen, wer für welche Änderungen verantwortlich ist. Grundsätzlich benötigen Sie ein Dashboard mit Informationen zur Automatisierung und Skalierung unternehmenskritischer Prozesse, die Sie schnell abrufen können. Und in Sachen RPA sollten Sie immer wissen und verstehen, was Ihre Bots tatsächlich tun. Nur so stellen Sie sicher, ob Sie sich auf dem richtigen Weg befinden.

Wie Sie sehen, muss ein nicht unerheblicher Aufwand betrieben werden, um eine digitale Transformation erfolgreich durchzuführen. Ein modernes Center of Excellence hat Zugriff auf zahlreiche Tools, um Risiken zu minimieren und den Erfolg eines Unternehmens sicherzustellen. In meinem nächsten Blog Post werde ich mich noch etwas näher mit diesem Thema befassen und die naheliegende Frage beantworten: Was tun mit all diesen Tools? Wie sollten Sie diese verwenden? In welcher Reihenfolge? Am Ende sollten Sie die Methoden, die für den erfolgreichen Einsatz Ihres Toolkits erforderlich sind, kennen und verstehen.

 

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