Pourquoi une véritable optimisation des processus d’entreprise nécessite une conception des processus ?  

Par Shoeb Javed, Chef Produit chez iGrafx  

Ce n’est un secret pour personne : dans l’environnement commercial concurrentiel d’aujourd’hui, il ne suffit pas de continuer à faire comme si de rien n’était. Les entreprises sont aujourd’hui confrontées à une nouvelle série de défis. Elles sont soumises à une pression croissante du marché pour améliorer la satisfaction des clients, stimuler les performances et tenir la promesse d’offres véritablement rationalisées et numériques.  

Pour acquérir un avantage concurrentiel, de nombreuses entreprises adoptent un processus décisionnel fondé sur les données. Les outils d’intelligence des processus et d’exploration des données ont gagné en popularité, car les entreprises tentent d’acquérir une meilleure compréhension de leurs propres processus. Parallèlement, les entreprises ont recours à l’automatisation des processus pour réduire les coûts, simplifier leurs processus opérationnels et améliorer leur efficacité.   

En principe, cette approche est logique : Utiliser l’intelligence des processus pour comprendre ce qui se passe et l’automatisation des processus pour simplifier et rationaliser les opérations.    

Dans la pratique, cependant, à mesure que les entreprises du monde entier adoptent ces solutions, un fait devient de plus en plus évident : l’utilité de l’intelligence et de l’automatisation en tant que solutions autonomes est limitée.  

L’intelligence des processus ne permet pas à elle seule de susciter des changements significatifs. De même, l’automatisation qui n’est pas liée aux changements quotidiens dans la façon dont vous faites des affaires n’apporte pas de valeur réelle.  

Ce décalage a conduit de nombreux fournisseurs de logiciels de processus d’entreprise à essayer de créer une offre plus holistique, qui associe directement les deux moitiés pour créer un produit synergique.  

De l’extraction à l’automatisation  

Au lieu de l’approche historique selon laquelle les fournisseurs se concentraient généralement sur le Process Mining et des tâches ou sur l’automatisation, beaucoup prennent maintenant des mesures pour acquérir la partie de l’offre qu’ils n’ont pas.  

Ainsi, les entreprises spécialisées dans l’automatisation des processus s’intéressent désormais à l’intelligence des processus et au Process Mining. De même, les sociétés minières prennent le train de l’automatisation en marche. C’est un pas en avant, mais la vérité est que la combinaison directe de ces éléments ne résout pas le puzzle de l’optimisation.   

Il manque quelque chose de vital au milieu.  

Un problème de processus  

Le problème qui se pose lorsque l’automatisation des processus et l’intelligence sont directement couplées (ou appliquées indépendamment) est qu’il est impossible d’affiner et d’améliorer les processus en temps réel. En d’autres termes, il n’y a pas d’amélioration continue. 

Prenons l’exemple d’une entreprise qui cartographie ses processus à l’aide de l’exploitation minière. L’entreprise a identifié certains de ses principaux obstacles et a trouvé de bons processus candidats à l’automatisation. Elle utilise ce qu’elle a appris, applique les éléments d’automatisation et attend le gain massif de productivité.  

Et oui, il est très probable qu’il y ait une certaine amélioration – peut-être même une grande amélioration des opérations.  

Mais au fil du temps, les choses changent. Les processus évoluent. L’orientation stratégique et tactique de l’entreprise change, et le système en place n’est plus tout à fait adapté. Certaines personnes ont recommencé à faire les choses “à l’ancienne” parce que c’est plus facile que d’essayer de faire correspondre de nouveaux processus au système existant. 

Le problème est qu’ils essaient d’adapter de nouvelles décisions et de nouveaux cadres à un modèle statique – un instantané de ce que faisait leur entreprise auparavant.  

Par conséquent, les deux aspects, l’intelligence et l’automatisation, ne se rejoignent pas en un système cohérent et se renforçant mutuellement. Ce qui manque, c’est le raffinement et l’amélioration continus apportés par un troisième élément : la conception des processus.

Une meilleure conception  

L’idée qui sous-tend la conception des processus d’entreprise est que pour apporter des améliorations durables, vous devez comprendre ce qui se passe dans vos processus en permanence. Cela signifie qu’il faut surveiller les processus en temps réel, examiner les performances et les résultats, et affiner et améliorer les processus de manière proactive. 

L’élément de conception se situe donc entre l’intelligence et l’automatisation. Elle constitue une passerelle qui permet de cartographier en permanence les résultats des processus et la valeur obtenue par tout changement. 

Cela transforme un système largement statique en un système dynamique. Les processus s’adaptent à la croissance et à l’évolution de l’entreprise. De nouveaux processus sont conçus en fonction des besoins et contrôlés en permanence pour garantir leur efficacité.  

Mieux encore, en intégrant l’analyse prédictive et la simulation des processus, il devient possible de prendre des décisions basées sur ce que l’on prévoit pour l’avenir. Ces capacités s’ajoutent à l’intelligence des processus et s’associent à leur conception. Le résultat est une véritable intelligence opérationnelle qui combine des données sur les processus passés avec des capacités prédictives tournées vers l’avenir. 

Pour les entreprises, cette approche de l’optimisation des processus signifie qu’elles ne réagissent plus à ce qui a changé. Elles peuvent au contraire planifier leur stratégie et leurs processus pour répondre aux nouveaux besoins.  

Créer de la valeur pour l’entreprise  

Reprenons l’exemple d’une entreprise qui tente d’améliorer sa productivité et ses processus, en y ajoutant les éléments de conception et d’intelligence opérationnelle.   

L’accès aux données relatives aux processus en cours ouvre de nouvelles perspectives à l’entreprise. Tout d’abord, il permet à l’entreprise de suivre les parcours des clients et d’apporter des améliorations aux processus afin de garantir une meilleure expérience client. Non pas la semaine ou l’année prochaine, mais tous les jours.  

Si l’entreprise évolue dans un secteur qui l’oblige à respecter des normes strictes en matière de conformité et de réglementation, par exemple dans le domaine de la santé, elle bénéficie d’avantages supplémentaires. Elle peut désormais contrôler sa conformité en temps réel, documenter et gérer les risques, et ajuster ses opérations en conséquence. 

L’amélioration continue des processus permet également à l’entreprise d’augmenter sa capacité et de s’assurer que ses ressources sont utilisées de manière efficace. En coordonnant les processus entre les bureaux et les divisions, par exemple, il existe un énorme potentiel de rationalisation des opérations et d’amélioration de la rentabilité – potentiellement de centaines de millions de dollars. 

Attention aux écarts !  

L’essentiel est que la conception des processus fonctionne avec les deux autres éléments pour permettre ces avantages. Pour parvenir à une véritable optimisation des processus, il faut le trio complet de l’intelligence opérationnelle, de la conception des processus et de l’automatisation, fourni par une plateforme qui se concentre sur le cycle de vie complet des processus.  

Sans cela, les entreprises se retrouvent avec une solution temporaire, quelque chose qui peut stimuler l’activité à court terme, mais qui ne tient pas la véritable promesse d’une amélioration continue des processus et de la transformation numérique.  

Dans le monde actuel de la demande et du numérique, cette lacune peut faire une énorme différence – la différence entre une entreprise qui a l’agilité nécessaire pour répondre au marché et une autre qui risque de se laisser distancer par ses concurrents. 

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