5 Schritte zu grünen Business-Prozessen – Teil 2

Durch den schnellen Klimawandel werden Unternehmen dazu bewegt umweltfreundlicher zu werden. Nachhaltigkeit beginnt bereits in internen Prozessen und müssen daher neu durchdacht werden. Im ersten Teil unseres Blogs haben wir Ihnen bereits die ersten zwei Schritte vorgestellt. Hier finden Sie die nächsten 3 Schritte für “grünere” Business-Prozesse.

3. Transparenz schaffen – an einem zentralen Ort.

Nach diesen Vorbereitungsarbeiten geht es ans Datenerfassen. Die Herausforderung: Bei vielen Unternehmen liegen die notwendigen Informationen auf Insellösungen mit „endemischen“ Datenarten. Außerdem können Fachfremde oft schwer bewerten, welche Daten tatsächlich z.B. in den CO2-Fußabdruck eines Produkts oder einer bestimmten Dienstleistung einfließen. Bei der Auslieferung eines Pakets schlagen etwa nicht nur die gewählte Route und der entsprechende Spritverbrauch zu Buche. Im Hintergrund laufen auch IT-Systeme auf Servern (inklusive Kühlung), die dem Kunden ermöglichen, sein Paket zu tracken. Zusätzlich treffen sich möglicherweise die Personalverantwortlichen des Paketfahrers, um die Schichtpläne neu zu gestalten …
Um belastbare Daten zu erhalten, wieviel Kohlenstoffdioxid ein bestimmter Prozess in allen seinen Dimensionen emittiert, müssten somit X Zuständige befragt und die entsprechenden Daten zusammengetragen werden. Ein modernes Business Process Management (BPM)-Tool hilft, diese Komplexität zu reduzieren und alle Informationen in einem zentralen System nutzbar zu machen. iGrafx hat zu diesem Zweck alle Fragen des Deutschen Nachhaltigkeitsindex (DNK) – wie auch die der einschlägigen Standards wie EMAS – bereits einsatzfertig im System hinterlegt. Gleichzeitig bietet die BPM-Software Unternehmen die nötige Flexibilität, ausgehend von den priorisierten Nachhaltigkeitszielen ihren individuellen Nachhaltigkeitsstandard zu entwickeln, ihn sukzessive mit den Geschäftsprozessen zu verbinden und mit geeigneten KPIs zu unterfüttern. Einmal eingerichtet, kann der Nachhaltigkeitsmanager dann beispielsweise per Mausklick einen Workflow starten, der automatisiert alle erforderlichen Kennzahlen zum CO2-Abdruck in einem bestimmten Prozess einholt und konsolidiert in ein Dashboard überführt.

4. Maßnahmen definieren und umsetzen.

Nun haben Sie die notwendigen Kennzahlen, um Ihre Nachhaltigkeitsziele zu steuern und Verbesserungen – bei Bedarf auch im Rahmen eines Audits – belegbar umzusetzen. Zudem können Sie mögliche Einzelmaßnahmen im BPM-Tool hinterlegen – etwa den Kauf von CO2-Zertifikaten oder Bäume pflanzen durch einen Projektpartner, um CO2 zu kompensieren. Definiert beispielsweise eine Bank das Ziel, ihren Gesamt-CO2-Ausstoß im laufenden Jahr um 10 Prozent zu verringern, so wird der Nachhaltigkeitsmanager zum einen alle relevanten Prozesse auf Einsparungsmöglichkeiten prüfen und sie gemeinsam mit den einzelnen Abteilungen entsprechend optimieren. Auch hier gibt die BPM-Software die nötige Hilfestellung und Transparenz. Für das, was sich nicht auf Anhieb durch Prozessverbesserungen einsparen lässt, wird er zum anderen eine Auswahl aus den vorgegebenen Alternativmaßnahmen zur Kompensation treffen.

5. Mitarbeiter mitnehmen – Nachhaltigkeit leben.

Steht die organisatorische Basis durch Managementvorgaben, Prozesse und geeignete KPIs, dann bleibt noch, den Nachhaltigkeitsgedanken in den Köpfen der Mitarbeiter zu verankern und zu zeigen, dass auch kleine aber stetige Verbesserungen zum Ziel führen können. Erfahrene Beratungspartner wie Cofinpro begleiten Unternehmen durch diesen Change und zeigen Wege auf, wie sich das Nachhaltigkeitsmanagement kontinuierlich weiterentwickeln lässt. Ein wichtiger Faktor ist hier die Vorbildfunktion des oberen und mittleren Managements. Warum sollte ein Mitarbeiter sich für eine Bahnfahrt zum Messetermin entscheiden, wenn sein Vorgesetzter ausschließlich im Firmenwagen bei seinen Geschäftspartnern vorfährt? Wenn alle an einem Strang ziehen und Nachhaltigkeit von der Führungsetage vorgelebt wird, schärft dies auch an der Basis den Blick für Optimierungspotenziale. Dann kommen die Vorschläge, wo sich z.B. Ausdrucke entlang der Abläufe zur Kreditvergabe einsparen lassen, künftig nicht mehr vom Nachhaltigkeitsmanager, sondern von den betreffenden Sachbearbeitern. Ein flexibles BPM-Tool kann gezielt zu dieser Awareness beitragen. Denn es kann nicht nur den CO2-Verbrauch eines Prozesses begreifbar machen, sondern auch ergänzende Informationen liefern: Können die Arbeitszeiten eingehalten werden? Gibt es Entscheidungsalternativen – kann ich etwa ein revisionssicheres elektronisches Dokument anfertigen und auf den Ausdruck verzichten?

Das Verständnis tief im Unternehmen zu verankern, dass Nachhaltigkeit keine Modeerscheinung ist, sondern künftig allgemeiner Business-Standard sein wird, ist nicht nur eine Investition in die Zukunft. Ein systematisches und vom Management explizit mitgetragenes Nachhaltigkeitsmanagement macht oft auch den Mitarbeitern Lust, Nachhaltigkeitspotenziale aufzuspüren, Ideen zu entwickeln und ein wenig zu experimentieren. Welche Erfahrungen haben Sie auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen gemacht? Vor welchen Herausforderungen stehen Sie in dem Zusammenhang? Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Fragen. Kontaktieren Sie uns.

Author
Kathrin Kießling
Date
August 31, 2021
Category
Prozessmanagement
Transformation
Business Continuity & Resiliency
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