Perspektivebenen: Das Unternehmen

Von Gast-Blogger Paula Bell, CEO bei Paula A Bell Consulting, LLC

Im Mittelpunkt meines Blogs stehen die verschiedenen “Perspektiven” im Unternehmen. Das Wort Perspektive bedeutet “Eine bestimmte Sichtweise auf Dinge, ausgehend von individuellen Erfahrungen und der eigenen Persönlichkeit.”¹  Ich werde mich auf 6 Hauptbereiche konzentrieren, mit dem Ziel mehrere Blog-Artikel über die verschiedenen Perspektiven zu schreiben, mit denen Sie Ihr Unternehmen besser verstehen können.

Die Bereiche sind:

1. Organisation
2. Kundenerlebnis
3. Prozess
4. Unternehmensregeln
5. Systemmodellierung, und
6. Datenmodellierung

Für jeden dieser Bereiche werde ich unterschiedliche Tools und Techniken vorstellen.

PERSPEKTIVE 1: Organisation

Als Berater und Vollzeitangestellter habe ich festgestellt, dass viele überhaupt keine Zeit darin investieren, die Strategie, Ziele und/oder Struktur der eigenen Unternehmensorganisation (richtig) zu verstehen. Diese Wissenslücke kann dazu führen, dass Entscheidungen oft siloartig und nicht ganzheitlich getroffen werden. Dies kann sich negativ auf vor- und nachgelagerte Prozesse auswirken und zu Lösungen führen, die weder die Wünsche der Kunden noch die des Unternehmens berücksichtigen. Es ist unerlässlich, zuerst das Unternehmen, in dem man arbeitet, zu verstehen. Nehmen Sie sich Zeit, um die Grundlage zu verstehen, die das Unternehmen vorantreibt. Die Grundlage besteht aus der Vision, der Mission, der Strategie, den Zielen, den Kostengeneratoren, den Kunden und den Interessengruppen. Machen Sie sich bewusst: Würden Sie jemanden heiraten, den Sie nicht kennen? Und denken Sie jetzt bitte nicht an Reality-TV Shows, in denen genau das gemacht wird (????) sondern gehen Sie von sich aus. Sie verbringen einen Großteil Ihrer Zeit, Energie und Fähigkeiten damit, für das Unternehmen zu arbeiten. Nehmen Sie sich Zeit, um herauszufinden, für WEN Sie arbeiten und WARUM Sie an das Unternehmen glauben. Genau das bildet das Fundament für Ihren Erfolg im Unternehmen. Darüber hinaus können Sie an (besonders) schwierigen Tagen an diesem Fundament festhalten.

Technik 1: Business Model Canvas

Ein Werkzeug, das ich als sehr hilfreich für das Verständnis von Unternehmensorganisationen empfunden habe, ist das Business Model Canvas. Ich mag dieses Tool, denn es sieht einfach super aus, und man bekommt auf nur einer Seite sofort eine Vorstellung über das Organisationsmodell. Das Business Model Canvas kann verwendet werden, um das bestehende Geschäftsmodell zu dokumentieren oder auch als Leinwand/Canvas für eine neue Geschäftsidee. Viele Startup-Unternehmen nutzen das Canvas, um ihren Geschäftsplan visuell darzustellen, ohne dass gleich alle Seiten eines Geschäftsplans mit kleinsten Details enthalten sind. Außerdem kann die Leinwand auch Elemente für neue Geschäftsideen ans Licht bringen, die möglicherweise noch weiter durchdacht werden müssen. Aus der Sicht des Unternehmens kann sie dazu beitragen, den Teammitgliedern auf sehr anschauliche Weise Klarheit zu verschaffen und eine für alle einheitliche Grundlage bilden. Abhängig vom Unternehmen und den verschiedenen Dienstleistungsangeboten kann es auch mehrere Business Model Canvas mit verschiedenen Geschäftsmodellen geben.

Das Canvas besteht aus 9 verschiedenen Elementen/Komponenten, die jeweils auch verschieden grafisch dargestellt werden können. Lassen Sie uns über jedes einzelne etwas genauer sprechen.

Zentrale Partner – identifiziert, wer die ZENTRALEN Partner im Unternehmen sind. Dieser Bereich spiegelt möglicherweise nicht alle wider, mit denen Sie notwendigerweise zusammenarbeiten würden. Sie können das Organisationsdiagramm nutzen, um alle Akteure zu bestimmen. Indem Sie einige der untenstehenden Fragen stellen, können Sie leicht herausfinden, wer Ihre ZENTRALEN Partner sind, weil genau diese dem Unternehmen in strategischer Hinsicht zusätzlichen Wert bringen.

• Wer sind die zentralen Partner im Unternehmen?
• Welche Dienstleistungen oder Ressourcen liefern diese Partner für das Unternehmen?
• Welche Aktivitäten bringen diese Partner für das Unternehmen?
• Was sind die unterschiedlichen Beweggründe für die jeweiligen Beziehungen?

Kern-Aktivitäten – identifiziert die zentralen Aktivitäten, die notwendig sind, damit das Unternehmen erfolgreich funktioniert. Ohne diese Kern-Aktivitäten kann die Organisation nicht existieren oder den Mehrwert liefern, den die Kunden von ihr erwarten. Die Aktivitäten sind notwendig und nicht unbedingt die zusätzlichen “nice-to-haves”. Ein paar Fragen, die Sie stellen können, um zu ermitteln, welche die Kern-Aktivitäten sind:

• Welche strategischen Aktivitäten führt das Unternehmen im Rahmen seines Leistungsversprechens durch?
• Was sind die wichtigsten Aktivitäten in allen Komponenten?

Zentrale Ressourcen  – identifiziert die zentralen Ressourcen, die benötigt werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Wert zu liefern, der von den Kunden erwartet wird. Diese Ressourcen sind absolut kritisch, und ohne Sie würde das Unternehmen nicht so funktionieren wie erforderlich. Um die zentralen Ressourcen herauszustellen, können Sie damit beginnen, folgende Fragen zu stellen:

• Was sind die zentralen Ressourcen für das Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben?
• Welche Ressourcen sind zur Einhaltung des Leistungsversprechens erforderlich?

Leistungsversprechen – ist das Versprechen, das ein Unternehmen seinen Kunden gibt, eine Art von Dienstleistung mit einem Mehrwert für den Kunden zu erbringen. Viele Leistungsversprechen sind einzigartig und richten sich an bestimmte Kundensegmente. Um das Leistungsversprechen des Unternehmens zu bestimmen, können Sie damit beginnen, die folgenden Fragen zu stellen:

• Was ist das einzigartige Leistungsversprechen?
• Was ist an dem Leistungsversprechen überzeugend?
• Warum kaufen oder verwenden die Kunden das Produkt?
• Welche Kundenbedürfnisse werden erfüllt?

Kundenbeziehungen – besonders dieses Element ist extrem wichtig. Letztendlich sind Unternehmen dazu da, um Kunden zu dienen. Um sicherzustellen, dass Kunden auch den beabsichtigten Wert erhalten, müssen Beziehungen mit den Kunden aufgebaut werden. Um zu identifizieren, welche Arten von Beziehungen sich entwickelt haben und wie stark diese sind, können Sie die folgenden Fragen stellen:

• Was ist das Kundenerlebnis?
• Welche Erfahrung nimmt der Kunde aus diesem Erlebnis mit?
• Wie interagieren die Dienstleistungen des Unternehmens mit dem Kunden während des Kundenerlebnisses?
• Was sind die Erwartungen des Kunden an diese Beziehung?
• Inwiefern bezieht das Unternehmen das Kundenerlebnis in Bezug auf Kosten und das Geschäftsmodell in das Geschäft ein?

Vertriebskanäle – Vertriebskanäle sind die verschiedenen Bereiche des Unternehmens, die bestimmte Produkte/Dienstleistungen verkaufen, vermarkten oder liefern. Es kann einen einzigen oder verschiedene Vertriebskanäle geben.  Es ist wichtig, die verschiedenen Kanäle zu verstehen, um eine einheitliche Kundenerfahrung und Servicebereitstellung zu gewährleisten. Unabhängig vom Vertriebskanal sollte dem Kunden ein einheitliches Kundenerlebnis gewährleistet werden. Darüber hinaus ist es kritisch, zu verstehen, über welche Kanäle der Kunde mit der Organisation interagieren möchte. Einige Fragen, die Sie stellen können, um die Vertriebskanäle Ihres Unternehmens zu verstehen, lauten wie folgt:

• Über welche Kanäle verkauft das Unternehmen seine Produkte/Dienstleistungen?
• Über welche Kanäle bewirbt das Unternehmen seine Dienstleistungen?
• Über welche Kanäle liefert das Unternehmen seine Dienstleistungen?
• Über welche Kanäle interagiert das Unternehmen mit seinen Kunden?
• Über welche Kanäle wollen die Kunden mit dem Unternehmen interagieren?

Kundensegmente – die Kundensegmente teilen den Kundenstamm in verschiedene Gruppen basierend auf gemeinsamen Interessen, Alter und/oder Geschlecht, um nur einige zu nennen. Mit diesem Einblick können Sie sich Verständnis über die Bevölkerung und die Kundenarten verschaffen, auf die sich das Unternehmen spezialisiert. Sie können außerdem Einblicke in ganze neue Segmente erhalten, die es zu entdecken gilt.

• Wer sind die Kunden des Unternehmens?
• Was wollen die Kunden des Unternehmens?
• Was halten die Kunden des Unternehmens vom Produkt?
• Wer sind die wichtigsten Kunden für das Unternehmen?
• Für welche Art von Kunden generiert das Unternehmen Mehrwert?

Kostenstruktur – die Kostenstruktur ist die Art der fixen und variablen Kosten, die einem Unternehmen entstehen. Fixe Kosten sind die Ausgaben, die sich nicht in Abhängigkeit von der Unternehmensaktivität innerhalb eines bestimmten Zeitraums ändern. Zum Beispiel: Miete. Variable Kosten sind die Kosten, die sich in Abhängigkeit vom Produktionsvolumen eines Unternehmens erhöhen oder verringern können. Es ist wichtig, die Kostenstruktur des Unternehmens zu verstehen. Denn das kann dabei helfen, Entscheidungen zu treffen, um Lösungen zu implementieren. Außerdem kann sich die Kostenstruktur in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße unterscheiden. Einige Fragen, die Sie zum Verständnis der Kostenstruktur stellen können, lauten wie folgt:

• Welche Aktivitäten/Ressourcen sind am teuersten?
• Welcher Bereich der Organisation hat die höchsten Kosten und warum?
• Was sind die wichtigsten Kostentreiber?
• In welchem Verhältnis stehen diese Faktoren und Kosten zu den Einnahmen?

Einnahmeströme/Einnahmequellen – der Einnahmestrom ist der Umsatz, den die Organisation aus dem Verkauf ihrer Produkte oder Dienstleistungen erzielt. Für ein Unternehmen kann es verschiedene Einnahmequellen geben. Die Einnahmequellen zu verstehen, kann dazu beitragen, bestimmte Entscheidungen und Strategien voranzutreiben und nicht nur den Profit sondern auch den Mehrwert für den Kunden zu maximieren. Einige Fragen, die Sie stellen können, um die Einnahmequellen zu verstehen, lauten wie folgt:

• Über welche Einnahmeströme verfügt das Unternehmen?
• Welchen Wert sind die Kunden des Unternehmens bereit zu zahlen?
• Wie möchten die Kunden des Unternehmens bezahlen?
• Was sind die aktuellen Zahlungsoptionen für die Kunden?
• Wie viel tragen die einzelnen Einnahmequellen zu den Gesamteinnahmen bei?

Am Ende dieses Beitrags finden Sie einen Link zu einer Vorlage für das Business Model Canvas, die ich erstellt habe und in der Vergangenheit verwendet habe. Ich hoffe, sie kann für Sie ebenso von Wert sein wie für mich.

Technik 2: Functional Decomposition / Funktionelle Zersetzung

Wir haben dieses Tool bereits letztes Jahr diskutiert und Sie finden es hier in meinem Blog: Das Komplexe zum Einfachen herunterbrechen.

Technik 3: Value Stream Mapping

Ich bin sicher, dass dieses Thema vielen bekannt ist, aber für diejenigen, die vielleicht nicht mit dem Begriff vertraut sind: Die Wertstromanalyse ist eine schlankes Produktionsverfahren. Der Zweck der Wertstromanalyse besteht darin, den Material- und Informationsfluss zu analysieren, zu entwerfen und zu verwalten, der erforderlich ist, um ein Produkt an einen Kunden zu liefern. Es gibt Standardsymbole, die verwendet werden, um verschiedene Arbeitsabläufe und Informationsflüsse zu veranschaulichen. Die Wertstromanalyse wird auch verwendet, um Verschwendung oder die Zeiten von Prozesszyklen zu identifizieren und um bei der Implementierung von Prozessverbesserungen zu helfen. Die Vorlage für die Wertstromanalyse wurde ursprünglich von der Toyota Motor Company erstellt. Es gibt viele verschiedene Methoden, die ich bei unterschiedlichen Personen für die Herangehensweise an die Wertstromanalyse beobachtet habe; die Konzepte und die verwendeten Werkzeuge sind jedoch relativ gleich. Hier sind einige der wichtigsten Konzepte der Wertstromanalyse, die ich in meiner Karriere beobachtet und verwendet habe.

• Bildung – stellen Sie zuallererst sicher, dass jeder versteht, was die Wertstromanalyse ist, was der Zweck der Wertstromanalyse ist und was eine “wertschöpfende Tätigkeit” ist. Ich möchte kurz auf den Begriff “wertschöpfende Tätigkeit” eingehen. Eine wertschöpfende Tätigkeit schafft einen Mehrwert für den Kunden. Das klingt ziemlich selbsterklärend, nicht wahr? Falsch!!! Ich habe so viel Wirbel, Debatten und Verwirrung rund um diesen Begriff gefunden, während ich gleichzeitig versucht habe, seine Definition stets zu verbessern und zu aktualisieren. Nach “com” besitzt eine wertschöpfende Tätigkeit drei Kriterien²:
  • „Der Schritt transformiert den Gegenstand in Richtung Fertigstellung.
  • Der Schritt wird beim ersten Mal richtig ausgeführt (kein Nacharbeitsschritt)
  • Der Kunde kümmert sich um den durchzuführenden Schritt (oder würde dafür bezahlen).“

Es ist wichtig, dass die Personen, die mit Ihnen die Wertstromanalyse durchführen, verstehen, was eine wertschöpfende Tätigkeit ist, bevor Sie die Analyse durchführen; in der Hoffnung, somit Verwirrung zu vermeiden und auf ein einheitliches Verständnisniveau zu schaffen.

• Beobachtung – beobachten Sie den Prozess während er läuft. Dieser Schritt bringt so viel Klarheit. Sie werden Schritte identifizieren, die Ihnen gegenüber wahrscheinlich nie erwähnt wurden. Jedes Mal, wenn ich den Prozess während der Durchführung beobachte, insbesondere nach der Erstellung einer Prozesslandkarte über den aktuellen Zustand, lerne ich etwas Neues. Das direkte Erleben des Prozesses aber auch der kritischsten Punkte bringt Ihnen neue Wertschätzung für die Arbeit, die Sie erledigen werden. Es wird Ihnen auch dabei helfen, genau die Beratung zu bieten, die das Unternehmen braucht, um Prozesse zu verbessern und Verschwendung zu vermeiden.
• Führen Sie nach Kaizen – das ist der spaßige Teil!!! Hier fangen Sie an, potenzielle Veränderungen voranzutreiben und die Effizienz zu steigern.
  • Umfang/Tragweite – wie beim Großteil der für Projekte zu leistenden Arbeit müssen Sie zunächst den Umfang ermitteln. Es ist sehr wichtig, die Wertstromanalyse nicht mit einem Prozessflussdiagramm oder einer Prozesslandkarte zu verwechseln. Ein Wertstrom konzentriert sich auf einen Bereich oder eine Gruppe von Bereichen, Leistungen oder Transaktionen. Bestimmen Sie die Prozessfamilie, auf die Sie sich konzentrieren wollen.
  • Aktueller Zustandsprozess – skizzieren Sie die aktuelle Prozesslandkarte. In dieser 6-teiligen Serie werde ich mehr auf das Thema der Prozessabbildung eingehen. Es wird also noch mehr zu diesem Thema kommen, das dann noch weiter vertieft wird.
  • Erstellung einer einfach Wertstromanalyse – Es gibt 4 Hauptelemente einer Wertstromanalyse. Die 4 Elemente lauten wie folgt:
    • Kunden – die Kunden sind die ersten Elemente einer Wertstromanalyse. Es wichtig zu verstehen, wer die Leistung letztlich erhält.
    • Lieferanten – die Lieferanten sind die nächsten Elemente, die aufgezeigt werden Die Lieferanten liefern die Leistung an den Kunden.
    • Produkt – der Produktfluss stellt dar, wie die Materialien durch den Prozess bewegt werden. Jeder Kasten hat einen weiteren Kasten, in dem detaillierte Informationen, wie z. B. Zykluszeit, Anzahl der Ressourcen, als Beispiele aufgeführt sind. Abhängig von Ihrem Unternehmen wird bestimmt, welche zusätzlichen Datenelemente benötigt werden.
    • Informationsfluss – der Informationsfluss stellt dar, wie der Prozess gesteuert wird.
  • Zykluszeiten berechnen – die Zykluszeit ist die Zeit, die zwischen dem Beginn und dem Ende einer Aktivität vergeht. Aus einer Kanban-Perspektive sind die Formeln für die Zykluszeit:
    • “Zykluszeit = Enddatum – Startdatum”
    • “Zykluszeit – Enddatum – Startdatum + 1”, wobei “+1” den Beginn und das Ende der Aktivität am selben Tag darstellt
  • Zukünftigen Zustandsprozess erstellen – die Karte des zukünftigen Zustandsprozess bestimmen. Dazu gehören Bereiche, in denen der Fluss verbessert werden kann, sowie Bereiche, in denen Verschwendung reduziert werden können.
  • Plan erstellen – erstellen Sie einen Plan, um zur Karte des zukünftigen Zustandsprozesses zu gelangen.

Das ist eine Einführung in die Wertstromanalyse auf sehr hohem Niveau. Dieses spezielle Thema könnte zahlreiche Blog-Einträge umfassen. Für den Zweck dieses Blogs wollte ich Ihnen noch ein weiteres Werkzeug vorstellen, das zum tiefgreifenden Verständnis des Unternehmens eingesetzt werden kann. Diese Informationen können Ihnen helfen zu verstehen, wo es in Ihrem Unternehmen Möglichkeiten gibt, noch effizienter zu sein. Dann gibt es noch andere Werkzeuge, die genutzt werden können, um Sie dorthin zu bringen (die wir ein wenig angerissen haben, d.h. Process Mapping). Sie können im Internet viele Beispiele für die Wertstromanalyse finden, aber ich habe Ihnen für den Einstieg eine Vorlage erstellt. Sie finden diese unten auf der Seite, wenn Sie für sie von Nutzen ist.

Technik 4: Unternehmensarchitektur

• Das Thema Unternehmensarchitektur wird demnächst mit einem besonderem Interview mit meinem Freund Columbus Brown thematisiert.

In der Zwischenzeit hoffe ich, dass Sie diese Informationen hilfreich und relevant fanden. Ich freue mich darauf, diese Serie fortzusetzen; und gleichzeitig auf Ihre Kommentare.

Bis zum nächsten Mal!!!

Der BA Martia Artist

Paula Bell, CBAP | B2T BA Certified | Forrester CX Champion Certified | Gratitude Leader Lab Certified Trainer

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¹  – Cambridge English Dictionary

²  – Artikel – https://goleansixsigma.com/value-adding-activities/