Perspektivebenen: Der Prozess – Erstellung einer Prozesslandkarte

In meinem letzten Beitrag Stand die Definition eines Prozesses im Fokus sowie dessen unterschiedliche Bestandteile. Nun gehen wir einen Schritt weiter. Im heutigen Blog-Post spreche ich über die Erstellung eines Prozesses und gebe hilfreichen Tipps, um sicherzugehen, dass jeder imstande ist, Prozesse erfolgreich zu lesen.

Technik 6: Prozesslandkarten

Die Erstellung einer Prozesslandkarte

Bevor wir zur Erstellung einer Prozesslandkarte kommen, würde ich gerne über die verschiedenen möglichen Methoden/ Abbildungsstandards, Typen und Formate sprechen. Abhängig von dem zu dokumentierenden Prozess bzw. der Organisationskultur und den Erwartungen hinsichtlich des Dokumentationsprozesses könnten mehrere davon für Sie in Ihrem Beruf nützlich sein. Wir werden keinen der unten aufgeführten Punkte detaillierter ausführen, aber ich möchte die Unterschiede zwischen ihnen aufzeigen.

• Verschiedene Modellierungsmethoden/ Modellierungsstandards
  • Unified Modeling Language (UML) – Diese Modellierungssprache wurde als Standard für die visuelle Abbildung eines Prozesses geschaffen. UML wird bei vielen unterschiedlichen Arten von Diagrammen eingesetzt, beispielsweise in der Aktivitätsmodellierung.
  • Business Process Modeling Notation (BPMN) – Diese Modellierungssprache gilt als Standard für die Prozessdokumentation mit Standard-Dokumentationssymbolen für Aktivitäten, Schnittstellen und mehr.
• Verschiedene Modellierungsformate – Bei der Prozessdokumentation gibt es verschiedene Layouts. Die zwei gängigsten sind Flowcharts und Swimlane-Diagramme.
  • Flowchart – Ein Flowchart ist eine Prozesslandkarte mit grundlegenden Flowchart-Formen.
  • Swimlane-Diagramme – Prozessabläufe werden in sogenannten „Schwimmbahnen“ dokumentiert, wie in einem Schwimmbad. Diese Bahnen können horizontal oder vertikal verlaufen. Die Bahnen haben bestimmte Namen zur Bezeichnung der Rolle/ des Systems, welche die Aktivitäten in dieser bestimmten Prozessbahn ausführt.

Da wir nun diese zwei Punkte besprochen haben, können wir zur Erstellung einer Prozesslandkarte kommen. Hier sind ein paar Schritte, die man vor der eigentlichen Erstellung der Prozesslandkarte durchführen sollte:

• Modellierungsstandard: Legen Sie den Modellierungsstandard fest, der zur Erstellung der Prozesslandkarte genutzt werden soll. Oben finden Sie ein paar Optionen.
• Werkzeug: Legen Sie das Werkzeug fest, das zur Erstellung der Prozesslandkarte genutzt werden soll. Ich nutze bei meinem Beispiel iGrafx. Es gibt allerdings auch andere Werkzeuge, die eingesetzt werden können.
• Prozessname: Definieren Sie den Prozessnamen, der den zu dokumentierenden Prozess klar beschreibt. Der Titel sollte mit einem Verb beginnen und prägnant sein.
• Prozessumfang: Definieren Sie den Umfang des Prozesses. Vergewissern Sie sich, dass der Umfang klar den Beginn und das Ende des Prozesses definiert. Durch diese Grenzpunkte können Sie sicher sein, dass Sie den Prozess klar dokumentieren und sich nicht verzetteln.
• Prozess-Trigger: Legen Sie den Auslöser des Prozesses fest sowie das gewünschte Ergebnis.
• Prozessanfang und -ende: Platzieren Sie den Anfangs- und Endpunkt auf der Prozesslandkarte. Das hilft dabei, bei der Erstellung der Prozesslandkarte fokussiert zu bleiben und keine Aktivitäten aufzunehmen, die ohne Zuordnung auf der Prozesslandkarte „hängen“????. Abhängig von Ihrem Tool empfehle ich, am Anfangs- und Endpunkt einen Kommentar zu verfassen, über die Auslöser des Prozesses und das gewünschte Endergebnis. Das sind lediglich ein paar zusätzliche Tipps, damit Sie sich auf den jeweiligen Prozess konzentrieren können.
• Prozessaktivitäten/ Workflow: Beginnen Sie mit der Identifikation von Aktivitäten:
  • Der Prozess sollte nicht mit einem Entscheidungspunkt starten. Dem Treffen einer Entscheidung muss eine gewisse Aktivität vorgelagert sein.
  • Bestimmen Sie den ersten Schritt nach dem Auslösen des Prozesses.
  • Hinterfragen Sie ununterbrochen, was der nächste Schritt ist, stets vor dem Hintergrund des gewünschten Endpunktes. Sie stellen unter Umständen fest, dass es Teilprozesse gibt, die von den Aktivitäten ausgehen. Ein Teilprozess ist ein Prozess innerhalb eines Prozesses. Vergewissern Sie sich, dass diese in Ihrer Prozesslandkarte angemessen wiedergegeben werden. Abhängig vom Werkzeug können Sie auf der Landkarte vielleicht ein Icon mit einer bestimmten Form wählen, welche einen Teilprozess symbolisiert. Falls diese Option nicht besteht, könnte man die Außenlinie der Aktivität dunkler oder dicker darstellen, um zu zeigen, dass es sich hierbei um einen Teilprozess handelt. Für die Einzelschritte im Teilprozess sollte eine separate Prozesslandkarte angefertigt werden.
  • Wenn Sie einen Entscheidungspunkt eingebaut haben, vergewissern Sie sich, dass die Pfade eindeutig sind und definieren Sie, was von diesem Entscheidungspunkt aus eintreten soll. Gehen Sie bei der Dokumentation der Alternativpfade nicht zu detailliert vor, damit Sie nicht den Prozessumfang aus den Augen verlieren. Denken Sie immer daran, dass der Start- und Endpunkt Ihre Grenzen festlegen.
• Peer Review/Überprüfung durch Prozessbeteiligte: Lassen Sie auf jeden Fall eine andere Person die Prozesslandkarte überprüfen, um zu gewährleisten, dass die Abläufe logisch sind und keine Lücken oder Fragen auftauchen.

Als Beispiel habe ich eine einfache Prozesslandkarte beigefügt:

Tipps: Prozessabbildungen

Hier ein paar Tipps angesichts meiner langjährigen Erfahrung mit der Erstellung von Prozessabbildungen:

• Konventionen für die Prozessbenennung – Prozessnamen sollten mit einem „Verb/Nomen“-Satz beginnen und Aktivitätsschritte mit einem „Verb“.
• Nehmen Sie keine Unternehmensregeln in die Prozesslandkarte auf – Enthält eine Prozesslandkarte viele Entscheidungspunkte, wird sie unter Umständen zu detailliert. Wenn Sie beispielsweise bei einem Prozess Regeln haben, die ausgewertet wurden bevor der Prozess weitergehen kann, versuchen Sie nicht, jede mögliche Regel zu dokumentieren. Dies könnte die Prozesslandkarte unübersichtlich machen. Wenn die Nutzer der Prozesslandkarte ihr nicht leicht folgen können, besteht die Gefahr, dass sie gar nicht erst darauf zurückgreifen. Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass der Zweck der Erstellung eines Dokuments darin besteht, einen Mehrwert für das Unternehmen und die Nutzer zu schaffen.
• 15 +/- 2 – Ich versuche stets, die Regel der 15 Aktivitätsschritte plus/ minus 2 Schritte einzuhalten. Das bedeutet, dass eine Prozesslandkarte 13 oder 17 Schritte umfassen kann. Ich habe diese Regel eingeführt, um nicht zu sehr ins Detail zu gehen und die Prozessbeteiligten bzw. Nutzer der Prozesslandkarte nicht zu verwirren. Falls mehr Einzelheiten erforderlich sind, lege ich Teilprozesse an, statt alle Schritte in einen langen Prozess unterbringen zu wollen. Das hat außerdem den Vorteil, dass ich über die primären Aktivitäten im Rahmen des Prozesses nachdenken muss.
• Linien – In einer Prozesslandkarte sollte es keinen Linien geben, die nicht in eine Form und aus einer Form hinaus führen, es sei denn es handelt sich um Prozessanfang oder -ende bzw. um Dokumentsymbole. Vergewissern Sie sich, dass alle Aktivitäten und Entscheidungspunkte eine abgehende und eine eingehende Linie haben.
• Nummerierung der Formen – Ich empfehle, die Nummerierung der Formen in den meisten Fällen erst nach Finalisierung der Prozesslandkarte und nicht währenddessen vorzunehmen. Auf diese Art sind weniger Überarbeitungen erforderlich.
• Dokumentsymbole – Falls Sie das Dokumentsymbol nutzen möchten, wird es in den meisten Fällen an eine Aktivitätsform geknüpft jedoch nicht unbedingt Teil des Prozess-Workflows als Ablaufschritt sein. Es gibt Ausnahmen zu dieser Regel, manchmal benötigt man ein bestimmtes Dokument als Input zu einer Aktivität auf der Prozesslandkarte. Das bleibt jedoch in den meisten Fällen eine Ausnahme.

Da wir nun die Erstellung einer Prozesslandkarte behandelt haben, sprechen wir in meinem nächsten Post über die Analyse bestehender Prozesse.