QR-Codes zum Übermitteln von Prozessinformationen
Der QR-Code beginnt sich in Deutschland immer mehr zu verbreiten und somit auch seine Nutzung. Ob zur Registrierung in den Restaurants während der Pandemie oder auch vermehrt auf Plakaten, um Passanten mit der Werbung interagieren zu lassen – der QR-Code wird immer bedeutender in der Rolle Informationen zu übertragen.
Im Business Process Management ist es eine Herausforderung Prozesswissen, mit seinen Kollegen oder Mitarbeitern teilen zu können. Mit der Hilfe von QR-Codes, wollen wir es Ihnen ermöglichen den immer aktuellen Stand schnell und einfach zu übermitteln, ohne lange und wiederholend nach dem richtigen Prozessinformationen in der Prozesslandkarte suchen zu müssen.
Die Funktionalitäten unserer Plattform sind bereit so ausgelegt, dass eine sichere und leichte Nutzung von QR-Codes besteht und bedenkenlos ist. Dazu gehört der technische Aufbau unserer iGrafx Plattform, die durch ihren Zugang über das Web und eine feste URL-Struktur absichert, sodass wenn Ihr Prozess überarbeitet wird sich die URL hinter dem QR-Code nicht verändert. Das übliche Ausdrucken und Aufhängen eines Prozesshandbuches ist nicht mehr erforderlich und erspart Ihnen viel Zeit und Papier, damit Sie im Büroalltag umweltfreundlich verbleiben. Der Prozess hinter dem QR-Code aktualisiert sich, doch es ist nicht nötig, nach jedem Update den QR-Code neu auszudrucken.
Zusätzlich wird der leichte und einfache Zugang durch das Mobilgerät unterstützt. Dabei werden keinerlei zusätzliche Plugins auf der Plattform oder auf dem Handy erfordert. Die einzigen Voraussetzungen sind eine Handykamera, die den QR-Code korrekt erkennt und entziffert, ein vorinstallierter Internetbrowser und eine Internetverbindung. Auf vielen Arbeitsplätzen sind Mobilgeräte nicht mehr wegzudenken, denn sie sind oft in naher Reichweite. Besonders das Prinzip „Bring your own device“, bei dem man seine privaten Geräte auch beruflich im Unternehmen nutzen darf, gewinnt immer mehr an Beliebtheit. Egal ob es das private Mobilgerät oder ein Firmenhandy ist, die QR-Codes können von jedem beliebigen Smartphone eingescannt werden. Auf diese Weise ist es jedem möglich, das gewünschte Prozesswissen schnell auf sein Mobilgerät abzurufen. Die Sicherheit bleibt bestehen, indem jeder einen eigenen Account zu der iGrafx Business Transformation Plattform erhält.
Durch Betrachtung und Folgen der Prozessschritte des aufgerufenen QR-Codes wird ein erfolgreicher Ablauf des Prozesses ermöglicht. Die Prozessinformationen erleichtern es den Nutzern die einzelnen Schritte zu verstehen. Im Prozess gibt es diverse Möglichkeiten die Beschreibung zu gestalten, damit alle Informationen klar und deutlich verstanden werden.
Außerdem kann der QR-Code in den verschiedensten Situationen genutzt werden. Zum Beispiel, vor spezifischen Räumen ist es oft ausschlaggebend vorher Sicherheitsanweisungen in Kenntnis zu nehmen. Es ist möglich, einen QR-Code vor dem Eingang eines Serverraums oder Produktionsstätte anzubringen, um sich vor dem Betreten der Räume Sicherheitsanweisungen in Form eines Videos anzuschauen, welches die Prozessbeschreibung beinhaltet. Es können auch Grafiken genutzt werden, damit die Anleitungen bildlich dargestellt werden. Die umfassenden Beschreibungen werden bereits in den Arbeitsanweisungen, die in der Plattform erfasst sind, eingepflegt, sodass der Nutzer keine prozessbegleitenden Dokumente runterladen muss. Das spart dem Nutzer nicht nur einige Schritte, um an die Daten ranzukommen, sondern auch die überflüssige Ladezeit. Damit arbeiten Sie effizienter und haben die Möglichkeit ihre Gestaltung ganz nach Ihrem Belieben und Bedarf vorzunehmen. Sogar Formulare zur Urlaubsbeantragung kann man an den QR-Code anbinden, um mit seinem Mobilgerät bequem Urlaub einreichen zu können.
Es steht eine große Konferenz mit externen Kunden an und Sie müssen das Meeting vorbereiten. Sie können einen QR-Code in spezifische Räumlichkeiten wie dem Meetingraum anbringen. Unter diesem QR-Code finden Sie alle Prozesse, die in Verbindung mit diesem Raum sind. Zum einen, können Sie Arbeitsanweisungen einzelner Tätigkeiten in dem Meetingraum beschreiben, wie an wen man sich wenden muss zum Beschaffen von Materialien im Konferenzraum. Zuständigkeiten sind ebenfalls im Prozess hinterlegt, für den Fall, dass es Rückfragen geben sollte.
In unserem Beispielbild weisen wir auf die Option hin, QR-Codes an IT-Geräten anzubringen, um die korrekte Anwendung dieses Gerätes zu garantieren und mögliche Fragen schnell und einfach zu klären. Dies ist auch an weiteren Geräten möglich wie dem Drucker oder Kopierer etc.
Doch es sind nicht nur einzelne Prozesse, die man sich mithilfe des QR-Codes anschauen kann, sondern sie können ebenfalls im Zusammenhang mit einem ganzen Aufgabenbereich verwendet werden. Ein Beispiel wäre das Flottenmanagement. Es gibt dort viele Optionen, die QR-Codes täglich miteinzubinden. Die Prozessinformationen werden mit Meta-Daten befüllt und wiederkehrende Aufgaben mit dem QR-Code erledigt. Falls Sie zum Verwenden eines Buchungsportals eine Anleitung brauchen, wird Ihnen der QR-Code die nötigen Prozessinformationen übertragen. Dafür kann man in den Arbeitsanweisungen Verknüpfungen hinterlegen, sodass ein direkter Zugriff von der Prozessbeschreibung auf andere Portale möglich ist. Prozesse, die während der Nutzung eines Dienstwagens wichtig sind, können sie als QR-Code im Auto hinterlassen. Dazu gehören Fragen wie „Wie läuft die Rückgabe des Dienstwagens ab?“ oder „Was mache ich im Falle eines Unfalls?“, die mit den Prozessinformationen vom QR-Code beantwortet werden.
Das Anwenden von QR-Codes im Berufsalltag, kann viele Prozesse vereinfachen und Probleme lösen. Mit iGrafx ermöglichen wir es Ihnen, mit einfachen Mitteln schnell Prozesswissen zu teilen.
Kontaktieren Sie gerne unser Sales-Team, um die Vorteile der iGrafx QR-Code Funktion nutzen zu können.