Reiseplanung leicht gemacht – Dank Workflow Software
In meiner Rolle als Pre-Sales Team Lead ist es eine meiner Hauptaufgaben, potentiellen Kunden und denen, die es schon sind, unsere iGrafx BPM Lösungen vorzustellen. Daher gehört auch das Reisen zu meinem Alltag dazu, und so hat es hat mich schon an die verschiedensten Orte verschlagen. Von Manchester nach Slowenien an einem Tag mit einem Zwischenstopp in München, danach weiter nach Dresden und wieder zurück nach München – keine ungewöhnliche Woche. Auch die verschiedensten Auftritte auf Messen in ganz Europa gehören zu meinem Arbeitsalltag: vier Mal London im Jahr? Kein Problem!
Das Reisen hat dabei positive und negative Seiten. Eine positive Sache ist mit Sicherheit, dass man als Frequent Traveler den ein oder anderen Vorteil in der Business Lounge genießen darf. Negativ hingegen ist der immense Zeitverlust und das ständige Umpacken von Koffer A in Koffer B (vom Eintüten in wiederverschließbare Plastikbeutel ganz zu schweigen). Daher sollte man natürlich so wenig Zeit wie möglich mit der Reiseplanung verbringen müssen. Deshalb nutzen wir bei iGrafx bereits seit einiger Zeit unsere iGrafx Process Automation und bilden damit den Reiseantragsprozess ab.
Reiseantragsprozess als Human Workflow – voll automatisiert und in BPMN 2.0
Workflow Software, die auch Human Workflow Management beinhaltet, bietet sehr viele Vorteile. Als Antragsteller bekomme ich ein webbasiertes Formular in welches ich direkt die wichtigsten Daten eintragen kann: Reisegrund, Reisezeitraum, Hotelempfehlung, etc. So habe ich an einer zentralen Stelle alle wichtigen Infos auf einen Blick. Pflichtfelder stellen zudem sicher, dass ich auch keine Angaben vergesse (wie zum Beispiel einen Abflugs- und Ankunftsort). Bevor ich den Antrag verschicke wird alles noch einmal gegengeprüft und ich kann bei Bedarf auch einen Kollegen auswählen, der mich zu dem Termin begleitet. Das spart an dieser Stelle einen zweiten Antrag.
Der iGrafx Reiseantragsprozess in BPMN 2.0
Da die Human Workflow Engine auf der Modellierungssprache BPMN 2.0 basiert, kann natürlich die volle Bandbreite an BPMN-Symbolen für den Prozess verwendet werden. Dazu gehört auch eine automatisierte E-Mail-Versandaktivität. Somit wird aus dem Antragsprozess heraus ein PDF-Dokument mit den wichtigsten Fakten erzeugt und automatisch per E-Mail an das Office Management geschickt. Dort kann dann der Reiseantrag überprüft und die Buchungen getätigt werden. Nach Durchführung der Buchung erhalte ich die Buchungsbestätigungen und kann noch einmal überprüfen, ob alles korrekt gebucht wurde. Sobald ich das bestätigt habe, ist der Prozess abgeschlossen und der Reise steht nichts mehr im Weg. Gerade von unterwegs aus ist das wirklich hilfreich, weil es einfach, schnell und flexibel funktioniert.
Ausschnitt aus dem PDF-Dokument für den Reiseantrag
Das Beste an der ganzen Sache ist aber die Verfügbarkeit von überall in der iGrafx Enterprise Cloud, das heißt ich kann schon während ich in London bin meine nächste Reise in die Schweiz planen, ohne umständliche Logins und VPN-Zugänge zu bemühen. In der Workflow Software selbst ist auch immer direkt sichtbar, wo sich der Prozess denn gerade befindet wodurch ich auch weiß, was im Prozessablauf als Nächstes passiert. Als Prozessmanager, also als Administrator des Prozesses, kann man zudem auch den Status überwachen und bei Bedarf in den Prozess eingreifen. Rückfragen und adhoc-Aufgaben lassen sich direkt über die Workflow Engine lösen, wodurch ein erheblicher manueller Aufwand eingespart werden kann und zeitintensive Rückfragen per E-Mail oder Office Chat ausbleiben.
Schneller Turnaround durch Human Workflow Management
Als sogenannte „no code/low code“-Automation kann das Prozessmodell direkt aus der iGrafx Plattform an die Workflow Engine übertragen werden. Es ist kein BPMN-Export nötig. Alle Änderungen an Prozessen werden auch direkt im Modellierungswerkzeug gemacht, bevor der Prozess erneut bereitgestellt wird. Verantwortlich für die Modellierung und das Deployment von diesem Prozess weiß ich aus eigener Erfahrung, wie schnell das Ganze geht und kann Ihnen sagen, dass kleine Änderungen sowohl am prozessbegleitenden Formular als auch am Modell selbst binnen Minuten umgesetzt sind. Das ermöglicht uns als Organisation natürlich einen schnellen Turnaround und stellt zudem sicher, dass alle Beteiligten immer die aktuelle und freigegebene Prozessversion nutzen. So ist die Zusammenarbeit natürlich noch leichter.
Die iGrafx Suite umfasst den kompletten KVP von Modellierung über Automatisierung bis hin zur Verbesserung
Im Sinne des Kontinuierlichen Verbesserungsprozess kann ich auch das Feedback meiner Kollegen aufnehmen und direkt im Software Workflow verarbeiten. Dadurch entwickeln wir uns als Organisation stetig weiter und steigern kontinuierlich unseren Prozessreifegrad. Natürlich ist das Ganze wie immer im Leben auch ein Lernprozess und erfordert Commitment auf allen Ebenen (besonders aber auf Management-Ebene). Nur so kann der Wandel hin zur Digitalisierung gelingen. Frägt man aber jetzt nach knapp sechs Monaten Produktionsbetrieb alle Prozessbeteiligten, so ist die Meinung eindeutig, dass durch das Human Workflow Management der Prozess mittlerweile viel einfacher und intuitiver ist und auch jedem klar ist, welche Aufgabe wann und wie zu erledigen ist. Prinzipiell eignen sich sehr viele Prozesse für eine Automatisierung, vor allem aber solche, in denen ein hoher Abstimmungsaufwand besteht. Wir bei iGrafx haben für uns intern schon viele weitere Umsetzungsideen – als Nächstes wird vermutlich der Prozess von einer Anfrage bis hin zu einer Produktdemo inklusive Vorbereitung umgesetzt.
Sollten Sie sich auch für unsere Human Workflow Software interessieren, freuen wir uns, von Ihnen zu hören. Und wer weiß, vielleicht sieht man sich dann bald schon bei einer Produktdemo – sei es remote oder sogar bei Ihnen vor Ort, denn mit Sicherheit wird die Reise zu Ihnen gut geplant sein!