So erstellen Sie ein skalierbares Framework für die kontinuierliche Verbesserung

Die meisten Menschen gehen davon aus, dass es bei Verbesserungen um große, dramatische Veränderungen geht – ein brillanter Prozess, der alles sofort in Ordnung bringt. Das kann zwar in seltenen Fällen passieren, aber es ist fast nie die Norm. Stattdessen entsteht echter Fortschritt durch kleine, stetige Lösungen für alltägliche Ineffizienzen, die sich im Laufe der Zeit summieren.  

Denken Sie daran, wie Toyota von einem kleinen Webstuhlhersteller zum größten Automobilhersteller der Welt wurde. Sie taten es nicht durch revolutionäre Durchbrüche. Sie haben es geschafft, indem sie jahrzehntelang jeden Tag ein bisschen besser wurden. Ihr Geheimnis waren nicht die Veränderungen selbst, sondern ihr System, mit dem Veränderungen haften blieben und sich verbreiteten.  

Dies deutet auf etwas Wichtiges hin: Es reicht nicht aus, eine gute Idee für Verbesserungen zu haben. Sie brauchen ein Framework, eine konsistente Methode, um Probleme zu erkennen, Korrekturen auszuprobieren und sicherzustellen, dass sie von Dauer sind. Noch wichtiger ist, dass dieses Framework für verschiedene Abteilungen funktioniert und sich ständig an das Wachstum Ihres Unternehmens anpasst.  

Es ist nicht unmöglich, es einzurichten, aber es erfordert Beständigkeit, Klarheit und die Bereitschaft, dranzubleiben. Es erfordert auch einige ehrliche Diskussionen über Ressourcen (Zeit, Budget, Technologie), die Personen, die beteiligt sein werden, und wie Sie den Erfolg messen wollen.  

Im Folgenden sehen Sie die grundlegenden Schritte zum Erstellen eines solchen Systems. Ich führe Sie durch die unverzichtbaren Komponenten, werfe einige kurze Beispiele ein und zeige Ihnen, wie alles in der Praxis zusammenpasst. 

  

Was ist ein Framework für kontinuierliche Verbesserung? 

Ein Framework für kontinuierliche Verbesserung ist ein systematischer Ansatz zur Identifizierung, Analyse und Optimierung von Prozessen, um nachhaltig und wiederholbar bessere Ergebnisse zu erzielen. Es ist einfach ein strukturierter Ansatz für drei grundlegende Dinge: 

1. Herausfinden, was besser werden muss  
2. Machen Sie es besser 
3. Wir stellen sicher, dass diese Verbesserungen bestehen bleiben und sich verbreiten 

  

Nehmen wir noch einmal Toyota in den 1950er Jahren. Sie hatten keine ausgefallene Technologie oder unbegrenzte Ressourcen. Was sie hatten, war ein einfaches System, um Probleme zu erkennen, sie schnell zu beheben und sicherzustellen, dass diese Korrekturen zur Standardpraxis wurden. Dieses System trug dazu bei, dass sie sich von einem angeschlagenen Unternehmen zu einem der größten Automobilhersteller der Welt entwickelten. Der Schlüssel ist die Balance. Das Framework muss einfach genug sein, dass die Leute es tatsächlich verwenden, aber robust genug, um echte Probleme zu lösen. 

  

Allgemeiner Überblick über einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess 

Stellen wir uns vor, wir würden ein brandneues Framework für kontinuierliche Verbesserung von Grund auf neu entwickeln, das für die Skalierung über mehrere Standorte hinweg konzipiert ist. Wie würden wir es einrichten? 

1. Identifizieren: Nutzen Sie datengetriebene Methoden, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Suchen Sie nach messbaren Problemen, nicht nach theoretischen Problemen. Eine Fabrik zielt auf Fehler ab. Ein Softwareunternehmen kümmert sich um Support-Tickets.  
2. Definieren Sie Verbesserungen: Wählen Sie die größten Probleme im Unternehmen aus und formulieren Sie sie als spezifische Ziele. Zum Beispiel: „Reduzieren Sie Bestellfehler um 30 %“ oder „Senken Sie die Lagerhaltungskosten um 15 %“.  
3. Ernennen Sie ein Kernteam: Beziehen Sie Personen ein, die die Arbeit täglich erledigen. Sie wissen, was kaputt ist und was besser funktionieren könnte.  
4. Entdecken und dokumentieren Sie aktuelle Prozesse: Sie können nicht reparieren, was Sie nicht verstehen. Analysieren Sie Daten und gehen Sie jeden Schritt durch, um herauszufinden, was tatsächlich vor sich geht. Dies kann mit einer Prozessabbildungssoftware erfolgen.  
5. Identifizieren Sie Trends und Ursachen: Suchen Sie nach Mustern in Fehlern oder Verzögerungen. Führen Sie eine einfache Ursachenanalyse durch, um die zugrunde liegenden Gründe zu ermitteln. Oberflächenkorrekturen sind nicht von Dauer.  
6. Entwickeln Sie Verbesserungspläne: Brainstormen Sie über potenzielle Lösungen, wählen Sie eine oder zwei für ein Pilotprojekt aus und skizzieren Sie spezifische Erfolgskennzahlen oder Leistungsindikatoren.  
7. Testen Sie im kleinen Maßstab: Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu reparieren. Implementieren Sie Ihren neuen Prozess in einer Abteilung, verfolgen Sie die Leistungsänderungen und sammeln Sie Feedback.  
8. Überprüfen und verfeinern: Haben Ihre Änderungen funktioniert? Wenn ja, können Sie weitere Verbesserungen vornehmen? Wenn nicht, warum nicht? Hier kehren Sie zu Schritt 5 zurück und ändern Ihren Ansatz.  
9. Skalieren und standardisieren: Wenn das Pilotprojekt erfolgreich ist, führen Sie es in weiteren Abteilungen ein. Dokumentieren Sie es so, dass andere es leicht nachvollziehen können. Wiederholen Sie dann den Zyklus mit einer anderen Aufgabe. 

  

Beispiel: Der laufende Prozess einer Restaurantkette 

Eine schnell wachsende Restaurantkette möchte Wartezeiten verkürzen und die Kundenzufriedenheit steigern. Sie wollen nicht raten, also tun sie Folgendes: 

1. Identifizieren Sie die Engpässe: Sie messen, wie lange Kunden auf eine Bestellung warten und wie oft die Küche ins Hintertreffen gerät.  
2. Daten analysieren: Sie verfolgen Spitzenzeiten, die durchschnittliche Zeit für die Bearbeitung einer Bestellung und die Auslastung der Küchenstationen.  
3. Mögliche Lösungen: Sie testen ein neues Planungssystem, das mit Hilfe von Prozesssimulationen während der geschäftigsten Stunden Personal aufstockt. Sie probieren auch eine kleinere Speisekarte aus, um die Komplexität für die Küche zu reduzieren.  
4. Pilottest: Sie tun dies an zwei ihrer Standorte. Beide verzeichnen einen Rückgang der Wartezeiten um 30 %.  
5. Skalierung: Sie wenden diese Änderungen auf den Rest ihrer Restaurants an und passen sie an die spezifischen Einschränkungen des jeweiligen Standorts an.  
6. Wiederholen: Nach drei Monaten überprüfen sie die Daten erneut, um zu sehen, ob die Wartezeiten wieder ansteigen. Sie beginnen auch, sich auf die Zeiten des Tischwechsels zu konzentrieren. 

  

Schritte zur Implementierung der kontinuierlichen Verbesserung 

Verstehen, was „besser“ bedeutet

Ein guter Anfang ist es, „Verbesserung“ sowohl durch die Linse des Geschäftswerts als auch der Mitarbeitererfahrung zu definieren. Das kann bedeuten, dass die Fehlerraten um 30 % gesenkt werden müssen oder dass die Kunden weniger als fünf Minuten auf den Service warten. Oder es könnte so etwas wie ein großer Einzelhändler sein, der misst, wie ein schnellerer Versand den Umsatz ankurbelt. Unabhängig davon, wie Sie es formulieren – harte Zahlen oder reale Auswirkungen – brauchen Sie spezifische Ziele. Sonst wirst du nie wissen, ob du dich tatsächlich verbesserst.  

Die meisten Unternehmen verfolgen den Fortschritt auf drei Ebenen: die Geschäftsergebnisse wie Umsatz oder Gewinn, die operativen Kennzahlen wie Geschwindigkeit oder Qualität und die menschlichere Seite – die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.  

Wenn Ihr Ziel eine höhere Effizienz, weniger Fehler oder eine bessere Markteinführungszeit ist, konzentrieren Sie sich auf Kennzahlen wie Zykluszeit, Fehlerraten, Leistung pro Stunde oder andere Zahlen, die Ihnen sagen, ob Ihre Prozesse reibungslos ablaufen. Wenn Ihr Hauptproblem darin besteht, dass Kunden schlechte Bewertungen abgeben, ist das Ihr Zeichen, sich auf Zufriedenheitswerte oder Rücklaufquoten zu konzentrieren. Sie können auch konkrete Kosteneinsparungen erzielen, wenn das Budget Ihr Hauptanliegen ist.  

Wichtig ist, diese Ziele frühzeitig auszuwählen. Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, was „besser“ in Ihrem spezifischen Kontext bedeutet, und verknüpfen Sie es mit dem übergeordneten Strategieplan. 

  

Finden, was repariert werden muss

Unabhängig davon, für welche Methodik Sie sich entscheiden, beginnen Sie damit, Ihre bestehenden Prozesse zu überprüfen, um herauszufinden, welche Bereiche Hilfe benötigen. Es kann sich um eine alberne Problemumgehung handeln, die von den Mitarbeitern häufig erwähnt wird, oder manchmal handelt es sich nur um eine Reihe von Schritten, die im Vergleich zu den Branchennormen zu lange dauern. Es geht darum, sich echte Beweise anzusehen, anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen.  

Ein hilfreicher Ansatz ist die Verwendung von Process Mapping- oder Process-Mining-Software wie iGrafx Process360 Live, die aufzeigt, wie Aufgaben von einem Schritt zum nächsten ablaufen. Diese Tools weisen auf Engpässe hin und können automatisch wichtige Metriken in Ihren ERP-, CRM-, HRM- oder anderen Unternehmenssystemen messen, sodass Sie einen klaren Überblick darüber erhalten, wo Zeit oder Ressourcen verschwendet werden könnten. Sobald Sie die Muster erkannt haben, ist es einfacher, Änderungen zu priorisieren, die die größten Auswirkungen haben.  

Beispiel: Ein mittelständisches Versicherungsunternehmen stellt fest, dass Ansprüche tagelang in der „Prüfung“ stecken bleiben. Sie durchsuchen Systemprotokolle, um herauszufinden, wie oft Ansprüche in Warteschlangen inaktiv sind. Es stellt sich heraus, dass 60 % von ihnen auf eine bestimmte Genehmigung warten, die selten einen Mehrwert bringt. Durch die Überarbeitung dieses Schritts konnte die gesamte Schadenbearbeitungszeit um 20 % verkürzt werden.  

Das ist die Art von Klarheit, die man bekommt, wenn man systematisch Zahlen sammelt. Das ist auch der Grund, warum viele Verbesserungs-Frameworks die Messung betonen. Wenn Sie es nicht messen können, können Sie nicht sagen, ob Ihre Lösung tatsächlich funktioniert hat.  

  

Messen, was wichtig ist

Es ist schwer zu sagen, ob man sich verbessert, wenn man nichts misst. Die meisten Unternehmen verfolgen jedoch zu viele Metriken und konzentrieren sich am Ende auf nichts. Das Wichtigste ist, ein paar wichtige Dinge gut zu messen.  

Sie müssen nicht einen Haufen neuer Metriken erfinden. Wenn Ihre Teams bereits wichtige Daten wie KPIs, OKRs oder andere Indikatoren verfolgen, verwenden Sie diese. Es vermeidet Verwirrung und hilft Ihnen, schneller die Zustimmung der relevanten Stakeholder zu erhalten. Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte und funktionsübergreifende Teams sehen, wie die kontinuierliche Verbesserung mit den Kennzahlen, die sie bereits verfolgen, übereinstimmt (und diese verbessert).  

Hier sind einige gängige Metriken: 

• Zykluszeit: Wie lange dauert jeder Prozess von Anfang bis Ende?  

• Fehlerrate: Wie viele Fehler treten pro Charge auf und wie schwerwiegend sind sie?  

• Kundenzufriedenheitswert: Sind Kunden zufriedener? Sehen Sie weniger Beschwerden?  

• Kosteneinsparungen: Haben Sie im Vergleich zum letzten Quartal oder letzten Jahr Geld gespart?  

• Ressourcenauslastung: Werden Menschen und Geräte effektiv eingesetzt oder gibt es Ausfallzeiten? 

  

Gute Messsysteme:  

• Klare Trends aufzeigen  

• Warnung, wenn etwas verrutscht  

• Beweisen, wenn sich die Dinge verbessern  

• Verbinden Sie sich mit Geschäftszielen 

  

Führungskräfte müssen sehen, wie sich Verbesserungen auf das auswirken, was ihnen wichtig ist. Teams müssen sehen, wie sich ihre Arbeit auf die Zahlen auswirkt, auf die es ankommt. 

  

Entwerfen potenzieller Lösungen und Testen im Kleinen 

Sobald Sie ein bestimmtes Problem erkannt haben, müssen Sie nicht mehr den gesamten Prozess von Grund auf neu erstellen. Oft reicht es aus, sich auf einen eklatanten Engpass nach dem anderen zu konzentrieren. Sie machen ein Brainstorming für eine Handvoll potenzieller Lösungen, verfeinern sie mit Leuten, die die Arbeit erledigen, und führen dann einen kleinen Test durch.  

Warum klein testen? Es hält das Risiko gering. Wenn die Idee floppt, haben Sie nur wenig Zeit und wenige Ressourcen investiert. Aber wenn es gelingt, gewinnen Sie solide Beweise, um den Rest des Teams zu überzeugen, auch diejenigen, die skeptisch sind. Diese Beweise sind eine große Sache, wenn Sie die Unterstützung der Führung benötigen.  

Wenn ein Test funktioniert, gehen Sie zu einer breiteren Implementierung über. Hier müssen Sie vorsichtig sein. Die Einführung eines neuen Prozesses kann zu Reibungsverlusten führen, wenn die Mitarbeiter ihn nicht verstehen oder wenn er in einigen Bereichen mehr Arbeit verursacht. Hier kommen die wichtigsten Stakeholder ins Spiel. 

  

Menschen an Bord holen

Es ist am besten, die Stakeholder zu Beginn jedes Verbesserungsprojekts einzubeziehen. Sie können Sie bei Prioritäten unterstützen, Einblicke in reale Einschränkungen geben und sich für Ihre Änderungen einsetzen, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Toyota hat das schon vor Jahrzehnten verstanden. Jeder Arbeiter kann Verbesserungen vorschlagen. Noch wichtiger ist, dass sie ihre Ideen testen können. 

 

Eigenverantwortung an vorderster Front

Manager treiben Veränderungen oft von oben voran, aber es sind die Mitarbeiter an vorderster Front, die alltägliche Ineffizienzen aus nächster Nähe sehen. Wenn Sie ihnen eine einfache Möglichkeit bieten, Beobachtungen auszutauschen, werden sie eine stetige Pipeline von Verbesserungsmöglichkeiten liefern. Dies kann durch schnelle Besprechungen, Vorschlagstools, gemeinsame Tabellenkalkulationen oder durch die kollaborativen Funktionen von Process360 Live von iGrafx erfolgen. Mit iGrafx können Sie: 

• Speichern und verwalten Sie Prozessinformationen in einem zentralen Repository, sodass jeder auf dieselben aktuellen Dokumente zugreifen und dazu beitragen kann.  

• Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen. Die Teammitglieder können sofort an Prozessmodellen arbeiten, um sicherzustellen, dass die gesamte Gruppe auf dem Laufenden bleibt. 

  

Denken Sie auch daran: 

• Ermutigen Sie sie, mögliche Lösungen zu erkennen und zu melden.  

• Beziehen Sie sie in die Ursachenanalyse ein.  

• Geben Sie ihnen die Verantwortung für bestimmte Verbesserungsbemühungen, damit sie in das Ergebnis investiert werden können. 

  

Bestätigung durch die Führung

Kein Verbesserungsprogramm kommt ohne die Unterstützung der Führung weit. Um dies zu sichern, verknüpfen Sie Ihre Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung mit Dingen, die auf der Führungsebene wichtig sind – wie Kosteneinsparungen, höhere Prozesseffizienz oder bessere Kundenzufriedenheit. Das kann bedeuten, zuerst kleine Erfolge zu zeigen oder Verbesserungen direkt mit einem großen strategischen Ziel zu verknüpfen. 

  

Erstellen eines Lenkungsausschusses

Ein funktionsübergreifender Lenkungsausschuss kann das Framework für die kontinuierliche Verbesserung bei der Skalierung leiten. Stellen Sie sicher, dass es vielfältig ist: Personen aus den Bereichen Finanzen, Betrieb, IT und allen anderen relevanten Bereichen, die unterschiedliche Fachkenntnisse und Blickwinkel in jede Entscheidung einbringen. Weisen Sie klare Rollen wie Prozessverantwortliche, Verbesserungschampions und reguläre Teammitglieder zu. 

 

Kommunikation und Transparenz

Halten Sie schließlich alle auf dem Laufenden. Verwenden Sie einfache Updates – Dashboards, kurze E-Mails oder schnelle Gruppenchats –, um Fortschritte, Erfolge und gewonnene Erkenntnisse auszutauschen. Visuelle Hilfsmittel wie Grafiken oder farbcodierte Metriken helfen den Leuten, die Daten zu erfassen, ohne tief eintauchen zu müssen. 

iGrafx Process360 Live hilft dem Team, Prozessdaten in Echtzeit zu visualisieren, Probleme schnell zu erkennen und schnellere Entscheidungen zu treffen.  

Und bitten Sie immer um Feedback von wichtigen Stakeholdern. Wenn es eine Diskrepanz gibt, sollten Sie diese frühzeitig erkennen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Änderungen, die Sie vornehmen, mit den von allen gewünschten Ergebnissen übereinstimmen. 

  

Auswahl des richtigen Frameworks  

Welches Framework ist „das beste“? Die Wahrheit ist, dass sie alle auf das gleiche Ergebnis abzielen: verbesserter Ablauf, weniger Fehler und höherer Wert für den Kunden. Sie gehen nur unterschiedliche Wege, um dorthin zu gelangen. 

  

Lean Management

• Fokus: Reduzieren Sie Verschwendung, optimieren Sie Arbeitsabläufe und verlassen Sie sich auf eine klare Visualisierung wichtiger Prozesse.  

• Warum Menschen es verwenden: Es ist unkompliziert. Sie suchen nach allem, was dem Kunden oder dem Produkt keinen Mehrwert bringt, und entfernen es.  

• Gängige Tools: Wertstromanalyse, 5S, Kanban, Kaizen-Ereignisse.  

• Ideal für: Unternehmen, die Prozesse rationalisieren, die Produktivität steigern und Verschwendung vermeiden möchten. Häufig in Fertigungs- und Dienstleistungsbetrieben zu sehen. 

 

Beispiel: Ein kleiner Möbelhersteller sieht, wie Mitarbeiter Zeit mit der Suche nach Werkzeugen verlieren. Sie übernehmen das 5S-System – sortieren, ordnen, glänzen, standardisieren, aufrechterhalten. Jeder spart etwa 30 Minuten am Tag. Die Moral verbessert sich und damit auch die Leistung. 

 

Six Sigma

• Fokus: Ein datengesteuerter Ansatz zur Reduzierung von Abweichungen und Fehlern, zur Kostensenkung und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit.  

• Warum Menschen es verwenden: Wenn Sie konsistente, präzise Ergebnisse benötigen – wie in einem speziellen Herstellungsprozess. Die statistischen Methoden von Six Sigma helfen, Schwankungen zu kontrollieren.  

• Gängige Werkzeuge: DMAIC (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Kontrollieren), Ursachenanalyse, Hypothesentest, statistische Prozesskontrolle.  

• Am besten geeignet für: Komplexe Prozesse oder Vorgänge, die eine hohe Präzision erfordern. 

  

Beispiel: An einer Elektronik-Montagelinie liegt die Fehlerquote bei 4 %. Ein Six-Sigma-Projekt stellt fest, dass die meisten Defekte auf einen einzigen Kalibrierungsfehler zurückzuführen sind. Die Behebung dieser Kalibrierung reduziert die Fehler innerhalb von drei Monaten um die Hälfte. 

  

Gesamtes Qualitätsmanagement (TQM)

• Fokus: Qualitätsprinzipien auf allen Ebenen, wobei die Kundenzufriedenheit im Vordergrund steht.  

• Warum Menschen es verwenden: Wenn Sie einen ganzheitlichen Ansatz wünschen, bei dem jeder gemeinsam für die Verbesserung der Qualität in jeder Phase verantwortlich ist, könnte TQM die richtige Wahl sein. 

  

Beispiel: Eine Hotelkette schult alle Mitarbeiter darin, auf Kundenfeedback zu hören. Jeder, vom Housekeeping bis zum Restaurantpersonal, dokumentiert Vorschläge. Das Management überprüft diese wöchentlich, wählt die vielversprechendsten aus und führt sie in der gesamten Kette ein. 

 

PDCA (Plan-Do-Check-Act)

• Fokus: Eine einfache Schleife zum kontinuierlichen Testen und Lernen.  

• Warum Menschen es verwenden: Es ist leicht zu merken: Planen Sie eine Lösung, führen Sie sie aus, prüfen Sie, ob sie funktioniert hat, und handeln Sie dann nach Ihren Erkenntnissen.  

• Tools: Projektchartas, 5 Warums, Fischgrätendiagramme, Leistungs-Dashboards.  

• Am besten geeignet für: Unternehmen, die einen leicht verständlichen Zyklus zur Prozessverbesserung wünschen. 

  

Beispiel: Ein Softwareteam stellt eine Leistungsstörung fest. Sie planen eine Lösung, führen sie für einige Benutzer ein, messen die Ergebnisse und entscheiden dann, ob sie übernommen oder überarbeitet werden sollen.  

Es gibt natürlich auch andere Methoden und Frameworks, die verwendet werden können. Alle diese Frameworks haben einen gemeinsamen Nenner: Es geht darum, verstreute „schöne Ideen“ in einen wiederholbaren, systematischen Verbesserungsansatz zu verwandeln. Und jeder von ihnen kann funktionieren, wenn er auf Ihre individuellen Bedürfnisse abgestimmt ist. 

 

Teil 2: Skalierbar machen 

Sobald Sie ein Framework für die kontinuierliche Verbesserung festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, herauszufinden, wie Sie es mit Ihrem Unternehmen wachsen lassen können. Ein Programm, das für ein kleines Team funktioniert, kann ins Straucheln geraten, wenn Sie versuchen, es auf ein gesamtes Unternehmen anzuwenden, ohne Unterschiede in Kultur, Ressourcen und Reife zu berücksichtigen. Skalierbarkeit ist wichtig, denn Ihr Unternehmen wird sich ständig weiterentwickeln – mehr Abteilungen, neue Produkte, neue Prioritäten. Wenn sich Ihr kontinuierlicher Verbesserungsprozess nicht anpasst, wird er im Sande verlaufen. 

  

Das menschliche Element: Wo echte Veränderungen stattfinden

You can set up the best system in the world, but if people feel it’s “more work,” they won’t bother. That’s why a good approach to implementing continuous improvement stays tuned in to how employees feel, what they’re capable of, and how they prefer to get things done. 

  

Menschen dort abholen, wo sie sind 

• Unterschiedliche Teams verfügen über unterschiedliches Prozess-Know-how.  

• Passen Sie Ihren Ansatz an die Realität jedes Teams an.  

• Sprechen Sie ihre Sprache: Verwenden Sie Begriffe und Konzepte, die sie verstehen.  

• Zeigen Sie Empathie: Beziehen Sie die Mitarbeiter so ein, dass kein zusätzlicher Aufwand oder Verwirrung entsteht. 

  

Geben Sie ihnen, was sie brauchen (und wollen) 

• Stellen Sie praktische Tools und Schulungen bereit, damit Teams ihre eigenen Probleme lösen können.  

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den gewählten Methoden, Tools und Techniken (z. B. Wertstromanalyse, Ursachenanalyse usw.).  

• Erkennen und belohnen Sie Erfolge, um die Motivation zu fördern und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern.  

• Bieten Sie einfache, effektive Tools an. Niemand möchte einen komplizierten 50-Schritte-Prozess für eine kleine Lösung lernen. 

  

Schaffen Sie eine unterstützende Organisationsstruktur 

• Bilden Sie ein dediziertes Center of Excellence (CoE), um kontinuierliche Verbesserungs- und CI-Bemühungen zu steuern.  

• Legen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten für Prozessverantwortliche und Verbesserungsverfechter fest.  

• Schulung und Zertifizierung von Verbesserungschampions in allen Abteilungen, um kontinuierliche Bemühungen um kontinuierliches Lernen zu entwickeln.  

• Halten Sie die Kommunikation offen. Je mehr Mitarbeiter an vorderster Front die Führung erreichen können (und umgekehrt), desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung aufrechterhalten. 

  

Nachhaltige Feedbackschleifen schaffen 

• Erstellen Sie Feedbackschleifen, um Erkenntnisse von Mitarbeitern, Kunden und anderen relevanten Stakeholdern zu sammeln.  

• Feiern Sie Early Adopters und teilen Sie Erfolgsgeschichten, um andere zu inspirieren.  

• Revue passieren und reflektieren. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um zu beurteilen, was funktioniert und was nicht.  

• Iterieren und verbessern. Nutzen Sie Feedback, um den Ansatz und die Prozesse zur kontinuierlichen Verbesserung zu verfeinern.  

• Erstellen Sie Bibliotheken mit Best Practices und Fallstudien. 

  

Das Prozesselement 

Selbst wenn Sie Ihren Verbesserungsprozess in einer Abteilung festnageln, ist die Einführung auf ein gesamtes Unternehmen eine weitere Herausforderung. Hier benötigen Sie einen strukturierten Ansatz für die Skalierung der kontinuierlichen Verbesserung. 

Krabbeln, gehen, rennen (nach der Methodik von Gartner) 

  

Kriechphase 

• Beginnen Sie mit Pilotprojekten in aufnahmefähigen Bereichen, in denen ein Erfolg wahrscheinlich ist.  

• Konzentrieren Sie sich auf Quick Wins, um den Wert zu demonstrieren.  

• Bauen Sie Glaubwürdigkeit durch frühe Erfolge auf.  

• Dokumentieren Sie klare Kosteneinsparungen und Vorteile.  

• Erkennen Sie Trends bei dem, was funktioniert und was nicht. 

 

Gehphase 

• Sobald die ersten Verbesserungen funktionieren, erweitern Sie vorsichtig.  

• Standardisieren Sie Ihren Ansatz für die Einführung von Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung in neuen Geschäftsbereichen.  

• Erstellen Sie Vorlagen, Playbooks oder Richtlinien, damit jede Abteilung weiß, was sie erwartet.  

• Stärken Sie Support-Systeme und nutzen Sie frühe Erfolge, um breitere Rollouts zu rechtfertigen.  

• Verfolgen Sie Verbesserungen mit klaren Metriken und teilen Sie Erfolgsgeschichten.  

• Ermöglichen Sie funktionsübergreifende Zusammenarbeit. 

  

Phase ausführen 

• Sobald Sie sich auf das System verlassen haben, können Sie schneller handeln.  

• Skalieren Sie im gesamten Unternehmen, indem Sie kontinuierliche Verbesserungen in den täglichen Betrieb integrieren.  

• Treiben Sie den kulturellen Wandel voran, indem Sie sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter die Prozessverbesserung als Teil seiner Rolle ansieht.  

• Implementieren Sie neue Technologien.  

• Wenden Sie Ihr Framework für die kontinuierliche Verbesserung auf Ihre CI-Bemühungen an. z.B. neue Technologien implementieren, Ressourcennutzung optimieren usw.“  

• Halten Sie die Dynamik durch regelmäßige Audits aufrecht, um sicherzustellen, dass das Rahmenwerk eingehalten wird und effektiv ist. 

  

Integration von Process Intelligence-Infrastruktur und -Technologie 

Um Ihr Programm zur kontinuierlichen Verbesserung effektiv am Laufen zu halten, benötigen Sie möglicherweise mehr als nur menschliches Engagement. Moderne Software und Analysetools können den Feedback-Zyklus beschleunigen, Echtzeit-Transparenz bieten und sicherstellen, dass Sie keine neuen Verbesserungsmöglichkeiten verpassen. 

• Verwenden Sie Prozessmanagement-Software: Tools für Prozessabbildung, Process Mining, Workflow-Automatisierung und Leistungsverfolgung können Ihren Teams helfen, aktuelle Prozesse besser zu verstehen.  

• Einführung von Datenanalysen: Die Analyse von Daten kann Muster von Verschwendung oder Fehlern aufzeigen, was zu wertvollen Erkenntnissen über kontinuierliche Verbesserungen führt.  

• Bereitstellen von Überwachungssystemen: Die Echtzeit-Verfolgung zeigt Ihnen sofort, wenn etwas abweicht. Es unterstützt auch eine kontinuierliche Feedbackschleife, so dass sich Teams schnell anpassen können, bevor Probleme wachsen. 

  

Ein Beispiel für kontinuierliche Verbesserung aus der Praxis: Schnellecke Logistics 

Ein konkretes Beispiel zu sehen, hilft, alle Punkte zu verbinden. Schnellecke Logistics hat sich mit iGrafx zusammengetan, um die kontinuierliche Verbesserung in allen globalen Betrieben einzuführen. Ihre Geschichte zeigt, wie klare Prozesse, die richtige Technologie und die Zusammenarbeit auf allen Ebenen ein ganzes Unternehmen verändern können. 

  

Die Herausforderung

Vor der Einführung eines umfassenden Frameworks zur kontinuierlichen Verbesserung befasste sich Schnellecke mit Problemen wie: 

• Niemand konnte das gesamte Prozessbild sehen.  

• Verschiedene Abteilungen arbeiteten isoliert.  

• Die Dokumentation war ein Chaos.  

• Schwierigkeiten bei der Skalierung von Verbesserungen. 

  

Das Unternehmen wünschte sich ein System, das ihm hilft, Prozesswissen zu erfassen und team- und standortübergreifend auszutauschen, Engpässe zu reduzieren und Compliance-Standards einzuhalten. 

  

Transparenz der Leistung

Continuous improvement efforts thrive on clear, measurable goals that are widely shared. In Schnellecke Logistics’ case, visibility across diverse teams and global locations was the key to aligning everyone on what success looked like – and how to get there.  

  

Globale Sichtbarkeit und Zielteilung 

Der erste Durchbruch war einfach: Arbeit sichtbar machen. Sie schufen einen Ort, an dem jeder sehen konnte, wie die Arbeit ablief. Auf diese Weise konnten Abteilungen – von Qualität und IT bis hin zu Lean und Compliance – erkennen, wie sich Prozesse überschneiden und wo Ineffizienzen liegen könnten. 

  

Echtzeit-Tracking und Dashboards 

Vom ersten Tag an konzentrierte sich Schnellecke auf das Sammeln kritischer Prozessinformationen – bisher 2.858 Diagramme und 18.698 Dokumente – und machte sie über Dashboards zugänglich, die die Prozessleistung in Echtzeit verfolgen. Dies ermöglichte es sowohl den Teams an vorderster Front als auch dem Management, Probleme sofort zu erkennen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Christoph Neumann, einer der wichtigsten Stakeholder bei Schnellecke, drückt es so aus: „Wir haben seit der Implementierung von iGrafx starke Auditergebnisse erzielt und die Einhaltung von Industriestandards nahtlos sichergestellt.“ 

  

Vorantreiben der Ausrichtung an Metriken 

Schnellecke nutzte iGrafx, um operative Ziele und KPIs für jedes Team transparent und aussagekräftig zu machen. So digitalisierten sie beispielsweise ehemals papierbasierte Prozessanweisungen, was die Durchlaufzeiten verkürzte und die globale Ausrichtung auf die Leistungsziele vereinfachte. 

Ergebnis: Mehr Klarheit darüber, welche Engpässe sofortiges Handeln erforderten, was zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und einer deutlichen Reduzierung des prozessbedingten Risikos führte. 

  

Arbeiter führen lassen

Die Mitarbeiter, die täglich mit Prozessen arbeiten, haben oft die besten Verbesserungsideen. Schnellecke hat darauf geachtet, dieses Potenzial zu nutzen. 

  

Inklusive Prozessdokumentation 

Schnellecke ermutigte Mitarbeiter auf allen Ebenen (18 Administratoren, 151 Key-User und 158 Prozessverantwortliche), sich am Prozess-Repository zu beteiligen. Anstatt die Dokumentation einem einzigen „Prozessmanagement“-Team zu überlassen, statteten sie die Mitarbeiter an vorderster Front mit benutzerfreundlichen Tools und Schulungen aus, um Ineffizienzen zu erkennen und Lösungen vorzuschlagen. 

  

Stärkung lokaler Experten 

Sie bildeten auch ein globales Team für die Verwaltung von Prozessinhalten. An jedem Standort gab es Experten, die die unternehmensweiten Prozesse an die lokalen Gegebenheiten anpassen konnten. Das führte zu über 18.000 gemeinsam erstellten Dokumenten. 

  

Feedbackschleifen für eine bessere Moral 

Durch die Integration von Frontline-Perspektiven deckte Schnellecke Probleme wie ein fehlendes standardisiertes Onboarding und umständliche administrative Aufgaben auf. Infolgedessen könnten die Lösungen sowohl global (einheitliche Prozessschritte) als auch lokal (standortspezifische Herausforderungen) sein und so die Moral und das Engagement der Mitarbeiter verbessern.  

Das Ergebnis: Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der sich jeder – von der obersten Etage bis zur Fertigung – für die Optimierung der Abläufe von Schnellecke verantwortlich fühlt. 

  

Transformative Ergebnisse

Durch die Implementierung der iGrafx Process360 Live-Plattform erreichte die Schnellecke Group: 

• Globale Zugänglichkeit und Dokumentation in Echtzeit  

• Eine umfangreiche Prozessbibliothek (2.858 Diagramme und 18.698 Dokumente)  

• Reduzierte Risiken durch bessere Transparenz  

• Optimierte Compliance und erfolgreichere Audits  

• Zufriedenere Kunden dank geringerer Fehlerquoten und schnellerer Behebung 

  

Schlussfolgerung 

Es gibt wirklich keinen endgültigen Endpunkt für kontinuierliche Verbesserungen; Es ist ein Prozess, der sich immer weiterentwickelt. Ein gutes Framework hilft Ihnen, über schnelle Lösungen hinauszugehen und ein dauerhaftes Wachstumssystem zu schaffen. Wenn Sie weiterhin kurze Zyklen durchführen, relevante Daten sammeln, ehrlich zusammenarbeiten, teilen, was funktioniert, und auf dem Erfolg aufbauen, werden Sie sehen, dass sich Ihr Unternehmen reibungsloser an Veränderungen anpasst und Effizienzsteigerungen findet, die die meisten Außenstehenden nicht einmal bemerken.  

Wenn Sie eine echte Kultur der kontinuierlichen Verbesserung skalieren und aufrechterhalten möchten, ist die iGrafx Process360 Live-Plattform möglicherweise genau das Richtige für Sie. Es wurde entwickelt, um bei Folgendem zu helfen: 

• Process Discovery: Nutzen Sie Process-Mining-Funktionen, um Klarheit darüber zu gewinnen, wie Ihre Prozesse jetzt funktionieren, Engpässe zu erkennen und Wege zu finden, Dinge besser zu machen.  

• Simulation und Tests: Setzen Sie Simulationstools ein, um Prozessänderungen in einer risikofreien Umgebung zu testen, bevor Sie vollständig eintauchen.  

• Kollaboratives Prozessdesign: Erstellen Sie mit Ihrem Team optimierte Prozessmodelle, damit die Verbesserungen sowohl mit der täglichen Realität als auch mit den übergeordneten Zielen übereinstimmen. Stellen Sie sicher, dass qualitativ hochwertige Prozessinformationen und Compliance eingehalten werden, und verwalten Sie Änderungen effektiv.  

• Leistungsüberwachung: Überwachen Sie kontinuierlich die Prozessleistung, um sicherzustellen, dass implementierte Verbesserungen die gewünschten Ergebnisse erzielen, und treffen Sie datengestützte Entscheidungen für weitere Verbesserungen. 

 

Wenn dieser Ansatz nach Ihrem nächsten Schritt klingt, wenden Sie sich an iGrafx und sehen Sie sich unsere kostenlose Testversion an, um zu sehen, wie Sie loslegen können.