Comment créer un cadre d’amélioration continue évolutif

La plupart des gens supposent que l’amélioration est une question de changements importants et spectaculaires – un processus brillant qui résout tout instantanément. Bien que cela puisse se produire dans de rares cas, ce n’est presque jamais la norme. Au lieu de cela, les véritables progrès proviennent de petites corrections régulières aux inefficacités quotidiennes qui s’accumulent au fil du temps.  

Pensez à la façon dont Toyota est passé d’un petit fabricant de métiers à tisser au plus grand constructeur automobile du monde. Ils ne l’ont pas fait par des percées révolutionnaires. Ils l’ont fait en s’améliorant un peu plus chaque jour pendant des décennies. Leur secret n’était pas les changements eux-mêmes, mais plutôt leur système pour faire en sorte que les changements persistent et se propagent.  

Cela met en évidence quelque chose d’important : il ne suffit pas d’avoir une bonne idée d’amélioration. Vous avez besoin d’un cadre, d’un moyen cohérent de repérer les problèmes, d’essayer des correctifs et de vous assurer qu’ils durent. Plus important encore, ce cadre doit fonctionner pour différents départements et continuer à s’adapter au fur et à mesure que votre entreprise se développe.  

Sa mise en place n’est pas impossible, mais elle nécessite de la cohérence, de la clarté et une volonté de persévérer. Cela nécessite également des discussions honnêtes sur les ressources (temps, budget, technologie), les personnes qui seront impliquées et la façon dont vous prévoyez de mesurer le succès.  

Ci-dessous, vous verrez les étapes de base pour construire ce type de système. Je vais vous présenter les composants indispensables, vous donner quelques exemples courts et vous montrer comment tout cela s’imbrique dans la pratique.  

  

Qu’est-ce qu’un cadre d’amélioration continue ?  

Un cadre d’amélioration continue est une approche systématique visant à identifier, analyser et optimiser les processus afin d’obtenir de meilleurs résultats de manière durable et reproductible. Il s’agit simplement d’une approche structurée de trois choses fondamentales :  

1. Trouver ce qui doit s’améliorer  
2. L’améliorer 
3. S’assurer que ces améliorations collent et se propagent  

  

Prenons l’exemple de Toyota dans les années 1950. Ils n’avaient pas de technologie sophistiquée ou de ressources illimitées. Ce qu’ils avaient, c’était un système simple pour repérer les problèmes, les résoudre rapidement et s’assurer que ces correctifs devenaient une pratique courante. Ce système les a aidés à passer d’une entreprise en difficulté à l’un des plus grands constructeurs automobiles du monde. La clé est l’équilibre. Le cadre doit être suffisamment simple pour que les gens l’utilisent réellement, mais suffisamment robuste pour gérer des problèmes réels.  

  

Aperçu général d’un processus d’amélioration continue  

Imaginons que nous construisions un tout nouveau cadre d’amélioration continue à partir de zéro, conçu pour s’étendre à plusieurs endroits. Comment allons-nous le mettre en place ?  

1. Identifier : Utilisez des méthodes basées sur les données pour repérer les opportunités d’amélioration. Recherchez des points faibles mesurables, et non des problèmes théoriques. Une usine cible les défauts. Une société de logiciels s’occupe des tickets d’assistance.  
2. Définir l’amélioration : Choisissez les plus gros points faibles de l’organisation et formulez-les comme des objectifs spécifiques. Par exemple : « Réduire les erreurs de commande de 30 % » ou « Réduire le coût de détention des stocks de 15 % ».  
3. Nommez une équipe de base : Incluez des personnes qui font le travail quotidiennement. Ils savent ce qui ne fonctionne pas et ce qui pourrait mieux fonctionner.  
4. Découvrir et documenter les processus actuels : Vous ne pouvez pas réparer ce que vous ne comprenez pas. Analysez les données et passez en revue chaque étape pour comprendre ce qui se passe réellement. Cela peut être fait avec un logiciel de cartographie des processus.  
5. Identifiez les tendances et les causes profondes : Recherchez des modèles dans les erreurs ou les retards. Faites une simple analyse des causes profondes pour voir les raisons sous-jacentes. Les correctifs de surface ne durent pas.  
6. Élaborez des plans d’amélioration : Faites un remue-méninges : réfléchissez à des solutions potentielles, choisissez-en une ou deux à piloter et décrivez des mesures de réussite spécifiques ou des indicateurs de performance clés.  
7. Testez à petite échelle : n’essayez pas de tout réparer en même temps. Mettez en œuvre votre nouveau processus dans un seul service, suivez les changements de performance et recueillez des commentaires.  
8. Vérifiez et affinez : Vos modifications ont-elles fonctionné ? Si oui, pouvez-vous apporter d’autres améliorations ? Si non, pourquoi pas ? C’est là que vous revenez à l’étape 5 et que vous modifiez votre approche.  
9. Mise à l’échelle et standardisation : si le projet pilote est un succès, déployez-le dans d’autres départements. Documentez-le de manière à ce que les autres puissent le suivre facilement. Répétez ensuite le cycle avec un autre problème.  

  

Exemple : Processus continu d’une chaîne de restaurants  

Une chaîne de restaurants en pleine croissance souhaite réduire les temps d’attente et augmenter la satisfaction de ses clients. Ils ne veulent pas deviner, alors ils font ce qui suit :  

1. Identifier les goulets d’étranglement : Ils mesurent combien de temps les clients attendent pour passer une commande et combien de fois la cuisine prend du retard.  
2. Analyser les données : Ils suivent les heures de pointe, le temps moyen de traitement d’une commande et la charge sur les postes de cuisine.  
3. Solutions potentielles : Ils testent un nouveau système d’ordonnancement qui permet d’ajouter du personnel pendant les heures les plus chargées grâce à la simulation de processus. Ils essaient également un menu plus petit pour réduire la complexité de la cuisine.  
4. Test pilote : Ils le font dans deux de leurs emplacements. Les deux voient une baisse de 30 % des temps d’attente.  
5. Échelle : Ils appliquent ces changements au reste de leurs restaurants, en s’adaptant aux contraintes spécifiques de chaque emplacement.  
6. Répétez : Après trois mois, ils réexaminent les données pour voir si les temps d’attente augmentent à nouveau. Ils commencent également à se concentrer sur le temps de rotation des tables.  

  

Étapes de mise en œuvre de l’amélioration continue  

Comprendre ce que signifie « mieux »  

Une bonne façon de commencer est de définir « l’amélioration » à travers le prisme de la valeur commerciale et de l’expérience employé. Cela peut signifier viser une réduction de 30 % des taux de défauts ou s’assurer que les clients attendent moins de cinq minutes pour le service. Il peut s’agir d’un grand détaillant qui mesure l’accélération de l’expédition et stimule les ventes. Quelle que soit la façon dont vous le formulez (chiffres concrets ou impact réel global), vous avez besoin d’objectifs spécifiques. Sinon, vous ne saurez jamais si vous vous améliorez réellement.  

La plupart des entreprises suivent les progrès à trois niveaux : les résultats commerciaux tels que les revenus ou les bénéfices, les indicateurs opérationnels tels que la vitesse ou la qualité, et l’aspect plus humain – la satisfaction des employés et des clients.  

Si votre objectif est d’augmenter l’efficacité, de réduire le nombre de défauts ou d’améliorer les délais de mise sur le marché, concentrez-vous sur des indicateurs tels que le temps de cycle, les taux de défauts, la production par heure ou tout autre chiffre qui vous indique si vos processus fonctionnent correctement. Si votre principal problème est que les clients laissent de mauvais avis, c’est votre signe pour vous concentrer sur les scores de satisfaction ou les taux de retour. Vous pouvez également rechercher des économies concrètes si le budget est votre principale préoccupation.  

L’important est de choisir ces cibles tôt. Obtenez des éclaircissements sur ce que signifie « mieux » dans votre contexte spécifique et associez-le au plan stratégique plus large.  

  

Trouver ce qui doit être réparé  

Quelle que soit la méthodologie que vous choisissez, vous commencez par examiner vos processus existants pour déterminer quels domaines ont besoin d’aide. Il peut s’agir d’une solution de contournement stupide que les employés mentionnent souvent, ou parfois d’un ensemble d’étapes qui prend trop de temps par rapport aux normes de l’industrie. Le but est d’examiner des preuves réelles plutôt que de s’appuyer sur des suppositions.  

Une approche utile consiste à utiliser un logiciel de cartographie ou d’exploitation minière des processus tel que iGrafx Process360 Live, qui révèle comment les tâches s’enchaînent d’une étape à l’autre. Ces outils mettent en évidence les goulots d’étranglement et peuvent mesurer automatiquement des indicateurs importants dans votre ERP, CRM, HRM ou autres systèmes d’entreprise, vous donnant ainsi une vision claire des endroits où le temps ou les ressources pourraient être perdus. Une fois que vous avez repéré les tendances, il est plus facile de hiérarchiser les changements qui auront le plus grand impact.  

Exemple : Une compagnie d’assurance de taille moyenne remarque que les réclamations restent bloquées en « examen » pendant des jours. Ils fouillent dans les journaux système pour savoir combien de fois les demandes restent inactives dans les files d’attente. Il s’avère que 60 % d’entre eux attendent une approbation particulière qui ajoute rarement de la valeur. En retravaillant cette étape, ils ont réduit de 20 % la durée totale du cycle de réclamation.  

C’est le genre de clarté que vous obtenez lorsque vous rassemblez systématiquement des chiffres. C’est aussi la raison pour laquelle de nombreux cadres d’amélioration mettent l’accent sur la mesure. Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pouvez pas dire si votre solution a réellement fonctionné.  

  

Mesurer ce qui compte  

Il est difficile de dire si vous vous améliorez si vous ne mesurez rien. Cependant, la plupart des organisations suivent trop d’indicateurs et finissent par ne se concentrer sur rien. La clé est de bien mesurer quelques éléments importants.  

Vous n’avez pas besoin d’inventer un tas de nouvelles mesures. Si vos équipes suivent déjà les données qui comptent, comme les KPI, les OKR ou d’autres indicateurs, utilisez-les. Cela évite toute confusion et vous aide à obtenir plus rapidement l’adhésion des parties prenantes concernées. Assurez-vous que les dirigeants et les équipes interfonctionnelles voient comment l’amélioration continue s’aligne sur les indicateurs qu’ils suivent déjà (et les améliore).  

Voici quelques indicateurs courants :  

• Temps de cycle : Combien de temps dure chaque processus, du début à la fin ?  

• Taux de défauts : Combien de défauts apparaissent par lot et quelle est leur gravité ?  

• Score de satisfaction client : les clients sont-ils plus satisfaits ? Voyez-vous moins de plaintes ?  

• Économies de coûts : Avez-vous économisé de l’argent par rapport au trimestre précédent ou à l’année dernière ?  

• Utilisation des ressources : Les personnes et l’équipement sont-ils utilisés efficacement, ou y a-t-il des temps d’arrêt ?  

  

Bons systèmes de mesure :  

• Affichez des tendances claires  

• Alerte lorsque les choses glissent  

• Prouver quand les choses s’améliorent  

• Se connecter aux objectifs de l’entreprise  

  

Les dirigeants doivent voir comment les améliorations affectent ce qui leur tient à cœur. Les équipes ont besoin de voir comment leur travail fait bouger les chiffres qui comptent.  

  

Concevoir des solutions potentielles et tester à petite échelle  

Une fois que vous avez repéré un problème spécifique, il n’est pas nécessaire de reconstruire l’ensemble de votre processus à partir de zéro. Souvent, il suffit de se concentrer sur un goulot d’étranglement flagrant à la fois. Vous réfléchissez à une poignée de solutions potentielles, vous les affinez avec les personnes qui font le travail, puis vous effectuez un petit test.  

Pourquoi tester à petite échelle ? Cela permet de maintenir le risque à un faible niveau. Si l’idée échoue, vous n’avez dépensé que peu de temps et quelques ressources. Mais s’il réussit, vous obtenez des preuves solides pour convaincre le reste de l’équipe, même ceux qui sont sceptiques. Cette preuve est un gros problème lorsque vous avez besoin de l’adhésion de la direction.  

Lorsqu’un test fonctionne, vous passez à une implémentation plus large. C’est là qu’il faut faire attention. Le déploiement d’un nouveau processus peut causer des frictions si les gens ne le comprennent pas ou s’il crée plus de travail dans certains domaines. C’est là qu’interviennent les principales parties prenantes.  

  

Embarquer les gens  

Il est préférable d’impliquer les parties prenantes dès le début de chaque projet d’amélioration. Ils peuvent vous guider sur les priorités, partager des informations sur les contraintes du monde réel et défendre vos changements afin que tout le monde reste aligné. Toyota l’a compris il y a des décennies. Tout travailleur peut suggérer des améliorations. Plus important encore, ils peuvent tester leurs idées.  

Appropriation de première ligne  

Les managers sont souvent à l’origine des changements depuis le sommet, mais ce sont les employés de première ligne qui voient de près les inefficacités quotidiennes. Si vous leur donnez un moyen simple de partager leurs observations, ils vous fourniront un pipeline régulier d’opportunités d’amélioration. Cela peut se faire par le biais de réunions rapides, d’outils de suggestion, de feuilles de calcul partagées ou des capacités de collaboration de Process360 Live d’iGrafx. Avec iGrafx, vous pouvez :  

• Stockez et gérez les informations de processus dans un référentiel central, afin que tout le monde puisse accéder et contribuer aux mêmes documents à jour.  

• Collaborez en temps réel. Les membres de l’équipe peuvent travailler sur des modèles de processus en même temps, ce qui permet à l’ensemble du groupe de rester aligné.  

  

N’oubliez pas non plus de :  

• Encouragez-les à repérer et à signaler les correctifs potentiels.  

• Impliquez-les dans l’analyse des causes profondes.  

• Donnez-leur l’appropriation de certains efforts d’amélioration afin qu’ils puissent s’investir dans le résultat.  

  

Approbation de la direction  

Aucun programme d’amélioration ne va loin sans le soutien de la direction. Pour le sécuriser, associez vos idées d’amélioration continue à des éléments importants au niveau de la direction, comme les économies de coûts, l’amélioration de l’efficacité des processus ou l’amélioration de la satisfaction des clients. Cela peut signifier montrer d’abord les petits succès ou lier directement les améliorations à un grand objectif stratégique.  

  

Créer un comité de pilotage  

Un comité de pilotage interfonctionnel peut guider le cadre d’amélioration continue à mesure qu’il évolue. Assurez-vous qu’il est diversifié : des personnes issues de la finance, des opérations, de l’informatique et de tout autre domaine pertinent, afin d’apporter une expertise et des angles différents à chaque décision. Attribuez des rôles clairs tels que les propriétaires de processus, les champions de l’amélioration et les membres réguliers de l’équipe.  

  

Communication et transparence  

Enfin, tenez tout le monde au courant. Utilisez des mises à jour simples (tableaux de bord, e-mails courts ou discussions de groupe rapides) pour partager les progrès, les réussites et les leçons apprises. Des aides visuelles telles que des graphiques ou des mesures à code couleur aident les gens à saisir les données sans avoir besoin d’une plongée en profondeur.  

iGrafx Process360 Live aide l’équipe à visualiser les données de processus en temps réel, à repérer rapidement les problèmes et à prendre des décisions plus rapidement.  

Et demandez toujours des commentaires aux principales parties prenantes. S’il y a un décalage, vous voulez le détecter tôt. C’est ainsi que vous vous assurez que les changements que vous apportez restent alignés sur les résultats souhaités par chacun.  

  

Choisir le bon cadre  

Quel est le « meilleur cadre » ? La vérité est qu’ils visent tous le même résultat : un meilleur flux, moins d’erreurs et une valeur plus élevée pour le client. Ils prennent simplement des chemins différents pour y arriver.  

  

Gestion Lean  

• Objectif : Réduire le gaspillage, rationaliser le flux de travail et s’appuyer sur une visualisation claire des processus clés.  

• Pourquoi les gens l’utilisent : C’est simple. Vous recherchez tout ce qui n’ajoute pas de valeur au client ou au produit, et vous l’enlevez.  

• Outils courants : cartographie de la chaîne de valeur, 5S, Kanban, événements Kaizen.  

• Idéal pour : Les organisations qui souhaitent rationaliser les processus, améliorer la productivité et éliminer le gaspillage. Souvent vu dans les opérations de fabrication et de service.  

  

Exemple : Un petit fabricant de meubles voit ses employés perdre du temps à chercher des outils. Ils adoptent le système des 5S : trier, mettre en ordre, briller, standardiser, soutenir. Tout le monde gagne environ 30 minutes par jour. Le moral s’améliore, tout comme la production.  

  

Six Sigma  

• Objectif : Une approche axée sur les données pour réduire les variations et les défauts, éliminer les coûts et améliorer la satisfaction des clients.  

• Pourquoi les gens l’utilisent : Si vous avez besoin de résultats cohérents et précis, comme dans un processus de fabrication spécialisé. Les méthodes statistiques de Six Sigma aident à contrôler la variation.  

• Outils courants : DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler), analyse des causes profondes, tests d’hypothèses, contrôle statistique des processus.  

• Idéal pour : Processus complexes ou opérations nécessitant une grande précision.  

  

Exemple : Une chaîne d’assemblage d’électronique connaît un taux de défauts de 4 %. Un projet Six Sigma identifie que la plupart des défauts proviennent d’une seule erreur d’étalonnage. La réparation de cet étalonnage permet de réduire les défauts de moitié en trois mois.  

  

Gestion de la qualité totale (TQM)  

• Focus : Principes de qualité à tous les niveaux, en mettant l’accent sur la satisfaction du client.  

• Pourquoi les gens l’utilisent : Si vous voulez une approche globale où tout le monde est collectivement responsable de l’amélioration de la qualité à chaque phase, la TQM pourrait vous convenir.  

  

Exemple : Une chaîne hôtelière forme tous les employés à écouter les commentaires des clients. Tout le monde, de l’entretien ménager au personnel du restaurant, documente les suggestions. La direction les examine chaque semaine, choisit les plus prometteurs et les déploie à l’échelle de la chaîne.  

  

PDCA (Planifier-Faire-Vérifier-Agir)  

• Objectif : Une boucle simple pour des tests et un apprentissage continus.  

• Pourquoi les gens l’utilisent : C’est facile à retenir : planifiez une solution, faites-la, vérifiez si elle a fonctionné, puis agissez en fonction de vos découvertes.  

• Outils : Chartes de projet, 5 pourquoi, diagrammes en arête de poisson, tableaux de bord de performance.  

• Idéal pour : Les organisations qui souhaitent un cycle facile à comprendre pour l’amélioration des processus.  

  

Exemple : Une équipe de développement détecte un problème de performance. Ils planifient un correctif, le déploient auprès de quelques utilisateurs, mesurent les résultats, puis décident de l’adopter ou de le réviser.  

Il existe, bien sûr, d’autres méthodologies et cadres à utiliser. Tous ces cadres partagent un fil conducteur : ils consistent à transformer des « bonnes idées » éparpillées en une approche d’amélioration reproductible et systématique. Et n’importe lequel d’entre eux peut fonctionner s’il correspond à vos besoins uniques.  

  

Partie 2 : Le rendre évolutif  

Une fois que vous avez défini un cadre d’amélioration continue, l’étape suivante consiste à déterminer comment le faire grandir avec votre organisation. Un programme qui fonctionne pour une petite équipe peut trébucher si vous essayez de l’appliquer à l’ensemble d’une entreprise sans tenir compte des différences de culture, de ressources et de maturité. L’évolutivité est importante, car votre organisation continuera d’évoluer : plus de départements, de nouveaux produits, de nouvelles priorités. Si votre processus d’amélioration continue ne s’adapte pas, il s’essoufflera.  

  

L’élément humain : là où le vrai changement se produit  

Vous pouvez mettre en place le meilleur système au monde, mais si les gens pensent que c’est « plus de travail », ils ne s’en soucieront pas. C’est pourquoi une bonne approche de la mise en œuvre de l’amélioration continue reste à l’écoute de ce que ressentent les employés, de ce dont ils sont capables et de la façon dont ils préfèrent faire les choses. 

  

Rencontrez les gens là où ils sont  

• Différentes équipes ont des niveaux différents de savoir-faire en matière de processus.  

• Adaptez votre approche à la réalité de chaque équipe.  

• Parlez leur langue : utilisez des termes et des concepts qu’ils comprennent.  

• Faites preuve d’empathie : impliquez les employés d’une manière qui n’ajoute pas de frais généraux ou de confusion.  

  

Donnez-leur ce dont ils ont besoin (et ce qu’ils veulent)  

• Fournissez des outils pratiques et de la formation pour que les équipes puissent résoudre leurs propres problèmes.  

• Éduquez les employés sur la méthodologie, les outils et les techniques choisis (par exemple, l’analyse de la chaîne de valeur, l’analyse des causes profondes, etc.).  

• Reconnaissez et récompensez les réussites pour favoriser la motivation et accroître l’engagement des employés.  

• Proposez des outils simples et efficaces. Personne ne veut apprendre un processus compliqué en 50 étapes pour une correction mineure.  

  

Créer une structure organisationnelle de soutien  

• Former un centre d’excellence dédié pour régir les efforts d’amélioration continue et d’IC.  

• Établissez des rôles et des responsabilités clairs pour les responsables des processus et les champions de l’amélioration.  

• Former et certifier des champions de l’amélioration dans tous les départements afin de développer un effort continu d’apprentissage continu.  

• Gardez la communication ouverte. Plus le personnel de première ligne peut atteindre la direction (et vice versa), plus vous avez de chances de maintenir une culture d’amélioration continue. 

  

Créez des boucles de rétroaction durables  

• Créez des boucles de rétroaction pour recueillir des informations auprès des employés, des clients et d’autres parties prenantes concernées.  

• Célébrez les adopteurs précoces et partagez des histoires de réussite pour inspirer les autres.  

• Examinez et réfléchissez. Effectuez des examens périodiques pour évaluer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.  

• Itérez et améliorez-vous. Utilisez la rétroaction pour affiner l’approche et les processus d’amélioration continue.  

• Créez des bibliothèques de bonnes pratiques et d’études de cas.  

  

L’élément de processus  

Même si vous définissez votre processus d’amélioration dans un seul département, le déployer dans l’ensemble de l’entreprise est un autre défi. C’est là que vous avez besoin d’une approche structurée pour faire évoluer l’amélioration continue.  

  

Crawl, Walk, Run (selon la méthodologie de Gartner)  

  

Phase d’exploration  

• Commencer par des projets pilotes dans des zones réceptives, où le succès est probable.  

• Concentrez-vous sur les gains rapides pour démontrer la valeur.  

• Construisez votre crédibilité grâce à des succès précoces.  

• Documentez clairement les économies de coûts et les avantages.  

• Repérez les tendances dans ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.  

  

Phase de marche  

• Une fois que les améliorations initiales fonctionnent, développez soigneusement.  

• Uniformisez votre approche pour lancer des initiatives d’amélioration continue dans de nouveaux secteurs de l’entreprise.  

• Créez des modèles, des playbooks ou des directives pour que chaque service sache à quoi s’attendre.  

• Renforcez les systèmes de soutien et utilisez les premières victoires pour justifier des déploiements plus larges.  

• Suivez les améliorations à l’aide de mesures claires et partagez vos réussites.  

• Favorisez la collaboration interfonctionnelle.  

  

Phase d’exécution  

• Une fois que vous avez confiance dans le système, allez plus vite.  

• Évoluez à l’échelle de l’organisation en intégrant l’amélioration continue dans les opérations quotidiennes.  

• Favorisez la transformation culturelle en veillant à ce que chaque employé considère l’amélioration des processus comme faisant partie de son rôle.  

• Mettre en œuvre de nouvelles technologies.  

• Appliquez votre cadre d’amélioration continue à vos efforts de CI ; par exemple, mettre en œuvre de nouvelles technologies, optimiser l’utilisation des ressources, etc.  

• Maintenir l’élan grâce à des vérifications régulières pour s’assurer que le cadre est suivi et efficace.  

  

Intégration de l’infrastructure et de la technologie de l’intelligence des processus  

Pour que votre programme d’amélioration continue fonctionne efficacement, vous avez peut-être besoin de plus qu’un dévouement humain. Les logiciels et les outils analytiques modernes peuvent accélérer le cycle de feedback, fournir une visibilité en temps réel et vous assurer de ne pas manquer de nouvelles opportunités d’amélioration.  

• Utilisez un logiciel de gestion des processus : Les outils de cartographie des processus, d’exploration des processus, d’automatisation des flux de travail et de suivi des performances peuvent aider vos équipes à comprendre plus efficacement les processus actuels.  

• Adoptez l’analyse des données : L’analyse des données permet d’identifier des modèles de gaspillage ou d’erreur, ce qui permet d’obtenir des informations précieuses sur la façon de s’améliorer continuellement.  

• Déployez des systèmes de surveillance : le suivi en temps réel vous montre instantanément quand les choses s’écartent. Il prend également en charge une boucle de rétroaction continue, permettant aux équipes de s’adapter rapidement avant que les problèmes ne s’aggravent.  

  

Un exemple concret d’amélioration continue : Schnellecke Logistics  

Voir un exemple réel aide à relier tous les points. Schnellecke Logistics s’est associé à iGrafx pour déployer l’amélioration continue de ses opérations mondiales. Leur histoire souligne comment des processus clairs, la bonne technologie et la collaboration à tous les niveaux peuvent transformer une entreprise entière.  

  

Le défi  

Avant d’adopter un cadre complet d’amélioration continue, M. Schnellecke s’est penché sur des problèmes tels que :  

• Personne ne pouvait voir l’ensemble du processus.  

• Différents départements ont travaillé de manière isolée.  

• La documentation était un gâchis.  

• Difficulté à mettre à l’échelle les améliorations.  

  

Ils souhaitaient disposer d’un système qui leur permettrait de capturer et de partager les connaissances sur les processus entre les équipes et les sites, de réduire les goulets d’étranglement et de maintenir les normes de conformité.  

  

Transparence des performances  

Les efforts d’amélioration continue reposent sur des objectifs clairs, mesurables et largement partagés. Dans le cas de Schnellecke Logistics, la visibilité sur des équipes diversifiées et des sites mondiaux était la clé pour aligner tout le monde sur ce à quoi ressemblait le succès et sur la manière d’y parvenir.  

  

Visibilité mondiale et partage des objectifs  

La première percée était simple : rendre le travail visible. Ils ont créé un endroit où tout le monde pouvait voir comment le travail se déroulait. Cela a permis aux départements, de la qualité et de l’informatique au Lean et à la conformité, de voir comment les processus se recoupent et où peuvent se situer les inefficacités.  

  

Suivi en temps réel et tableaux de bord  

Dès le premier jour, M. Schnellecke s’est concentré sur la collecte d’informations critiques sur les processus – 2 858 diagrammes et 18 698 documents à ce jour – et les a rendues accessibles via des tableaux de bord qui suivent les performances des processus en temps réel. Cela a permis aux équipes de première ligne et à la direction de repérer immédiatement les problèmes et de collaborer pour les résoudre. Comme l’a déclaré Christoph Neumann, l’un des principaux actionnaires de Schnellecke, « nous avons obtenu d’excellents résultats d’audit depuis la mise en œuvre d’iGrafx et avons assuré de manière transparente la conformité aux normes de l’industrie. »  

  

Favoriser l’alignement avec les indicateurs  

Schnellecke a tiré parti d’iGrafx pour rendre les objectifs opérationnels et les indicateurs clés de performance transparents et significatifs pour chaque équipe. Par exemple, ils ont numérisé des instructions de processus auparavant basées sur du papier, ce qui a permis de réduire les temps de traitement et de simplifier l’alignement mondial autour des objectifs de performance.  

Résultat : une plus grande clarté sur les goulets d’étranglement nécessitant une action immédiate, ce qui permet une prise de décision plus rapide et une réduction significative des risques liés aux processus.  

  

Laisser les travailleurs diriger  

Les employés qui travaillent quotidiennement avec les processus ont souvent les meilleures idées d’amélioration. Schnellecke s’est assuré d’exploiter ce potentiel.  

  

Documentation du processus inclusif  

1. Schnellecke a encouragé les employés à tous les niveaux (18 administrateurs, 151 utilisateurs clés et 158 propriétaires de processus) à contribuer au référentiel de processus. Au lieu de laisser la documentation à une seule équipe de « gestion des processus », ils ont équipé le personnel de première ligne d’outils conviviaux et de formations pour identifier les inefficacités et proposer des solutions. 

  

Responsabiliser les experts locaux  

Ils ont également formé une équipe mondiale pour gérer le contenu du processus. Chaque site disposait d’experts capables d’adapter les processus de l’entreprise aux nuances locales. Cela a conduit à plus de 18 000 documents créés en collaboration.  

  

Boucles de rétroaction pour un meilleur moral  

En intégrant les points de vue de première ligne, M. Schnellecke a découvert des problèmes tels que le manque d’intégration standardisée et la lourdeur des tâches administratives. Par conséquent, les solutions pourraient être à la fois mondiales (étapes de processus unifiées) et locales (résolution des défis spécifiques au site), améliorant ainsi le moral et l’engagement des employés.  

Résultat : une culture d’amélioration continue où tout le monde, du plus haut étage à l’atelier, se sent responsable de l’optimisation des opérations de Schnellecke.  

  

Résultats transformationnels  

En mettant en œuvre la plateforme iGrafx Process360 Live, le groupe Schnellecke a réalisé :  

• Accessibilité mondiale et documentation en temps réel  

• Une vaste bibliothèque de processus (2 858 diagrammes et 18 698 documents)  

• Réduction des risques grâce à une meilleure visibilité  

• Conformité simplifiée et audits plus réussis  

• Des clients plus satisfaits, grâce à des taux d’erreur plus faibles et des corrections plus rapides  

  

Conclusion  

Il n’y a pas vraiment de point final à l’amélioration continue ; C’est un processus qui évolue constamment. Un bon cadre vous aide à aller au-delà des solutions rapides vers un système de croissance durable. Si vous continuez à exécuter des cycles courts, à recueillir des données pertinentes, à collaborer honnêtement, à partager ce qui fonctionne et à tirer parti du succès, vous verrez votre organisation s’adapter plus facilement au changement et trouver des gains d’efficacité que la plupart des personnes extérieures ne remarquent même pas.  

Si vous visez à faire évoluer et à maintenir une véritable culture d’amélioration continue, la plateforme iGrafx Process360 Live pourrait être exactement ce dont vous avez besoin. Il est conçu pour vous aider à :  

• Découverte de processus : utilisez les capacités d’exploration des processus pour obtenir des éclaircissements sur la façon dont vos processus fonctionnent actuellement, repérer les goulets d’étranglement et découvrir des moyens d’améliorer les choses.  

• Simulation et tests  : Utilisez des outils de simulation pour tester les modifications de processus dans un environnement sans risque, avant de plonger jusqu’au bout.  

• Conception collaborative des processus : Élaborez des modèles de processus optimisés avec votre équipe afin que les améliorations s’alignent à la fois sur les réalités quotidiennes et les objectifs généraux. Assurez la qualité des informations et la conformité des processus et gérez efficacement le changement.  

• Surveillance des performances : Surveillez en permanence les performances des processus pour vous assurer que les améliorations mises en œuvre produisent les résultats souhaités et prenez des décisions basées sur les données pour d’autres améliorations.  

  

Si cette approche semble être votre prochaine étape, contactez iGrafx et consultez notre essai gratuit pour voir comment vous pouvez commencer.