So sichern Sie sich den Erfolg mit Process Mining: Sechs Schritte, die jedes Unternehmen befolgen sollte

By Roland Woldt

In den letzten Jahren gab es viel Hype um das Process Mining. Unternehmen auf der ganzen Welt setzen Mining-Tools ein, um datengestützte Erkenntnisse zu gewinnen und damit ihre Geschäftsabläufe zu optimieren. So können Sie strategische Ziele direkt angehen, Zeit und Kosten sparen und in letzter Konsequenz ihren Wettbewerbsvorteil weiter ausbauen.

Für viele dieser Unternehmen steht meistens die Strategie des schnellstmöglichen Wachstums im Vordergrund. Im Englischen wird anekdotisch von „More is better“ gesprochen. So besteht teilweise die Überzeugung in der Praxis, dass möglichst viele Prozesse und Systeme direkt in das Process Mining System eingebunden werden müssen. Denn nur so können schließlich die besten Ergebnisse generiert werden, oder?

Dieser Big-Bang-Ansatz im Process Mining macht allerdings nur oberflächlich Sinn. Nur für die Wenigsten Unternehmen macht so ein Vorgehen tatsächlich Sinn. Stattdessen ziehen sich die Process-Mining-Projekte ewig hin und verursachen gleichermaßen Kosten wie Enttäuschungen.

Nicht selten geschieht es, dass zum Projektende einige der Unternehmen den Sinn und Zweck vom Process Mining anzweifeln und sich die Frage stellen, wofür Sie den Aufwand und das Geld investiert haben. Einmal mit schlechten Erfahrungen gebrandmarkt, wird es lange dauern, bis man der Technologie wieder eine Chance gibt – und so verpassen Unternehmen dann langfristig die Vorteile und Fallen hinter dem Markt zurück.

Der transformative Wert von einer Process-Mining-Initiative kann dabei so viel einfacher erreicht werden. Der Schlüssel liegt vor allem darin mit nur etwas kleineren Projekten anzufangen.

Klein anfangen

Zum Start sollte ein einzelner Prozess ausgewählt werden, um den Wert vom Process Mining aufzuzeigen und erst dann empfehlen wir mit dem nächsten Prozess fortzufahren. Für jedes Projekt sollte ein kurzer Zeitrahmen definiert werden, damit schnell erste Ergebnisse generiert werden können, die dann in iterativen Schleifen verbessert werden.

Dieser “Start Small”-Ansatz schafft Momentum in der Organisation. Und was viele Unternehmen erkennen müssen, ist, dass Momentum ein entscheidendes Ergebnis ist.

Mit anderen Worten: Wenn die Mitarbeiter anfangen erste Ergebnisse zu sehen, springt die Begeisterung zum Process Mining schnell über. Es wird dann wahrscheinlicher, dass Mining-Initiativen auf weitere Prozesse und Systeme angewendet werden und mit jedem Schritt einen neuen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, mit den größten Prozessproblemen im Unternehmen zu beginnen. Es scheint intuitiv zu sein, aber direkt die größten Probleme lösen zu wollen ist nicht unbedingt der beste Ansatz.

Groß braucht Zeit, und die Idee ist, sofort erste Vorteile zu sehen. Es ist also viel besser, mit etwas Kleinem und Lösbarem, aber dennoch Wirkungsvollem zu beginnen und die anfänglichen Daten, die in einem Projekt verwendet werden, auf das Wesentliche zu beschränken.

Also, wie macht man das? Wie begrenzen Sie den Umfang Ihres ersten Vorstoßes in das Process Mining und maximieren die Chancen, dass eine Mining-Initiative einen echten Mehrwert für das Unternehmen bringt?

Es ist einfach. Sie unterteilen es in sechs wesentliche Schritte.

Der sechsstufige Process-Mining-Projektansatz

Um die Erfolgschancen zu maximieren, müssen Sie mit einem klaren Ziel und Zeitrahmen vor Augen beginnen und die Iteration von Anfang an in das Projekt einbauen. Diese Konzepte sind in der folgenden Abbildung zusammengefasst:

Schauen wir uns nun an, was das alles in der Praxis bedeutet.

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Strategie

Warum starten Sie überhaupt eine Process-Mining-Initiative? Möglicherweise möchten Sie die betriebliche Effizienz verbessern. Aber was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Wie sieht ein guter Prozess aus? Und auf welchen Prozess zielen Sie ab?

Sie können dies noch weiter aufschlüsseln, indem Sie einen Makroprozess (z. B. Source-to-Pay) in kleinere Abschnitte aufteilen. Ihr Fokus könnte also darauf liegen, einen Teilprozess von Source-to-Pay, wie z. B. die Kreditorenbuchhaltung, zu verbessern.

Sobald Sie diese Punkte definiert haben, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Hypothesen zu bestimmen.

Zum Beispiel: “Unser interner Incident-Management-Prozess läuft nicht reibungslos und ein großer Prozentsatz der Incidents scheint eskaliert zu werden. Es könnte an der schlechten Qualität der Ausrüstung liegen oder regionsabhängig sein.”

In dieser Phase benötigen Sie sowohl eine allgemeine Ansicht als auch spezifische Ziele. Diese Ziele bestimmen die nächsten Schritten Ihres Miningprojekts und Sie dienen maßgeblich für die Erfolgsbestimmung am Ende des Projekts.

Schritt 2: Extrahieren von Systemprotokollen

Der zweite Schritt beginnt mit der Identifizierung der IT-Systeme, die Sie untersuchen müssen, um Ihre Hypothesen zu beantworten. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie ein Verständnis Ihres Prozesses auf “Serviettenebene” haben (d. h. einen allgemeinen Ablauf mit Boxen und Pfeilen).

Sobald Sie die beteiligten Systeme identifiziert haben, ist es an der Zeit, Systemprotokolle für die Verwendung in der nächsten Phase zu extrahieren. Denken Sie auch hier daran, die Dinge einfach zu halten.

Der Kern dessen, was Sie benötigen, sind drei Daten: eine Case-ID (mit der Sie Schritte durch den Prozess und systemübergreifend verfolgen können), Durchführungsschritte (Aktivitätsnamen) und Zeitstempel (wann findet jede Aktivität statt und wie lange dauert sie?). Sie müssen in der Anfangsphase nicht jedes zusätzliche Attribut extrahieren, das sich auf Ihre Fälle bezieht.

In dieser Phase kann es verlockend sein, Ihr Process-Mining-Tool direkt mit Systemen zu verbinden, um Daten nahezu in Echtzeit zu extrahieren. Aber obwohl dies auf lange Sicht einen enormen Mehrwert hat, erhöht es für das erste kleine und fokussierte Miningprojekt unnötig die Komplexität und den Zeitbedarf. Nach erfolgreichem Projektabschluss bietet sich die Echtzeitanbindung dann als natürlichen nächsten Schritt an.

Schritt 3: Erstellen eines Ereignisprotokolls

Mit den rohen Systemdaten in der Hand kann ein grundlegendes Datenmodell erstellt werden. Dies erfolgt in drei Schritten:

Schritt 4: Referenzmodell erstellen

Jetzt ist es an der Zeit, über das Verständnis auf Serviettenebene hinauszugehen und sich mit den Grundlagen zu befassen, wie Ihr Prozess funktionieren soll.

Das bedeutet, dass Sie ein Referenzmodell, ein BPMN-Diagramm mit den Rollen, Schritten und Logiken Ihres gesamten Prozesses erstellen müssen. Im Wesentlichen beantworten Sie die Frage: “Wie soll dieser Prozess ablaufen?”

Die Antwort darauf kann nur eine Grundstruktur für Ihren Prozess sein. Oder es könnte damit zu tun haben, ob dieser Prozess SLA-Ziele oder ISO-Vorschriften erfüllt, oder eines von Millionen anderer Dinge. Dieses Referenzmodell dient nun als zusätzliche Dateneingabe für Ihre Analyse und hilft Ihnen, die Konformität zu überprüfen, d.h. funktioniert Ihr tatsächlicher Prozess so, wie es die ideale Version vorgibt? Oder machen Ihre Mitarbeiter und Systeme etwas ganz anderes?

Es ist wichtig anzumerken, dass dieser Schritt je nach Kontext und Hypothese nicht immer notwendig (oder sogar nützlich) ist. Wenn Sie beispielsweise herausfinden möchten, warum die Lösung von Vorfällen so lange dauert, müssen Sie die Konformität möglicherweise nicht überprüfen, während Sie dies bei Compliance-Problemen mit ziemlicher Sicherheit tun müssten.

Im Idealfall erhalten Sie in diesem Schritt jedoch ein Verständnis dafür, wie ein Prozess funktionieren sollte. Dann kann verglichen werden, wie die Differenz zum gegenwärtigen Status Quo aussieht in Echtzeit aussieht und wie die spätere Adaption aussieht.

Schritt 5: Analysieren Sie Ihren Prozess

Anhand der Informationen, die Sie in den vorherigen Schritten gesammelt haben, können Sie endlich mit der Analyse Ihres Prozesses beginnen. In dieser Phase kann viel eine Rolle spielen, und die analysierten Faktoren lassen sich auf Ihre ursprünglichen Hypothesen und Ziele zurückführen. Einige allgemeine Überlegungen in dieser Phase sind:

Häufigkeit: Wie oft tritt jeder Prozesspfad auf? Wenn zum Beispiel nur 5 % Ihrer Prozesse schief gehen, ist das möglicherweise kein großes Problem. Aber wenn es 85% sind? Jetzt gibt es ein viel größeres Problem und eine potenziell größere Chance einen Mehrwert zu schaffen.

Zeit: Welche Schritte dauern am längsten? Wie lange dauert es von Schritt A nach Schritt B zu gelangen?

Engpässe: Wo bleibt Ihr Prozess stecken? Und was bedeutet das für die weiteren Schritte?

Konformität: Läuft Ihr Prozess so, wie er konzipiert wurde? Wenden die Mitarbeiter Best Practices an? Wird der Prozess in Übereinstimmung mit den internen Richtlinien und externen Vorschriften durchgeführt?

Ein gutes Tool ermöglicht es Ihnen, diese Faktoren zu visualisieren, genau zu sehen, wo Probleme auftreten, und diese Daten so zu präsentieren, dass jeder Beteiligte sie leicht verstehen kann.

So kann die Analyse den relevanten Stakeholdern innerhalb des Unternehmens präsentiert werden. Gemeinsam kann dann im nächsten Schritt die Analysequalität betrachtet werden. Gegebenfalls ist es an der Zeit sich neu zu fokussieren oder Ihre Hypothesen zu ändern. Dies kann bedeuten, dass Sie zu Ihrem Datenmodell zurückkehren oder Ihre Systeme und Protokolle erneut überprüfen müssen, um die Daten zu extrahieren, die zur Beantwortung neuer Fragen erforderlich sind.

Der Schlüssel zum Erfolg ist das iterative Arbeiten. Der kürzere Zeitrahmen, der mit der anfänglichen Bewältigung kleinerer Projekte verbunden ist, macht es viel einfacher, herauszufinden, worauf man sich konzentrieren sollte.

Schritt 6: Chancen finden

Zu guter Letzt sollten Sie das Gelernte – das Wie, Was und Warum Ihres Prozesses – in Prozessverbesserungen umgewandelt werden. Dieser Schritt führt direkt zu Ihrer ursprünglichen Frage zurück: Wie sieht ein guter Prozess aus? Und was sind die Faktoren, die sie zurückhalten?

Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen bei der Entscheidung, was die nächsten Schritte des Unternehmens sein sollten. Je nach Kontext kann dies bedeuten, dass Sie bestimmte Teile Ihres Prozesses automatisieren müssen. Oder das Hinzufügen von Mitarbeitern oder Maschinen, um einen Engpass zu beheben.

Der Punkt ist, dass Sie durch die Herangehensweise an ein kleineres Projekt schnell potenzielle Lösungen für Probleme gefunden haben, anstatt wie bisher Monate (oder sogar Jahre) und Hunderte und Tausende von Euro auszugeben, bevor Sie eventuell Möglichkeiten finden, den Geschäftswert zu steigern.

Wenn Sie den Stakeholdern Lösungen präsentieren, stellen Sie sicher, dass sie in einem “entscheidungsbereiten Format” vorliegen, das die Optionen und Kompromisse aufzeigt (“Wenn Sie sich in Bezug auf Zeit oder Kapazität verbessern, können Ihre Kosten steigen”) und was Ihre Empfehlungen sind (“Sie können A, B oder C tun, aber ich empfehle A, weil es den höchsten Return on Investment bietet”).

Prozess in Vorteil verwandeln

Im Laufe der Zeit summiert sich der Wert, der durch die Nutzung dieses sechsstufigen Ansatzes über mehrere Projekte hinweg erzielt wird, zu etwas viel Größerem: einer transformierten Prozesslandschaft und einem miteinander verbundenen Satz von Systemen, die optimal funktionieren.

Zusammen mit den Prozessdesign- und Simulationsfunktionen, die die iGrafx Process360 Live-Plattform bietet, einschließlich der Möglichkeit, zu simulieren, wie sich vorgeschlagene Prozessänderungen in Zukunft auswirken werden, ist es möglich, optimierte und ideale Versionen jedes analysierten Prozesses zu erstellen. Versionen, die Ergebnisse und einen echten Return on Investment liefern.

Um dorthin zu gelangen, muss man jedoch nicht alles an die Wand werfen, um zu sehen, was hängen bleibt. Es geht darum, einen kleinen und wirkungsvollen Anfang zu machen, der sich zu der Art von Prozessexzellenz entwickelt, die Ihre Prozesse in einen echten Geschäftsvorteil verwandelt.

Getting there, however, isn’t a case of throwing everything at the wall to see what sticks.
It’s about making a small and impactful start that will snowball into the kind of process
excellence that transforms your processes into a real business advantage.

Wenn Sie mit Process Mining beginnen möchten, wenden Sie sich noch heute bei iGrafx.