Vom Geschäfts- prozessdiagramm zum Geschäfts- prozessmodell: Was jedes Unternehmen wissen muss

Von Max Smith, Senior Director, Produktmarketing 

Für viele Unternehmen beginnt der Weg zur Geschäftsprozessexzellenz mit einer einfachen Frage: Wie laufen unsere Prozesse ab und können wir sie verbessern? Diese Frage führt oft dazu, dass Führungskräfte in Tools zur Erstellung von Prozessdiagrammen wie Microsoft Visio oder Lucidchart investieren. 

Diese Tools wurden entwickelt, um dem Unternehmen zu helfen, einen bestimmten Prozess zu visualisieren. Sie bieten einen Ausgangspunkt für das Prozessgespräch – eine Blaupause für die Überlegung, wie Prozesse verbessert werden könnten, und einen Überblick darüber, wo etwas schief laufen könnte. 

Es ist ein wichtiger Schritt in Richtung Prozessexzellenz, aber es ist auch nur der erste. Ein Diagramm, so nützlich es auch sein mag, ist nur ein statisches Bild. Es kann nicht den zusätzlichen Kontext liefern, um jeden Geschäftsprozess tiefer zu verstehen.   

Dafür müssen Unternehmen ihre Prozessdiagramme in etwas Dynamisches umwandeln: Geschäftsprozessmodelle. 

Von der Prozesszusammenfassung zur Prozessthese 

Geschäftsprozessmodelle können als ein evolutionärer “Schritt nach oben” gegenüber traditionellen Diagrammen betrachtet werden. Wenn Sie sich ein Diagramm als eine erste Zusammenfassung Ihres Prozesses zu einem bestimmten Zeitpunkt vorstellen, ist ein Modell die ausgereifte These – es enthält alle zusätzlichen Informationen, die erforderlich sind, um Ihren Prozess in reichhaltigen und nuancierten Details zu verstehen. 

Auf der obersten Ebene kann ein Geschäftsprozessmodell immer noch ein Überblick sein – Sie können genau sehen, wie der Prozess von Anfang bis Ende abläuft. Zoomen Sie nun hinein. Bei jedem Schritt liefert das Modell zusätzliche Informationen und Kontext und beantwortet Fragen wie: Wer ist für diesen Schritt oder Teilprozess verantwortlich? Wer muss konsultiert oder informiert werden, wenn Änderungen vorgenommen werden? Was sind die Strategien, Ziele und KPIs, die dieser Prozess zu erreichen hilft? Welche Ressourcen sind erforderlich, um diesen Prozess abzuschließen? Was sind die inhärenten Risiken dieses Prozesses und wie werden sie gemindert? 

Zoomen Sie nun heraus. Sie können sehen, wie dieser Prozess mit anderen Prozessen verbunden ist.  Prozessmodelle definieren auch Teile Ihres Unternehmens (Systeme, Mitarbeiter, interne Richtlinien usw.), die in mehreren Prozessen auftreten. Mit anderen Worten, Sie können einen Bericht ausführen, der jeden Prozess oder Prozessschritt anzeigt, an dem eine Person oder ein Team beteiligt ist. 

Im Gegensatz dazu sind Prozessdiagramme in der Regel isoliert. Jeder kann Informationen darüber haben, wer an den einzelnen Schritten beteiligt ist, aber der Bezugsrahmen ist auf diesen spezifischen Prozess beschränkt. Es gibt keinen zusätzlichen Kontext in der breiteren Prozesslandschaft. 

Rationalisierung des Prozessmanagements 

Betrachten Sie als Beispiel den Fall des KYC-Prozesses (Know Your Customer) einer Bank. KYC entscheidet letztendlich, ob die Bank mit dem Kunden Geschäfte machen möchte und, was noch wichtiger ist, ob sie dazu berechtigt ist. Es gibt eine Reihe von Überprüfungen, die durchgeführt werden müssen, und regulatorische Richtlinien, die befolgt werden müssen, z. B. um sicherzustellen, dass es sich bei der Person nicht um einen bekannten Terroristen handelt. 

Durch die Modellierung dieses Prozesses werden all diese Details direkt mit den Schritten verknüpft, in denen sie relevant sind, sowie mit allen beteiligten Systemen, Vorschriften und Personen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter, der an dem Prozess arbeitet, sehen kann, was in jeder Phase passieren muss und wer dafür verantwortlich ist. 

Auch die Verbindungen zwischen den Ressourcen in der Geschäftstätigkeit der Bank sind offensichtlich. Auf diese Weise kann die Führung der Bank Compliance-Probleme schnell erkennen – zum Beispiel, dass dieselbe Person oder dasselbe Team für verschiedene Schritte in einem Genehmigungsprozess verantwortlich ist, was gegen die sogenannte Funktionstrennung verstößt. Im Gegensatz dazu könnten diese Zusammenhänge bei einem herkömmlichen Prozessdiagramm unbemerkt bleiben, mit potenziell schwerwiegenden Auswirkungen auf das Finanz- und Reputationsrisiko der Bank. 

Wertschöpfung durch Geschäftsprozessmodellierung 

Prozessmodelle helfen Unternehmen nicht nur dabei, das Prozessmanagement zu verbessern, sondern schaffen auch auf verschiedene andere wichtige Weise Wertschöpfung: 

• Konsistenz: Durch die Verknüpfung von Komponenten sorgen Prozessmodelle für Konsistenz im gesamten Unternehmen, z. B. durch die Definition eines KPI und die Sicherstellung, dass er in verschiedenen Prozessen auf die gleiche Weise gemessen wird. 

• Prozessbeziehungen definieren: Prozessmodelle können auch hierarchische Daten erfassen. Ein Source-to-Pay-Prozess umfasst beispielsweise drei große Teilprozesse: Warenbeschaffung, Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung. In einem Modell sind diese Beziehungen klar definiert und liefern den dringend benötigten Kontext darüber, wo jeder Schritt oder Teilprozess in das Gesamtbild passt. 

• Schnelles Onboarding:  Detaillierte Informationen darüber, wie verschiedene Systeme und Prozesse funktionieren, sind für das Onboarding neuer Mitarbeiter und Teams von unschätzbarem Wert. Der zusätzliche Kontext eines Prozessmodells stellt sicher, dass sie sofort loslegen und genau wissen, wo sie die Informationen finden, die sie benötigen, um produktiv zu sein. 

• Effiziente Audits:  Informationen, die in Prozessmodellen dokumentiert sind, sind leicht zugänglich, sodass Unternehmen während eines Audits schnell nachweisen können, dass sie die Vorschriften einhalten. Sie können auch im Voraus überprüfen, ob die Prozesse die richtigen Schritte durchlaufen.  

• Verbesserte Entscheidungsfindung: Die aus der Prozessmodellierung gewonnenen Erkenntnisse können Führungskräften auch dabei helfen, schnell und effizient Entscheidungen zu treffen, die sich auf ihr Geschäft auswirken, z. B. die Erhöhung der Mitarbeiterzahl in einem angeschlagenen Team oder die Identifizierung von Prozessen, die sich gut für die Automatisierung eignen. 

Mit Prozessmodellen Erkenntnisse gewinnen 

Je mehr Unternehmen ihre Prozesse modellieren, desto größer sind die oben genannten Vorteile. Die Prozessmodellierung beantwortet das Wer, Was, Warum, Wann und Wie des Prozessbetriebs und schafft tiefere Einblicke in das gesamte Unternehmen. 

Infolgedessen beginnt das Unternehmen, das Layout seiner Prozesslandschaft zu verstehen. Es wird einfacher, Prozesse zu erkennen, die ineffizient erscheinen, oder die Art und Weise zu standardisieren, wie Prozesse über verschiedene Abteilungen oder Büros hinweg ablaufen. 

Im Laufe der Zeit entsteht ein “digitaler Zwilling” des Unternehmens – eine Darstellung, die aufzeigt, wie die Prozesse des Unternehmens in der Gegenwart ablaufen, und eine bessere Vorstellung davon vermittelt, wie in Zukunft am besten Wert geschaffen werden kann.  

Den Wechsel vollziehen 

Wenn all dies nach genau dem klingt, was Ihr Unternehmen braucht, ist die gute Nachricht, dass es mit der richtigen Software einfach ist, Prozessmodelle von Grund auf neu zu erstellen. 

Wo Unternehmen jedoch auf Herausforderungen stoßen können, ist die Umwandlung ihrer bestehenden Diagramme in Prozessmodelle. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn diese Diagramme nicht den BPMN-Standards entsprechen – das heißt, sie können nicht einfach in das standardisierte Format übersetzt werden, das für die Verwendung in Prozessmodellen oder anderen Prozessoptimierungsinitiativen erforderlich ist. 

In diesen Fällen kann es entmutigend erscheinen, sich auf die “Optimierung” vorzubereiten. Unternehmen, die damit konfrontiert sind, alle ihre vorhandenen Diagramme manuell in Modelle übersetzen zu müssen, können sich einfach abmelden und auf die enormen Vorteile der Prozessmodellierung verzichten. 

Vorbereitungen für die Optimierung mit iGrafx 

Um dieser Herausforderung zu begegnen, enthält die neueste Version von iGrafx für unsere Process360 Live-Plattform ein Tool, das Diagramme aus Programmen wie Visio und Lucidchart automatisch in BPMN-Approximationen nach bestem Wissen und Gewissen umwandelt. Von dort aus können Unternehmen ihre nächsten Schritte unternehmen – Prozesse und Verbindungen modellieren, um ihre Prozesslandschaft besser zu verstehen und einen operativen Vorteil aufzubauen, der den Geschäftswert weit in die Zukunft steigern kann. 

Dies ist jedoch erst der Anfang. Die Anreicherung Ihrer Modelle mit realen Systemdaten, die Simulation vorgeschlagener Änderungen und die Bewertung der Vorteile sind in Sicht. Die Fokussierung auf den Übergang von Diagrammen zu Modellen ist ein wertvoller Schritt, der sich auszahlen wird und den Grundstein für erweiterte Funktionen in der Zukunft legt. 

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