Warum Business Process Management (Software)?
Um zu verstehen, warum Business Process Management (BPM) so wichtig für jedes Unternehmen ist, muss man zunächst wissen, was BPM überhaupt ist. Eine einheitliche Definition zu finden, ist jedoch schwieriger, als man denkt, weil BPM für unterschiedliche Personengruppen eine ganz unterschiedliche Bedeutung hat. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen blickt aus der Sicht seiner Position und seiner individuellen Aufgaben auf das Geschäftsprozessmanagement und definiert den Begriff anders.
Für den einen ist Business Process Management reine Technologie. In diesem Fall ist BPM so etwas wie die Evolution der Anwendungsentwicklung und Workflow Management sowie die Automatisierung von Prozessen das Ziel. Für andere steht die Optimierung von Prozessen im Mittelpunkt des BPM: Hier wird eine Fülle fortschrittlicher Methoden wie Lean Six Sigma, CI oder TQM angewendet. Viele sehen in BPM auch einen Weg, den Wandel voranzutreiben oder den Mitarbeitern zu verdeutlichen, wie gearbeitet werden soll. Und für wieder andere ist BPM eine hervorragende Methode, um bestehende Abläufe sichtbar zu machen. Die Liste ließe sich ewig weiterführen…
Keine dieser Definitionen ist falsch, aber jede spiegelt für sich nur einen kleinen Ausschnitt aus dem Gesamtbild wieder, betrachtet aus der engen Perspektive einer bestimmten Rolle oder Funktion. Jede dieser Komponenten ist nur ein Teil des Gesamtkonzepts BPM. Unternehmen, die diese Komponenten isoliert betrachten, hindern sich selbst an der Umsetzung eines ganzheitlichen BPM-Konzepts und können die vielen Vorteile, die Prozess Management mit sich bringt, nicht voll ausschöpfen. Ein Beispiel ist die Automatisierung von Prozessen, die zwar Bestandteil des BPM-Konzepts ist, aber niemals das gesamte Konzept ausmachen sollte. Oft werden Prozesse sogar in einer Business Process Management Software verwaltet, optimiert und überwacht, ohne dass sie jemals automatisiert wurden. Es ist ebenso möglich, ineffiziente Prozesse zu automatisieren, was nicht als BPM bezeichnet werden kann.
Business Process Management ist ein ganzheitlicher, systematischer Ansatz zur Optimierung der Geschäftsergebnisse
Zunächst muss ein Unternehmen verstehen, WAS getan wird, WARUM, WO, WANN, von WEM, WIE und WOMIT. Nur dann lassen sich Methoden und Tools wie etwa eine Prozessmanagement Software einsetzen, um mit geringstmöglichem Kostenaufwand die besten Ergebnisse zu erreichen – über einen festgelegten Performancezeitraum hinweg ist das die Essenz des BPM.
Durch Business Process Management und das richtige Tool lassen sich Geschäftsfunktionen auf die Bedürfnisse der Kunden abstimmen. Führungskräfte können auf diese Weise festlegen, wie Ressourcen eingesetzt und gemessen werden sollen und können KPIs in Echtzeit und im Unternehmenskontext überwachen. Bei richtiger Umsetzung wirkt BPM effizienz- und produktivitätssteigernd, Kosten werden gesenkt und Fehler und Risiken verringert. Werden die Best Practices des Geschäftsprozessmanagement richtig umgesetzt, sorgen sie für ein solides Finanzmanagement, Transparenz bezüglich der Erreichung der Geschäftsziele und eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch eine transparente Customer Journey. Unternehmen profitieren von spürbaren Vorteilen:
• Umsatzsteigerung
• Kostensenkung
• Compliance & Risikomanagement
• Verbesserte Produktivität
• Verbesserte Kundenzufriedenheit
• Innovations- und Transformationsfähigkeit
Das Ergebnis einer Studie von YAVEON und BearingPoint zeigte, dass gut die Hälfte (58 Prozent) der befragten Unternehmen an der Optimierung von Geschäftsprozessen arbeitet, was den Einsatz einer Prozessmanagement Software und geeigneter Methoden erfordert, während 26 Prozent Maßnahmen hierzu geplant, aber noch nicht begonnen haben.
Laut einem Bericht von Gartner erreichen 80% der Unternehmen, die BPM-Projekte bereits durchführen, eine interne Rentabilitätsziffer von über 15%. Durch BPM Tools können auch bereits bestehende Investitionen, insbesondere IT-Investitionen, rentabler gemacht werden. Es sollte also neuer Wert aus dem Kapital geschöpft werden, das in Technologien steckt, und IT-Budgets nicht nur dafür aufgewendet werden, Systeme am Laufen zu halten.
Nahezu alle Unternehmen müssen mit einer verschärften Wettbewerbssituation zurechtkommen. In manchen Fällen ist die Globalisierung die Ursache für den steigenden Konkurrenzdruck, manchmal ein schwacher lokaler Markt. Weil die Markteintrittsbarrieren für neue Firmen fallen, müssen bestehende Anbieter in einem wirtschaftlich unsicheren Umfeld härter um neue Marktanteile kämpfen als früher. Um dem Wettbewerb auf dem heutigen Markt standzuhalten, müssen sich Unternehmen einen Vorsprung sichern, der beispielsweise durch eine Geschäftsprozessmanagement Software, Prozessmodellierungswerkzeuge mit leistungsstarken Standards wie BPMN 2.0 oder weitere Business Process Management Software Tools erzeugt werden kann. BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation 2.0) ist der aktuelle Standard zur Geschäftsprozessmodellierung. Er erlaubt, Prozesse grafisch abzubilden und für die gesamte Organisation transparent darzustellen. Können sich Unternehmen diesen Vorsprung nicht sichern, entgehen ihnen im besten Fall Gewinne. Im schlechtesten Fall werden sie buchstäblich von der Konkurrenz überrannt. Geschäftsprozessmanagement ist eine erfolgskritische Geschäftskompetenz geworden.
Innovations- und Transformationsfähigkeit sind angesichts der extremen Marktentwicklungen der heutigen Zeit immer wichtiger geworden. Die Optimierung von Prozessen ist für Unternehmen ein Weg, diese Fähigkeit zu erreichen. Ein ausgefeiltes BPM-Konzept hilft Unternehmen, durch Veränderung und Innovation mehr geschäftlichen Wert zu schöpfen. Business Process Management ist eine erfolgskritische Geschäftskompetenz geworden.