Warum Komplexität ganz einfach ist
Was ist Komplexität?
Komplexität kann Unternehmen ganz schön zu schaffen machen! Sie treffen mit ihren Zielen in der Regel auf zwei Arten der Komplexität – eine komplexe äußere Umwelt (Markt- oder Umweltkomplexität) sowie die selbst geschaffene und wachsende innere Komplexität als Reaktion auf die äußeren Einflüsse und Marktveränderungen. Die wachsende Komplexität beeinflusst unmittelbar die Kostenstruktur des Unternehmens und führt so unter anderem zu steigenden Entwicklungs- oder Qualitätskosten. Eine mangelnde Transparenz über Schwachstellen und Engpässe entlang der gesamten Wertschöpfungskette übt zusätzlichen Kostendruck aus. Des Weiteren beeinflusst die Komplexität die Wettbewerbsfähigkeit und Schlagkräftigkeit von Unternehmen in ihren Zielmärkten – die Aktions- und Reaktionszeiten verlangsamen sich deutlich und die langfristige Effektivität des Vertriebssystems ist gefährdet. Aber was bedeutet Komplexität eigentlich genau? Und wie kriege ich sie in den Griff? Lassen Sie mich dazu einen kurzen Ausflug in die Wissenschaft machen…
Thesen des Komplexitätsmanagements
Der Begriff der Komplexität (lat. complexus: zusammengeknüpft, verwoben, vernetzt) beschreibt den Umstand, dass ein System eine hohe Vielzahl und Vielfalt von Zuständen annehmen kann, sei es auf Ebene der Elemente und deren Beziehungen oder aber hinsichtlich der Veränderlichkeit und deren Beziehungen zueinander. Günther Schuh, Inhaber des Lehrstuhls für Produktionssystematik an der RWTH Aachen, fasst das Komplexitätsmanagement in sieben Thesen zusammen. In seinen Ausführungen wird deutlich, dass unter anderem ein sauber strukturiertes und gut organisiertes Prozessmanagement einer der Erfolgsfaktoren für erfolgreiches Komplexitätsmanagement ist. Die Umsetzung und Integration eines solchen Management-Systems verlangt auch immer echtes Committment der obersten Führungsebene. Und somit sind wir auch schon beim Thema Business Process Management (BPM) angelangt. BPM sollte immer die drei Hauptstrategien des Komplexitätsmanagements beinhalten:
- Komplexitätsreduzierung auf kurzfristige Sicht
- Mittelfristige Beherrschung der Komplexität
- Komplexitätsvermeidung auf lange Sicht
Erfolgsfaktor BPM
Ein zufriedener Kunde entsteht dadurch, dass die von ihm nachgefragten Leistungen in der verein-barten Zeit, in der vereinbarten Menge und zum vereinbarten Preis vom Unternehmen erbracht werden. Und dies nach Möglichkeit so häufig wie eben nachgefragt und in der stets gleichen oder besseren Qualität. In aller Regel ist hierzu das koordinierte und reibungsfreie Zusammenspiel unterschiedlichster Funktionen, Bereiche, Abteilungen, Teams und Mitarbeitern eines Unternehmens ausschlaggebend. Mit einer umfassenden Prozessmanagement Software lassen sich eben diese Bedürfnisse der Kunden mit den Geschäftsfunktionen in Einklang bringen. Die Prozessmodellierung ermöglicht es, Geschäftsabläufe aufzuzeichnen und abteilungsübergreifende Verantwortlichkeiten darzustellen. Auch komplexe Prozesse werden durch eine Modellierung greifbarer und können von den Beteiligten besser verstanden und weiterführend kommuniziert werden. Eine interdisziplinäre Kommunikation ist notwendig, um Schnittstellen zu reduzieren und die Aktivitäten zur Erbringung der vom Kunden erwarteten Performance gezielt abzustimmen. Das A und O für BPM und eine unternehmensweite Transparenz? Das ist Kollaboratives Arbeiten!
Wenn ein Traum Wirklichkeit wird
… oder weniger romantisch ausgedrückt: Visionen können zur Realität und Ziele leichter erreicht werden, wenn ein Unternehmen BPM erfolgreich einsetzt. Durch Messung der Ziele anhand definierter Messgrößen wird also die Basis für umfassenden Geschäftserfolg gelegt.
Mithilfe von BPM lässt sich die Komplexität eines Unternehmens abbilden, wobei Komplexität hierbei verschiedene Ausprägungen annehmen kann. Zum einen werden Prozesse dargestellt, die sich beispielsweise durch viele Beteiligten und Rollen als komplexes grafisches Abbild erweisen. Zum anderen ist auch die Organisationsstruktur als solche komplex. Relationen zwischen Prozessen und Verantwortlichkeiten oder dazugehörigen Steuerungselementen sind meist nicht auf den ersten oder zweiten Blick ersichtlich. Effiziente BPM-Systeme zielen daher nicht nur auf die reine grafische Modellierung von Prozessen ab, vielmehr stellen sie die Modellierung der gesamten Unternehmensarchitektur ganz bewusst in den Vordergrund. Verknüpfungen werden abgebildet und lassen sich darüber hinaus umfassend auswerten und analysieren. Ergebnisse aus solchen Analysen wiederum dienen als Informationsquelle zur Optimierung komplexer Prozesse und der Vermeidung von Schnittstellen und zu hohen Reibungsverlusten. Prozessmanagement muss als einer der Erfolgsfaktoren im Unternehmen aktiv gelebt werden, um so die Komplexität zu beherrschen, zu reduzieren und langfristig komplett vermeiden zu können.