Wunsch nach mehr Freizeit – Wie Prozessmanagement dabei helfen kann

Von Gast-Blogger Bernd Ruffing, Managementberater & Prozessmaler.

In der Februarausgabe von Markt und Mittelstand habe ich einen interessanten Artikel entdeckt. In dem Beitrag „Wunsch nach mehr Freizeit“ wird erläutert, wie Unternehmer sich zwar nach mehr Zeit für Familie und Privatleben sehnen, es aber in der Realität nur selten wirklich schaffen, das umzusetzen.

Was die Unternehmer tun

Der Bericht nennt vor allem drei Maßnahmen, mit denen die Unternehmer versuchen, mehr Balance in Beruf und Privatleben zu bringen:

1. Nur 20 Prozent denken, dass private Ziele auch für mehr eigene Zeit sorgen.

2. 55 Prozent versuchen es mit Sport- und körperlicher Fitness. Das dies ein tolles Mittel ist, um Geist und Körper mit der notwendigen Energie zu versorgen, will ich gar nicht bestreiten. Aufgaben können damit sicher produktiver erledigt werden, was ich auch selbst bestätigen kann. Aber wie durch Sport tatsächlich mehr Zeit für Familie & Co herausspringen soll, bleibt mir erstmal schleierhaft. Ich würde sogar das Gegenteil vermuten, da der Sportanteil in der Regel vom Privatzeitkonto abgeht und nicht von der Arbeitszeit.

3. Ganze 59 Prozent versuchen, Aufgaben zu delegieren.

Die Delegation von Aufgaben

Dieser Punkt erregt natürlich meine Aufmerksamkeit. Denn mich würde an dieser Stelle wirklich mal interessieren, wie die Befragten das tun. Jemanden einfach zu sagen, was er tun soll, kann nämlich viele verschiedene Folgen haben, auch die ein oder andere nicht erwünschte:

• Er kommt ständig mit Detailfragen zurück, weil er etwas nicht weiß. In diesem Fall macht das Delegieren vielleicht mehr zusätzliche Arbeit, als wenn man die Aufgabe selbst erledigt hätte.

• Die Aufgabe wird zwar erledigt, auch ohne Rückfragen, aber das Ergebnis ist eigentlich gar nicht das, was man sich vorgestellt hat. Im schlimmsten Fall hat man auch angrenzende Bereiche gar nicht berücksichtigt oder vielleicht mit falschen Daten und Informationen gearbeitet. Die Nacharbeit kostet auch hier wieder viel Zeit und Energie.

• Der Unternehmer selbst ist dazu angehalten, die Erledigung der Aufgaben zu kontrollieren. Sowas geht auch schnell mal unter. Vor allem, wenn es nicht die höchste Priorität hat.

• Wechseln die Mitarbeiter, muss man die Aufgabe wieder von Neuem delegieren.

Prozessmanagement kann Abhilfe schaffen

Prozessmanagement zielt darauf ab, genau zu definieren und zu dokumentieren, wer wann was macht und wie. Durch die zugrundeliegende Strategie können dabei auch Verantwortlichkeiten klar festgelegt werden, immer unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und Wechselwirkungen. Das kann man quasi als „dauerhaftes Delegieren“ bezeichnen. So muss man nicht jedes Mal aufs Neue die Aufgaben verteilen, sondern regelt dies einmalig. Über entsprechende Klassifizierungen von Prozessen kann der Unternehmer auch gut identifizieren, welche Abläufe denn gut zum Delegieren geeignet sind. Und derjenige, der sie erledigen soll, hat immer eine passende Beschreibung, an der er sich entlang arbeiten kann. Ein Win-Win für Unternehmer und Arbeitnehmer.

Fazit: Mehr freie Zeit durch Prozessmanagement

Prozessmanagement bietet Unternehmern gute Möglichkeiten, sich selbst Zeit frei zu schaufeln. Die dauerhafte Delegation von Aufgaben und Verantwortlichkeiten durch eine Organisation der Prozesse ist nur ein Beispiel dafür. Ein weiterer Wunsch der Unternehmer, der in diesem Artikel auch erwähnt wird, lässt sich damit übrigens auch recht einfach erfüllen: „…Komplexität und Mehrbelastung aus dem Job nehmen“. Ja, ich sag es ja immer wieder. Prozessmanagement ist eine Allzweckwaffe.