Kosten reduziert – Prozesse im Griff

Navis beherrscht komplexe Prozesse und heterogene Systemumgebungen mit iGrafx

Technologische Weiterentwicklungen steigern die Effizienz von Geschäftsprozessen und senken die Kosten. Damit erhöht sich für Unternehmen der strategische Druck, ihren Automatisierungsgrad zu steigern. Denn nur so lassen sich die Kosten tatsächlich senken, lässt sich die operative Performance steigern und der Einsatz von Ressourcen optimieren. Ein Ziel, das der Fracht-Terminal-Spezialist Navis mit Hilfe von iGrafx realisiert.

 Der Anspruch von Navis an seine eigenen Lösungen ist hoch. Das Unternehmen setzt globale Technologiestandards für das Management und die Beförderung von Frachten, entwickelt und implementiert Lösungen für Fracht-Terminals in Übersee- und Binnenhäfen weltweit. Damit gibt Navis den Mitarbeitern in den Hafenterminals die Möglichkeit, ihre Abläufe zu optimieren, ihre Produktivität zu erhöhen und Risiken zu verringern.

Um das Informationsmanagement der über den ganzen Globus verteilten Terminals zu verbessern, arbeitet Navis mit neuen Technologien im Bereich Telematik, einem hohen Automatisierungsgrad der Güterumschlagtechnik, effizienter Prozess-Überwachung und der dafür erforderlichen Infrastruktur. Für die Administration werden unter anderem Anwendungen zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und operativem Projektmanagement wie Jira eingesetzt. Analyse und Informationsaustausch laufen überwiegend über Tools wie Confluence, über Word-Files, Excel-Arbeitsblätter und per E-Mail.

Komplexe Verbindungen und Abhängigkeiten

Das Problem dabei: Das komplexe Modell von Verbindungen und Abhängigkeiten lässt sich mit konventionellen Mitteln wie E-Mail, Tabellen und statischen Word-Dokumenten nur unzureichend handhaben. Die auf diesen Wegen ausgetauschten Daten und Informationen sind nicht immer auf dem gleichen Stand und bieten keinerlei Konsistenz beim Transfer und der Wiederverwendung von Informationen.

Hinzu kommt, dass die Navis-Lösungen in sehr heterogenen Infrastruktur-Umgebungen zum Einsatz kommen und mit unterschiedlichsten Soft- und Hardwaremodulen Dritter harmonisch zusammenarbeiten müssen.

Vor diesem Hintergrund gilt es bereits im Vorfeld einer Neuimplementierung oder eines Updates zu klären, welche Auswirkungen das neue Tool oder die neue Funktionalität auf das Zusammenwirken mit allen anderen Prozessen hat. Auch für den umgekehrten Fall muss Vorsorge getroffen werden: Wird etwa eine „Third Party“-Komponente einem Update unterzogen, müssen die Entwickler von Navis schnell und sicher erkennen, wo sie welche Veränderungen an ihren eigenen Tools vornehmen müssen, um Probleme zu vermeiden.

Weltweiter Zugriff auf alle relevanten Informationen und Prozesse

Innerhalb dieser gewachsenen Situation traf Navis eine weitreichende strategische Entscheidung: Man wollte das Online-Geschäft ausbauen und Kunden wie Mitarbeitern einen besseren Zugriff auf alle relevanten Informationen und Prozesse bieten. Zusätzlich wollte man die Arbeit virtueller Teams an großen, verteilten Projekten weltweit verbessern: Die aus Navis-Mitarbeitern, Kunden und weiteren Beteiligten bestehenden Projektteams sollten effizienter zusammenarbeiten können, indem jedes Teammitglied Zugriff auf Informationen in der individuell benötigten Detailtiefe erhält.

Betriebskoordinatoren beispielsweise müssen verstehen, wie sich die Prozesse am Gate darstellen, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Integrationsmanager wiederum müssen die Anwendungen und Schnittstellen des Gate-Prozesses kennen und überblicken. Und Entwickler müssen auf die systemnahen Details jeder Anwendung oder Schnittstelle zugreifen können.

Prozesse der Kunden dokumentieren

Bei dem mit iGrafx umgesetzten Projekt ging es allerdings nicht in erster Linie um die Verwaltung und Transparenz der eigenen Navis-Geschäftsprozesse. Ziel war es vielmehr, die Prozesse der Navis-Kunden zu dokumentieren, die Teil eines IT-Migrationsprojekts zum Austausch des Haupt-ERP-Systems waren.

Dieses Projekt galt es im Rahmen des Zeitplans und des verfügbaren Budgets zu realisieren und auf andere Technologien abzustimmen. Eine sehr komplexe Aufgabenstellung für das Projektmanagement, für deren Bewältigung man sich der iGrafx Tools bediente.

Zu den Zielvorgaben gehörte es, Prozesse und Modelle so in einem Online-Tool zur Verfügung zu stellen, dass die relevanten Informationen schnell erfasst und die Auswirkung potenzieller Veränderungen in Simulationsmodellen dargestellt werden können. Sowohl das gesamte Modell als auch der Zugriff darauf sollten problemlos skalierbar sein. Zusätzlich sollte die zu entwickelnde Lösung das Business Process Management effizient unterstützen,  Möglichkeiten zur Administration von Anforderungen, Prozessen und IT-Infrastruktur schaffen und – natürlich – kostengünstig sein.

Umfangreiche iGrafx-Funktionalitäten

Nach einem Proof-of-Concept, der eine Auswertung einer Kombination von iGrafx Komponenten beinhaltete, hat sich Navis schließlich für iGrafx entschieden. Damit modellieren sie nun ihr eigenes Software-Angebot, um somit kundenspezifische Anwendungen verwalten und optimieren zu können. In der Anfangsphase wurde das Navis-System SPARCS N4 in iGrafx Enterprise Modeler modelliert. Dabei wurde es in einzelne Objekte zerlegt. Die Abhängigkeiten und Beziehungen der jeweiligen Objekte mit anderen Modell-Objekten wurden dabei aufgezeigt und beschrieben, unter Einbeziehung von „Third Party“-Komponenten sowie Software-und Hardware- Abhängigkeiten. Nach mehreren Iterationen stand Navis damit ein Basis-Modell ihrer Lösung zur Verfügung. Navis konnte mit Hilfe der Web-Publishing-Funktionalität der iGrafx Software-Lösung mit Kunden sowie Drittanbietern gleichermaßen gut zusammenarbeiten. Des Weiteren konnte damit, sowie mit der grafischen Prozessanalyse-Software von iGrafx, das Basis-Modell mit den Geschäftsprozessdokumenten der Kunden einfach und übersichtlich abgestimmt werden. Als Objekte und Dokumente entsprechend angepasst waren, war es für alle Beteiligten einfacher zu erkennen, wo existierende Prozesse durch das Navis-System verbessert oder automatisiert werden müssen und auch, wo die Funktionalität des Systems weiter optimiert und entwickelt werden sollte. Das Ziel: Die Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden noch besser erfüllen. Wo zusätzliche Funktionalitäten identifiziert wurden, konnten mit iGrafx schließlich ganz einfach neue Objekte geschaffen und angelegt werden.

Sehr leicht bedienbar

Sanket Sheth, Technical Service Manager EMEA & SA bei Navis, zeigte sich nach der Installation sehr zufrieden: „Die iGrafx Tools erwiesen sich als sehr leicht bedienbar und die Trainer als ausgesprochen hilfreich und sachkundig. Schon nach fünf Schulungstagen konnten unsere Mitarbeiter die iGrafx Tools eigenständig einsetzen und Prozessmodellierungen und Simulationsmöglichkeiten nutzen. Wir haben die unmittelbaren Ziele erreicht,“ freut sich Sanket Sheth. „Dazu gehört zum Beispiel die Modellerstellung für Anforderungen und Messgrößen im Rahmen von Vertriebsprozessen und den Einsatz von Prozessmodellierung zum besseren Verständnis von Prozessen.“

Ein Ergebnis des gesamten Projekts sei, „dass unsere Kunden strukturierter mit unserem Projektmanagement zusammenarbeiten.“ Dies gelte auch in umgekehrter Richtung für das Management und den Umgang mit Anforderungen durch Navis. „In unseren größeren Projekten beginnen wir jetzt viel früher und detaillierter mit der Identifikation und Aufschlüsselung der einzelnen Anforderungen. Dieses strukturierte Vorgehen zieht sich durch die Projekte durch und reicht bis in die `post go-live´ Phasen hinein.“

Auch die Modellierung operativer und administrativer Prozesse entlang der Anforderungen für den Betrieb eines Terminals seien wesentlich detaillierter und aussagekräftiger. Inzwischen beziehe man zusätzlich zu Anforderungen und Business-Prozessen Akteure, Rollen und Organisationen in die Planungen ein und schaffe damit sehr genaue Wegskizzen durch das Projekt unter Berücksichtigung von Rollen und Metadaten, erklärt Sanket Sheth. „Dies ermöglicht eine bessere Visualisierung der Projekte sowohl für interne wie externe Organisationen.“

Die iGrafx Anwendung laufe sehr stabil, auch Aktualisierungen seien weitgehend problemlos machbar, so der Navis Manager. Vor allem: „Wir verstehen jetzt die Prozesse unserer Kunden besser. Die je nach Zugang oder Company unterschiedlichen Sichtweisen sind für uns transparent und nachvollziehbar geworden.“