Erstellung eines digitalen Zwillings einer Organisation: Drei Schritte zum Erfolg

Von Max Smith, Senior Director of Product Marketing 

Schlagwörter kommen und gehen in der Geschäftswelt, aber eines der hartnäckigsten in den letzten Jahren ist die Idee eines “digitalen Zwillings”.  

Ein digitaler Zwilling ist ein virtuelles Modell eines Objekts, Systems oder Prozesses. Es kann beispielsweise verwendet werden, um die Komplexität des HLK-Systems eines Gebäudes darzustellen oder die elektronischen Systeme in einem Flugzeug zu modellieren. Oft begegnet uns der Begriff auch in Verbindung mit ähnlich weit gefassten Begriffen wie “digitale Transformation” oder “digitaler Prozesszwilling”. Diese Begriffe versprechen, Ihre Geschäftsprozesslandschaft zu revolutionieren und die betriebliche Effizienz zu steigern. Und in manchen Kontexten können digitale Zwillinge das problemlos tun. Sie können sich beispielsweise bei der Optimierung von Prozessen innerhalb einer Fabrik als wertvoll erweisen.  

Aber wenn Sie das Konzept jemals als eine Möglichkeit zum Aufbau eines “digitalen Zwillings einer Organisation” (DZO) untersucht haben, war das, was Sie gefunden haben, wahrscheinlich viel weniger dynamisch und schlecht definiert. 

Versuche, von so etwas wie der Fabrikhalle zu den abstrakteren, miteinander verbundenen Prozessen eines Unternehmens zu gelangen, können oft zu kurz greifen. Sie greifen auf eine statische virtuelle Repräsentation zurück und nicht auf ein lebendiges Modell der Funktionsweise der Organisation.  

Um es ganz offen zu sagen: Was Sie am Ende haben, ist eine Karte. Großartig, aber was nun? Was machen Sie damit? Wie verändert dies Ihr Unternehmen und steigert die betriebliche Effizienz? 

Wenn die Antworten auf diese Fragen ausbleiben, legen viele Führungskräfte die gesamte Idee des digitalen Zwillings zugunsten einer besser definierbaren Strategie auf Eis.  

Das ist zwar verständlich, aber auch eine riesige verpasste Chance. 

Wenn es richtig gemacht wird, kann der Aufbau eines DZO Ihrem Unternehmen helfen, enorme Gewinne zu erzielen – verbesserte Produktivität, geringere Kosten und konforme Abläufe. 

Wie sieht also ein echter DZO aus? 

Ein echter DZO ist mehr als eine flache Abbildung Ihrer Prozesse. Es ist eine lebendige, atmende, virtuelle Abbildung. Es ermöglicht Ihnen, Prozessergebnisse vorherzusagen und zu verwalten und die Leistung in Echtzeit zu verfolgen. 

In diesem Zusammenhang ist die Definition, wie einzelne (oder mehrere) Prozesse aussehen, nur der erste Schritt. Ein DZO sollte Sie auch in die Lage versetzen, die Prozessleistung zu messen und zu verfeinern. Sie sollten in der Lage sein, Prozessänderungen zu simulieren und vorherzusagen, bevor Sie in der Praxis in sie investieren.  

Um dies zu erreichen, benötigen Sie eine Plattform, die Prozessintelligenz liefert, die Ihre Mitarbeiter und Prozesse ergänzt. Sie benötigen auch eine klare Roadmap dafür, wie Sie sie nutzen können, um einen tiefen Prozesswert zu erschließen. 

In drei Schritten zum Aufbau eines umfassenden digitalen Zwillings Ihres Unternehmens 

Im Großen und Ganzen kann der Aufbau eines DZO in drei Schritte unterteilt werden. Jeder der folgenden Abschnitte fasst einen dieser Schritte sowie die Tools und Funktionen zusammen, die Sie benötigen, um einen digitalen Zwilling zu erstellen, der einen realen Geschäftswert bietet. 

Schritt eins: Entdecken 

Der erste Schritt besteht darin, zu dokumentieren und virtuell nachzubilden, wie Ihr Prozess (oder Ihre Prozesse) im wirklichen Leben ablaufen. Dazu gehören einzelne Prozessschritte zur Modellierung einer End-to-End-Prozessfunktion, sowie die Zusammenhänge und Abhängigkeiten mit anderen Prozessen. Zusätzlich zum Was und Wie sollten Sie auch das Wer, Warum und Wann abdecken.   

Dabei werden sowohl Process Mining als auch Prozessmodellierung eingesetzt. Mit der Modellierung können Sie alle Personen ermitteln, die mit einem Prozess verbunden sind, RACI-Rollen, die verwendeten Systeme, einzuhaltende Vorschriften und alle anderen Metadaten definieren, die für den Prozess relevant sind. 

Sie sind in der Lage, aus den digitalen Brotkrümeln, die Ihre IT-Systeme bereits produzieren, automatisch Prozesslandkarten zu generieren. Sie können die Anreicherung fortsetzen, indem Sie systemfremde Prozessschritte modellieren. 

Im Idealfall befinden sich die Informationen, die Sie in dieser Phase erfassen, in einem zentralen Prozess-Repository. Indem Sie alle Prozessinformationen an einem Ort aufbewahren, können Sie Prozesse organisieren und dokumentieren, um jeden einzelnen Prozess und seine Zusammenhänge leichter zu verstehen. Mit anderen Worten, Sie können Ihre Prozesse im Kontext sehen.  

Und das ist noch nicht einmal das Beste.  An dieser Stelle ist es immer noch das gleiche langweilige statische Modell, das wir am Anfang beschrieben haben. Process Mining gibt auch Aufschluss darüber, wie der Prozess in der Realität abläuft. Sie können messen, wie schnell, effizient und konform der Prozess wirklich ist. Und noch besser: Sie können die Ursachen von Ineffizienzen analysieren, sowohl die, von denen Sie wissen, dass Sie danach gesucht haben, als auch die, von denen Sie nicht gesucht haben. (Es ist absolut verblüffend, wie viele Unternehmen keine Ahnung haben, dass sie Rechnungen systematisch doppelt bezahlen) 

Denken Sie daran, dass die meisten Unternehmen realistischerweise nicht von Anfang an ein perfektes Gespür dafür haben, wie ihre Prozesse funktionieren. Sie werden auch nicht jeden Prozess abgebildet haben, um für die nächsten Schritte bereit zu sein. Ziel ist es, ein vollständigeres Bild Ihrer Prozesslandschaft zu erhalten. 

Zu diesem Zeitpunkt wissen wir, wie unsere Prozesse heute funktionieren und in welchem Kontext. Wir wissen, wie sie abschneiden, wo die Engpässe liegen und was die Ursachen für diese Engpässe sind. Es ist endlich an der Zeit, vom “Ist-Zustand” zum “Soll-Sein” überzugehen. 

Zweiter Schritt: Design 

Mit dieser neuen Perspektive können Sie beginnen, Antworten auf Fragen zu formulieren wie: Wie kann das Unternehmen diesen Prozess verbessern? Und: Wie lassen sich Probleme vermeiden? 

Sie möchten Blaupausen für zukünftige Änderungen erstellen, indem Sie alle erhaltenen Informationen verwenden. Dies sollte eine gemeinschaftliche Übung sein. Center of Excellence, Risk & Compliance und Line of Business Teams haben alle relevante Inputs für die Gestaltung zukünftiger staatlicher Prozesse.   

An dieser Stelle sollten Sie sich fragen, welche Ergebnisse sich tatsächlich aus der Verbesserung des Prozesses ergeben werden. Ihre Führungskräfte und Stakeholder werden sich fragen: “Wie viel effizienter kann es sein? Wie viel weniger kann es kosten? Wird sie mit der Außenrichtlinien und der externen Regulierung im Einklang stehen?” 

Hier kommt die Prozesssimulation ins Spiel, der Schlüssel zur Quantifizierung und Qualifizierung der zukünftigen Prozessleistung auf der Grundlage vorgeschlagener Änderungen. Mit den aus dem Process Mining gesammelten Daten verfügen Sie bereits über eine genaue Baseline. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da eine genaue Baseline Ihnen die Gewissheit gibt, dass die prognostizierten Auswirkungen der Änderungen zuverlässig sind. 

Sie simulieren mehrere Optionen zur Prozessverbesserung und vergleichen die Ergebnisse der einzelnen Optionen.  Für jede Option vergleichen Sie die Vorteile (Produktivitätssteigerungen, reduzierte Kosten, konforme Abläufe) mit den Kosten für die Implementierung (Menschen, Technologie). 

Es spielt keine Rolle, ob die ultimativen Entscheidungsträger schnelle Erfolge oder strategischere Änderungen wünschen, Sie sind in der Lage, die Kompromisse der einzelnen Optionen leicht zu artikulieren. 

Schritt drei: Optimieren 

Der dritte Schritt besteht darin, die in den letzten beiden Phasen dargelegten Ideen in umsetzbare Änderungen umzuwandeln. Ihr Prozess kann nun auf Basis Ihrer Daten und “Was-wäre-wenn”-Simulationen verfeinert oder sogar komplett überarbeitet werden.  

Einige dieser Verbesserungen finden außerhalb des digitalen Zwillings statt, z. B. durch die Einstellung neuer Mitarbeiter. Aber die meisten von ihnen werden digital-nativ sein, wie z. B. die Prozessautomatisierung. Es wurde wahrscheinlich als eine Verbesserungsoption präsentiert, um die Produktivität zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren. 

Unabhängig von der Veränderung müssen sich alle Betroffenen darüber im Klaren sein. Die Technologie des digitalen Zwillings sollte Mechanismen für Überprüfungs- und Genehmigungszyklen sowie eine Versionskontrolle umfassen.  Wenn sich der Prozess ändert, werden die Prozessbeteiligten benachrichtigt und bestätigen, dass sie die Änderungen verstanden haben. Dies hilft bei zwei weiteren wichtigen Aspekten der Transformation, dem Change Management und dem Audit. 

Schließlich müssen Sie die Leistung Ihres neuen Prozesses überwachen und messen. Funktioniert es wie erwartet? Wenn nicht, was wurde nicht berücksichtigt? Und wie kann der Prozess verbessert werden? Dies bringt uns zurück zum Entdeckungsschritt, für einen Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung. 

Realisieren von Geschäftswert mit einem DZO 

Durch die systematische Implementierung von Prozessänderungen wird die Arbeit am Aufbau des DZO Ihres Unternehmens selbst iterativ. Anstelle einer monumentalen Aufgabe, die auf einmal angegangen werden muss, geht es beim Aufbau eines digitalen Zwillings Ihres Unternehmens darum, die Prozesslandschaft abschnittsweise neu zu gestalten. Wenn Sie in jeder Phase die richtigen Fragen stellen, ist es viel wahrscheinlicher, dass die Ergebnisse den wahren Geschäftswert steigern. 

Es ist jedoch von entscheidender Bedeutung, die gesamte Palette der Prozessintelligenz-Technologie zu nutzen. Ohne Simulations- und Designfunktionen ist der Nutzen der Daten, die Sie aus Process Mining gewinnen, begrenzt. Ohne die Möglichkeit, problematische Prozesssegmente zu automatisieren, wird es schwieriger, mit Risiko- und Leistungsproblemen umzugehen. 

Durch die Kombination dieser Funktionen ist es auch viel einfacher zu überwachen, wie sich die Änderung eines Aspekts Ihres Prozesses auf andere nachgelagerte Faktoren auswirkt. Was sind zum Beispiel die Auswirkungen auf die Kosten, wenn Sie einen Prozess für Durchsatz und Kundenerlebnis optimieren? Die Prozessänderung zu simulieren, umzusetzen und die Ergebnisse zu überwachen, liefert eine klare Antwort. 

All dies führt zu einem Ansatz für den Aufbau Ihres DZO, der bei jedem Schritt einen klar definierten, messbaren Mehrwert bietet, anstatt vage Versprechungen der organisatorischen Effizienz zu machen. Es ist ein Ansatz, den ich gerne so bezeichne: “Weniger Magie, mehr Wissenschaft.” Und eine lohnendere Reise zu echter Prozessexzellenz. 

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